Prozessportal

Foto: Julia Dragan / Universität Regensburg

WARUM ein Prozessportal?

Das Prozessportal stellt einen zentralen Ablageort dar, auf dem alle nach der sogenannten LEAN Methode (Wertstromanalyse) gemappten Prozesse im Rahmen des Prozessmanagement-Projektes abgelegt werden.

Warum müssen Prozesse überhaupt gemappt werden? Prozessmapping ist eine der mächtigsten und effektivsten Lean-Methoden zur Optimierung von Prozessen. Ziel von Prozessmanagement ist es, alle Prozesse möglichst ohne Schwachstellen ablaufen zu lassen. Systematisch wird der IST-Prozess Schritt für Schritt auf der Tätigkeitsebene beschrieben, visualisiert, analysiert und dargestellt. Im Anschluss wird mit der sogenannten Turtle-Methode (Wer macht was, bis wann, wie und wer muss informiert werden?) neu gestaltet. Danach gilt ein Prozess als "gemappt".

Alle, die Prozesse bearbeiten, können auf diese Prozesse über das Prozessportal zugreifen. Hier veröffentlichte Prozesse sind für alle Universitätsmitglieder einsehbar.

Wir tragen damit nicht nur dazu dabei, dass klar definiert und transparent ist, wer was wann macht, sondern auch, dass Prozesse allen digital zugänglich sind.

Das Prozessportal unterstützt auch die Vision der Universtiätsverwaltung:

Verwaltung@UR - United.

Responsible for the future.

Menschlich. Digital. Transparent.

Hier geht's zum Login des Prozessportals.

Hier finden Sie Trainingsunterlagen zum Download -->

Hier finden Sie weitere Informationen und Antworten auf die häufigsten Fragen:

Prozessmanagement-Rollen

Wer macht was?

Die verschiedenen Rollen im Prozessmanagement

Prozesseigner/-innen

Sie werden auch Prozesseigentümer/-innen oder Prozessverantwortliche genannt und sind die für einen Prozess (oder auch Teilprozess) verantwortlichen Personen. Sie benötigen das Wissen um Rahmenbedingungen, Vorgaben und Richtlinien für den Prozess. Sie

erteilen die Prozessfreigabe (auch im Tool),
sorgen für ergebnisorientierte, strategische Steuerung ihres Prozesses,
konsolidieren dessen Abläufe,
wählen die Prozessindikatoren und Kennzahlen aus und
stoßen – wenn nötig – die Digitalisierung des Prozesses an.

Damit die Prozesseigner/-innen ihre Aufgaben mit dem Ziel der Prozessoptimierung erfüllen können, benötigen sie die entsprechenden materiellen Ressourcen (Arbeit, Zeit, Geld) und die Möglichkeit, Entscheidungen zu treffen. Im Verwaltungskontext sind sie daher in der Regel Abteilungsleitende oder Referatsleitende.
Ein Prozess funktioniert nicht oder soll verbessert werden? Dann sind die Prozesseigner/-innen die richtigen Ansprechpersonen.

Prozesscoaches

Prozesscoaches agieren für die Prozesseigner/-innen. Sie organisieren die laufende Verbesserung des Prozesses gemeinsam mit den Prozessbeteiligten. Zu ihren Aufgaben gehört es, den Prozess gut zu kennen, ihn ständig zu beobachten und ihn zu kommunizieren. Prozesscoaches sind verantwortlich für die operative Ausführung des Prozesses sowie für die Definition seiner Anforderungen, der Prozessgestaltung und -Dokumentation sowie der Prozess-Integration. Die Prozesscoaches können bei der Modellierung der Prozesse die Unterstützung externer Beratung in Anspruch nehmen.

Wie die Prozesseigner/-innen benötigen auch die Prozesscoaches das Wissen um Rahmenbedingungen, Vorgaben und Richtlinien für den Prozess. Sie

vernetzen und koordinieren die Prozessbeteiligten,
organisieren ein Team zur Prozessoptimierung,
kümmern sich um Workshops und Trainings zum Prozess,
beobachten und dokumentieren den Prozess fortlaufend (Unterscheiden sich Soll- und Ist-Prozess? Verändern sich die Rahmenbedingungen des Prozesses? Erreicht der Prozess die vereinbarten Ergebnisse – gemessen in vereinbarten Kriterien/Kennzahlen?),
kommunizieren den Prozess – nicht zuletzt auch unkoordinierte Abweichungen oder Probleme - an die dafür geeigneten Stellen,
stoßen die Weiterentwicklung des Prozesses an,
bringen eigenverantwortlich Verbesserungsvorschläge und eigene Beobachtungen in Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen ein und
berücksichtigen bei den Prozessmappings den Faktor Digitalisierung in Zusammenarbeit mit der Verwaltungs-IT.

Prozessbeteiligte

Sie gehören zu den Prozessteams in jedem Einzelprozess und sind alle die Personen, die den Prozess gemeinsam erarbeiten oder erarbeitet haben. Prozessbeteiligte repräsentieren ihren jeweiligen Abschnitt bzw. Prozessschritt oder übernehmen eine bestimmte Funktion im Prozess. Sie sind aktiv am Prozessablauf beteiligt und tragen die Verantwortung für die inhaltliche Weiterentwicklung der Prozesse. Bei der Neu- oder Weiterentwicklung von Prozessen sind Vertreter/-innen der am Prozess beteiligten Abteilungen Mitglieder des Prozessteams.

Prozessanwender/-innen

Der Personenkreis, der einen Prozess anwendet oder nutzt.

Prozessmanagement-Team

Das Prozessmanagement-Team ist eine cross-funktionale Gruppe, die zur Einführung des Prozessmanagements in der Verwaltung der Universität Regensburg berät. Es erarbeitet Umsetzungsvorschläge und Handlungsempfehlungen.

Prozessmanagement-Office

Das Prozessmanagement-Office setzt das Prozessmanagement an der UR um, organisiert das Prozessmanagement-Team sowie externe Beratungen für die Prozess-Mappings.