Editorial

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

gestern traf sich die neue Wissenschaftsministerkonferenz Deutschlands zu ihrer konstituierenden Sitzung. Auch die Ressorts Bildung und Kultur werden nun eigene Konferenzen bilden; die Kultusministerkonferenz bildet das Dach aller drei Gremien. Das Ziel, so hieß es aus Köln, sei die Schaffung einer länderübergreifenden Wissenschaftspolitik, die agiler und effektiver werden soll. Es gehe um Forschungsföderalismus, insbesondere um Innovation, mit Technologiepolitik als strategisch bedeutsamem Feld. Es geht um die europäische und internationale Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands in Zeiten von großen Umbrüchen.

Von dieser Wissenschaftsministerkonferenz geht auch das Signal aus, dass man die Hochschulen bei der Entwicklung und Implementierung von Strukturen und Prozessen unterstützen will, die dazu beitragen, dass erfolgreiche Studienabschlüsse in angemessener Zeit erreicht werden können. Für uns als Universitätsverwaltung bedeutet das, dass wir kontinuierlich auf dem Weg einer konsequenten Optimierung von Prozessen, die u. a. auch diesen Bereich angehen, bleiben werden.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

es hat mich gefreut, Sie in dieser Woche wieder beim Kanzlergespräch getroffen zu haben. Ich habe dort auf einige Entwicklungen hingewiesen. Dazu gehörte die Einführung neuer Strukturen für Personalgewinnung und Prozessmanagement; außerdem haben wir uns um Software für ein zentrales Bewerbungsmanagement gekümmert: Künftig arbeiten wir mit BITE. In der Außenstelle Bajuwarenstraße verzögern sich aktuell die Baumaßnahmen, aber eine Interims-Cafeteria hat ihre Arbeit aufgenommen.

Ein wichtiges Thema wird in der nächsten Zeit die Haushaltslage sein. Neue Mittel werden für Lehrstühle oder Professuren in naher Zukunft nicht bereitgestellt, aber die UR war erfolgreich im Hinblick auf das Einziehen von Ausgaberesten der HTA-Mittel. Dies konnten wir erfolgreich abwenden.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

als Verwaltung kümmern wir uns um die Aufgaben des Staates. Ein Staat, der auch in Zeiten politischer Wechsel das Leben in einer freiheitlich-demokratischen Grundordnung garantiert. Freiheitlich ist die Grundordnung, da sie die Menschenwürde schützt, Grundrechte wahrt und jeden einzelnen vor staatlicher Willkür bewahrt. Demokratisch ist Grundordnung, da sie uns als Individuen erhebliche Teilhabe bei der Gestaltung dieses Gemeinwesens zuspricht und garantiert.

An den Wesenskern des politischen Systems der Bundesrepublik Deutschland lohnt es sich in Zeiten großer Umbrüche zu erinnern. Nicht zuletzt, wenn wir immer wieder über Werte sprechen. Unsere fünf selbst gewählten Verwaltungswerte eigenverantwortlich wählen und im dienstlichen Alltag leben zu können, ist keine Selbstverständlichkeit. Entscheidungen frei treffen zu können, ist Teil des Wesenskerns unseres Staates und der ihm zugrundeliegenden Wertvorstellungen.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

zum Vorlesungsbeginn hat sich der Campus gefüllt, Studierende und Wissenschaftlerinnen, neue Auszubildende und Beschäftigte sind in allen Bereichen zugegen. Damit sie rasche Hinweise zu den verschiedensten Themen bekommen, haben wir das Verwaltungs-ABC entwickelt, an das ich Sie heute erinnern will. Es ist für alle neuen Mitarbeitenden empfehlenswert. Daher - weisen Sie doch bitte bei allen sich bietenden Gelegenheiten darauf hin.

Es hilft uns bei dem Ziel, Transparenz zu schaffen und alle Dienstwege so effizient wie möglich zu gestalten. Es ist wichtig, dass Informationen geteilt und weitergeleitet werden. Dann können wir Lücken in unseren Informationskanälen füllen, bekommen weniger allgemeine Fragen auf den Tisch und sparen Zeit und Ressourcen.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

Werte leben, die Fähigkeiten unserer Beschäftigten in der Universitätsverwaltung optimieren sowie Gesundheit und tägliche (Arbeits-)Erfahrungen unserer Mitarbeitenden so ideal wie möglich gestalten – unter diesen drei Überschriften lassen sich gegenwärtige und künftige Absichten unserer Initiativen in Organisations- und Personalentwicklung zusammenfassen.

DasVerbessern und Verschlanken von Prozessen bleibt dabei zentral. Die dritte Runde Prozessmanagement, die nun anläuft, soll das Optimieren aller Prozesse, die wir aufgenommen haben, auch theoretisch mit Trainings und Workshops noch einmal vertiefen. Langfristig werden wir hier aber noch viel stärker intern, selbst aktiv werden müssen. Prozessmanagement muss sich bei allen Beschäftigten verinnerlichen und in den Abteilungen gewissermaßen zum „Selbstläufer“ werden. Die sich verändernde Arbeitswelt wird in ihrem Veränderungsprozess nicht zwangsläufig weniger komplex werden.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

Ende September haben wir uns in der diesjährigen Stunde der Werte in einem eintägigen Dialog-Format den Themen Serviceorientierung, Flexibilität, Kompetenz und Zusammenarbeit gewidmet. Die von den Kolleginnen und Kollegen gewählten und in kleineren Gruppen diskutierten Fallbeispiele, in denen sich diese Werte spiegeln, reichten vom Umbau in der Außenstelle Bajuwarenstraße über Teambuilding in Zeiten hybriden Arbeitens bis hin zu den digitalen Veränderungen in der Studierendenkanzlei oder der Abteilung Finanzen und Transfer.

Den zweiten Tag widmeten wir dem Thema Wertschätzung und wie es durch den Umbau in der Personalabteilung trägt. Die Keynote zum Wert war ein besonderes Zeichen der Wertschätzung durch Professor Dr. Gunter Meister: Er skizzierte, was die Wissenschaft sich von der Verwaltung wünscht und wie man gegenseitig voneinander profitiert.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

das Vorlesungsende lässt die Universität im August und September leerer werden. Zeit, sich auch einmal im Büro umzusehen und vielleicht das eine oder andere auf den Weg in die Registratur oder ins Archiv zu schicken. Denn wir werden nicht nur die Drucker reduzieren, wir werden mittelfristig auch die Raumkonzepte verändern. Daran empfiehlt es sich bereits jetzt zu denken – und statt eines neuen Papierordners das gemeinsame Laufwerk zu nutzen.

Arbeitsabläufe entschlacken und Prozesse optimieren, Präsenz und Homeoffice kombinieren, Kolleg/-innen der sog. Generation Z an Bord holen und selbst den Anschluss nicht verlieren: All das wird sich auch darauf auswirken, wie wir künftig unsere Büros nutzen werden bzw. unsere Arbeitsplätze einrichten.

Einmal mehr gilt: Nichts ist beständiger als der Wandel.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

unlängst fand wieder unser zweitägiges Seminar für Führungskräfte der Universitätsverwaltung in Beilngries statt. Bei der diesjährigen Tagung haben wir uns vorrangig mit Fragen der Personalgewinnung und Personalrekrutierung auseinandergesetzt. Was macht eine Arbeit gebende Institution heute attraktiv? Wie schaffen wir es, dass interessante und hochqualifizierte Bewerberinnen und Bewerber bei uns anklopfen? Wie halten wir sie an der Universität? Keine einfachen Fragen, die alle im öffentlichen Dienst derzeit diskutieren und aufgreifen müssen.

Bei manchen Antworten liegen die „Baby Boomer“ und die „Generation Z“ viel enger beieinander, als manche vermuten: Nahezu altersunabhängig, das machen Umfragen deutlich, wünschen sich (angehende) Beschäftigte flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und einen sicheren Arbeitsplatz. Wir arbeiten an diesen Themen. Was wir ebenso versuchen: gute Einstiegsmöglichkeiten zu offerieren und den Mitarbeitenden Entwicklungsperspektiven aufzeigen.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

für Verwaltung 4.0 und unseren Arbeitsplatz der Zukunft sind die sogenannten „neuen Arbeitswelten“ ein wichtiges Thema: Sie halten sogenannte Tools, Werkzeuge, bereit, deren direkter Einsatz in der Universitätsverwaltung nicht ganz einfach ist. Eines dieser Werkzeuge wäre Microsoft Office 365, das vielfältige Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit bieten würde. Aber: ein Hauptproblem beim Einsatz dieser mächtigen digitalen Werkzeuge ist die mangelnde Transparenz hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten. Wir nehmen das an der Universität Regensburg sehr ernst: Datenschutz ist uns ein wichtiges Thema.

Aktuell erarbeiten verschiedene Stellen der Universität unter Leitung des Rechenzentrums eine Risikoabschätzung zu Microsoft Office 365, dessen Nutzung u. a. in Behörden und Schulen nach wie vor diskutiert wird. Die Risikoabschätzung des RZ wird uns Ende des Jahres vorliegen. Dann wird die Universitätsleitung darüber entscheiden, ob wir das Programm künftig in der Verwaltung der Universität umfassend und mit allen seinen Möglichkeiten nutzen werden.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

Sie erinnern sich an PEGiE? Die Abkürzung steht für die „Personalentwicklungs-Gespräche zur individuellen Entwicklung“ an der Universität Regensburg. Wer den Wert Kompetenz leben will, muss darauf achten, dass Mitarbeitende die Möglichkeit haben, sich weiterzuentwickeln, persönlich wie fachlich.

Damit sich dies adäquat realisieren lässt, rege ich an, Mitarbeiterjahresgepräche für das wissenschaftsstützende Personal bereits jetzt für das zweite Halbjahr 2024 zu vereinbaren. In der Sommervorurlaubszeit und zum Ende der Vorlesungszeit gibt es vielleicht eher Zeitfenster als zu Beginn des Wintersemesters. PEGie ist eine wirksame Methode, Zusammenarbeit zu fördern, Nöte und Bedarfe zu adressieren und Konfliktpotenzial frühzeitig zu erkennen. Der Werkzeugkasten zu PEGiE steht bereit.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wieder lautet das Stichwort „Veränderungen“. Wer in dieser Woche den Kabinettsbericht der Bayerischen Staatsregierung gelesen hat, wird feststellen, dass sich einiges tun soll im Freistaat. Die großen Stichworte sind „Entbürokratisierung“ und „Beschleunigung“. Beides soll sich in zahlreichen veränderten Vorschriften, die in vielerlei Hinsicht nicht zuletzt auch uns als Universität und Universitätsverwaltung angehen, niederschlagen.

Erstmals soll es ein „Modernisierungsgesetz“ geben, größere Veränderungen bahnen sich in Vergabe, Bau, Ehrenamt und Dienstrecht an. Wenn die im Bericht verkündeten Absichten in die Realität umgesetzt werden, wird das auch die Universität und ihre Mitarbeitenden fordern. Dass wir Flexibilität als einen unserer zentralen Werte definiert haben, wird uns dabei zuträglich sein.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

in ihrer Rolle als Arbeitgeberin arbeitet die Universität intensiv daran, Strukturen so zu gestalten, dass sie den Mitarbeiter/-innen die Vereinbarkeit von privaten Gegebenheiten und Beruf ermöglicht. Die Gestaltung der universitären Strukturen fließt mit den staatlichen Grundlagen und der jeweiligen persönlichen Situation in ein Gesamtpaket, das optimale Bedingungen für Mitarbeitende und die Universität ergeben will. Gesetzesgrundlagen, Dienstvereinbarungen und interne Regelungen sowie individuelle Lebensmodelle greifen dabei ineinander.

Wir nutzen Gleitzeit und Homeoffice, in individuellen Varianten. Care-Arbeit wird dadurch erleichtert, oftmals überhaupt erst möglich. Wir unterstützen als Universität unsere Mitglieder im Hinblick auf Fürsorge und Sich-Kümmern. Vereinbarkeit kann für alle gelingen, wenn wir uns gegenseitig mit Respekt begegnen. Wertschätzung ist uns wichtig – sie beginnt mit respektvollem Miteinander.  

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

die Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen an einer Universität ist ein immerwährender Prozess – irgendjemand ist immer gerade frisch dabei. Die vielen Fragen, die beim Start in eine neue Tätigkeit an der Universität auftauchen, sind gar nicht immer von allen für alle zu beantworten. In der Zentralverwaltung sind spontane Nachfragen oft auch schneller möglich als etwa an Lehrstühlen bzw. Instituten und Fakultäten.

Für die ersten Schritte an der Universität Regensburg haben wir ein Programm für das sogenannte Onboarding entwickelt, das aus mehreren Komponenten besteht und das ich Ihnen für die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden überall an der Universität empfehle. Sollten Sie sich öfter um die Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen kümmern, etwa als Führungskraft, sollten Sie am Workshop der Personalentwicklung am 20. Juni teilnehmen.

Wie man an einer Institution empfangen wird, prägt nachhaltig, in welchem Verhältnis man zu ihr steht.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

das Betriebliche Gesundheitsmanagement, abgekürzt BGM, bietet ein besonderes neues Programm mit kostenfreien Bewegungsangeboten: Neben den bekannten Möglichkeiten, etwa Schwimmen, Rückengymnastik oder Krafttraining im Sportzentrum können Sie nun auch Angebote wie Qui Gong, Yoga und Zen-Meditation nutzen. Diese Kurse sollen allen Beschäftigten regelmäßig einen Raum bieten, in dem sich aus dem „Gedankenkarusell“ und einem oft anstrengenden Alltag aussteigen lässt.

Das Besondere am Zen-Meditationsangebot – es findet im Botanischen Garten der Universität Regensburg statt. Dieser öffnet in der kommenden Woche seine Tore für Besuch aller Interessierten, in der Woche der Botanischen Gärten. Vom 9. bis 14. Juni können Sie ein buntes Programm dort genießen und sich darauf einstimmen. Und vielleicht erinnert es daran – die Universität ist eine besondere Arbeit gebende Institution, die ihren Mitarbeitenden vielfältige Angebote macht.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

in der Verwaltung ist – wie in der Wissenschaft – oft von „Silos“ die Rede, die es aufzubrechen gilt: Die Herausforderungen der Zeit benötigen die Zusammenarbeit einer Vielzahl von Fachbereichen und Disziplinen. Das gilt für Universitäten, Organisationen und Behörden gleichermaßen. Wer bei sich selbst und auf ein Dasein innerhalb der Zuständigkeitsgrenze beharrt, wer mit „Fachfremden“ nicht zusammenarbeitet, wer nicht voneinander lernen will, der wird den aktuellen und künftigen Veränderungen irgendwann nicht mehr gewachsen sein.

Wir brauchen in der Verwaltung fach- und zuständigkeitsübergreifendes Denken, um ganzheitlich und als Ganzes erfolgreich zu sein. Nur dann sind wir langfristig für die unaufhörlichen und nicht mehr aufhörenden Veränderungsprozesse gewappnet. Raus aus dem Silo!

Ihr Christian Blomeyer
Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

über Ihre zahlreiche Teilnahme am Kanzlergespräch habe ich mich gefreut.

Die Themen und Fragen machten einmal mehr deutlich, dass es an der Universität niemals Stillstand gibt, auch nicht in der Verwaltung und im wissenschaftsstützenden Bereich. Eine große Herausforderung, die Behörden ebenso wie Unternehmen oder das Handwerk trifft, ist das Thema Recruiting – es herrscht in vielen Bereichen Personalmangel. Vielerorts muss man alte Zöpfe abschneiden und sich aktiver der Generation Z zuwenden – mit modernen Arbeitszeitmodellen und attraktiven Gesundheitsangeboten etwa.

Wer von Ihnen in dieser Woche auf dem Weg ins Büro oder mittags durch die KarriereKontakte im Zentralen Hörsaalgebäude ging, hat vielleicht gesehen, dass nicht nur Unternehmen, aber auch eine Vielzahl anderer Institutionen, etwa die Stadt Regensburg oder die Regierung der Oberpfalz, mit Messeständen vor Ort waren. Neben der Teilnahme an Personalmessen, auf denen auch unsere Universität bereits jetzt nach Auszubildenden sucht, werden wir uns dem Thema Personalgewinnung künftig noch intensiver widmen: Mit einem eigenen Referat in der Personalabteilung.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

am Mittwoch hat an der Universität Regensburg das Zentrum für ultraschnelle Nanoskopie – das RUN – eröffnet. Ein wichtiges Moment für die Forschung, aber auch für die Universität, die ihren Forschungsbau wie geplant und mit vielen Gästen aus dem In- und Ausland gebührend feierte – von Konferenz bis Konzert.

Einmal mehr haben viele zusammengewirkt, dass die Universität Regensburg ein Stück vorangeht: Unsere Forschenden verschiedener Disziplinen ebenso wie die Beschäftigten im wissenschaftsstützenden Bereich und in der Verwaltung, die über viele Jahre ebenso wie eine Vielzahl von Gremien in Bund und Freistaat Bayern daran mitwirkten, dass ein solches Zentrum Realität werden konnte.

Ein Grund zur Freude für die universitäre Gemeinschaft.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

die Themen der nächsten Prozessmanagement-Runde stehen fest: Wir werden mehrere Prozesse in der Personalabteilung, den Technologietransfer und einige Einzelthemen aus dem Bereich Prüfungen und Rechnungstellung bearbeiten, verschlanken und digitalisieren. Einmal mehr gibt es dann wieder Trainings für die Prozesscoaches; im Herbst starten wir mit den Prozessmappings.

Prozesse zu optimieren ist auch im Kontext des Hochschulvertrages notwendig, den alle bayerischen Universitäten 2023 individuell mit dem Bayerischen Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst unterzeichnet haben. Er sieht unter anderem die Durchführung eines „System-Checks“ vor, in dem die zukunftsfeste Organisation und Strukturierung der UR sowie die wissenschaftliche Schwerpunktsetzung  und die Entwicklung eines Qualitätssicherungssystems für alle Bereiche einschließlich Verwaltung und letztlich eine Selbstevaluierung bis 2027 festhält.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

die rasante Entwicklung digitaler Technologien, nicht zuletzt im Kontext der globalen Nachhaltigkeitbestrebungen, wird dafür sorgen, dass momentan vorhandene Fähigkeiten von uns allen an Bedeutung verlieren. Qualifizierung in neuen Technologien wird für die kommenden Jahre zentral sein. Das gilt für alle, die jetzt im Berufsleben stehen. Das Weltwirtschaftsforum hat in seinem diesjährigen Treffen festgehalten, dass dem entsprechend künftig wieder Kernkompetenzen von Beschäftigten gefragt sind: Analytisches und kreatives Denken, Belastbarkeit, Flexibilität und Beweglichkeit, Motivation und Selbstbewusstsein, Neugierde und lebenslanges Lernen.

Diese Trends, die auch an uns als Verwaltung und Universität nicht vorübergehen, tragen zu den Erwartungen von arbeitgebenden Unternehmen, Behörden oder Organisationen bei, dass 44 % der Qualifikationen ihrer Beschäftigten in den nächsten fünf Jahren nicht mehr ausreichen werden und dass sechs von zehn Beschäftigten vor 2027 umfassende Weiterbildung benötigen werden, so der Future of Jobs Report 2023 des Forums.  Über solche Zahlen lohnt es, nachzudenken.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

Veränderungen und Veränderungsmanagement bleiben unser Thema: Daher ist es unabdingbar, dass wir alle uns fortbilden, zum Beispiel im Bereich Informationssicherheit. Hier können wir uns nicht oft genug sensibilisieren, denn die Entwicklung in diesem Bereich ist sehr dynamisch.Das Rechenzentrum der Universität Regensburg bietet auch darüber hinaus in diesem Semester vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten, die Sie kostenfrei nutzen können.

Gleiches gilt für die Angebote der Personalentwicklung, die Open-Scape-Schulungen und eine Vielzahl von Workshops und Coaching-Maßnahmen für Mitarbeitende und Führungskräfte bereithält, die ich Ihnen ans Herz legen möchte.

Die Weiterentwicklung aller Beschäftigten ist zentral, wenn es darum geht, mit den kontinuierlichen Veränderungen der heutigen Arbeitswelt klarzukommen. Bitte nutzen Sie unsere Angebote. Sie können nur davon profitieren.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

demnächst läuten wir die nächste Prozessmanagment-Runde ein: Es werden sieben neue „Schmerzprozesse“ gemappt werden, also Prozesse, deren Optimierung aktuell von Seiten der Abteilungen als besonders notwendig gewertet wird. Es geht um die Einstellungsprozesse von nicht-wissenschaftlichem Personal und um im Haushalt angesiedelte Prozesse, also erneut ganz essentielle Themen, die an der Universität weit greifen.

Auf aktuellen Stand in Sachen „Verwaltung 4.0.“ bringen wir Sie einmal mehr am 17. April um 9:30 Uhr. Dann informiert die Organisationsentwicklung über alle anstehenden Projekte und Sie können alle Fragen stellen, die anstehen. Sofern Sie Lust haben, vorab wieder einmal eine kleine Erfolgsgeschichte aus dem Prozessmanagement zu lesen – hier geht es zu einem Beitrag über das Thema „Bildschirmbrillen“.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

kurz bevor sich viele von Ihnen in den Osterurlaub verabschieden, will ich Sie heute auf eine Thematik aufmerksam machen, zu der es sich lohnt, ein wenig zu lesen: Zum  Aktionsplan für digitale Bildung (2021-2027). Dieser Plan ist eine neu aufgelegte politische Initiative der Europäischen Union mit der gemeinsamen Vision einer hochwertigen, inklusiven und zugänglichen digitalen Bildung in Europa.

EU-weit geht es um die Anpassung von Bildungs- und Berufsbildungssystemen an das digitale Zeitalter. Wenn wir uns mit Verwaltung 4.0 und Themen wie Prozessmanagement auseinandersetzen, dann reagieren wir nicht auf regionale und nationale Veränderungen, sondern auf globale. In allen Handlungsfeldern, die uns in unserer Tätigkeit täglich begegnen, müssen wir das im Blick haben.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

die „Visionskofferreise“ genannte Aktion der Organisationsentwicklung zur Verankerung unserer Werte bietet allen Beschäftigten der Verwaltung in ihren jeweiligen Bereichen die Möglichkeit, im entspannten Miteinander mit den Kolleginnen und Kollegen die Inhalte der fünf Werte zu vertiefen, die wir als Teil unseres dienstlichen Selbstverständnisses gewählt haben: Flexibilität, Kompetenz, Serviceorientierung, Wertschätzung und Zusammenarbeit.

Viele von Ihnen leben diese Werte bereits und vermitteln sie im dienstlichen Alltag. Immer wieder aber gibt es Klagen, dass manche Kolleginnen und Kollegen nicht wertebasiert handeln. Es gehört zu den Aufgaben der Führungskräfte, dafür zu sorgen, dass alle Kolleginnen und Kollegen unsere Werte als Basis des dienstlichen Handelns verinnerlichen.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

ein sehr wichtiger Prozess, der viele Bereiche und Stellen an der Universität betrifft, wird derzeit in den letzten Schritten optimiert: Die Erstattung von Auslagen. Der Prozess „gehört“ dem Referat Haushaltssteuerung in der Abteilung Finanzen und Transfer und viele, wenn nicht alle Verwaltungsmitarbeitenden, nicht zuletzt auch die in den Fakultäten, haben mit dem Thema vielfach zu tun.

Die Digitalisierung dieses Prozesses wird uns messbar Zeit und Papier sparen: Denn gerade in diesem Prozess musste vieles brieflich hin- und hergeschickt werden, und so manche Erstattung fand sich mehrmals auf dem Postweg, bis sie endlich angewiesen werden konnte. Die Eingeweihten kennen die Tücken. An die 5.000 Erstattungsanträge gibt es an der Universität jährlich. Allein diese Zahl macht schon deutlich, welch großen Schritt die Digitalisierung dieses Prozesses für uns in der Verwaltung und für alle Beschäftigten, denen etwas erstattet werden soll, bedeutet.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

in diesen Wochen sind wir auf halbem Weg zur Verwaltung 4.0: Wir legen die zu optimierenden Prozesse der dritten Runde fest und ziehen Bilanz zum bisher Erreichten in den Runden eins und zwei. Unser Fokus auf Optimierung und Digitalisierung bleibt zentral. Doch auch die optimierten Prozesse werden weiterhin Veränderungen erleben, und diese können sehr rasch passieren.

Denn ebenso wie Unternehmen sind Universitätsverwaltungen und ihre Mitarbeitenden von regionalen, nationalen und globalen Rahmenbedingungen abhängig. Unsicherheiten und komplexe Lagen wirken auf Menschen und beeinflussen ihre Beschäftigung in Organisationen ebenso wie die Organisationen selbst. Daten und digitale Workflows sind sicherheitsanfälliger als früher. Wir werden uns verstärkt mit Themen wie künstlicher Intelligenz auseinandersetzen müssen, mit selbstlernenden Prozessen und Plattformen, die sich nicht allein aus menschlicher Intelligenz speisen und mehr Nachdenken erfordern. Auch die Führungskräfte, die zunehmend mehr als Coaches denn als Vorgesetzte werden agieren müssen, sind auf neue und umfassende Weise gefordert.

Daher können wir uns ein Zurücklehnen auf halbem Weg zur Verwaltung 4.0 auch nicht leisten, wollen wir von den Entwicklungen nicht überrollt werden.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

gestern haben sich Organisationsentwicklung und Personalentwicklung mit der Schaffung eines sogenannten Prozesshauses beschäftigt. Die Prozesse einer Organisation werden dabei mit Hilfe eines Hauses visualisiert. Dahinter steckt die Idee des Ordnens und Einordnens: Welche Prozesse überdachen alles? Welche Prozesse muss man als Eckpfeiler verstehen? Was gehört in den eigentlichen Mittelteil des Hauses?

Die Universitätsverwaltung hat Managementprozesse, etwa in Bereichen wie Ressourcen oder Controlling, oder auch Supportprozesse, die beispielsweise Infrastruktur betreffen. Eine weitere Kategorie umfasst die sogenannten Kernprozesse, die an der Universität zentrale Bereiche wie Studium, Lehre oder Transfer angehen.  Wir bearbeiten die Vielfalt dieser sehr unterschiedlichen Prozesse in der Verwaltung und müssen sie nun hinsichtlich der weiteren Bearbeitung thematisch kategorisieren, regelrecht „sortieren“.

Das Haus hilft dabei, den Blick für das das weitere Vorgehen zu schärfen: Worauf wir uns im weiteren Verlauf des Prozessmanagements fokussieren müssen, welchen Anspruch wir haben, wie wir Verantwortlichkeiten festlegen.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wir gehen in die dritte Runde des Prozessmanagements in der Verwaltung. Wie im letzten Editorial berichtet, haben wir über 450 Prozesse, aus denen wir nun sogenannte „Schmerzprozesse“ ermitteln: Das sind Prozesse, die Überarbeitung und Optimierung besonders nötig haben.

Hinweise dazu geben aktuell die Referatsleitungen der Organisationsentwicklung. Im Anschluss werden wir gemeinsam mit den Leiterinnen und Leitern der jeweiligen Abteilungen und in Absprache mit unserem Sounding Board auswählen, welche dieser Schmerzprozesse nun in der nächsten, dritten Runde des Prozessmanagements in der Universitätsverwaltung bearbeitet werden. Erneut werden Prozesscoaches gesucht und geschult, die dann die Prozesse mappen und auf den Optimierungsweg bringen.

Die Prozesseignerinnen und Prozesseigner der bereits gemappten Prozesse werden ab April und bis Ende des Jahres Leitfäden bzw. Handreichungen verfassen, die dann via VIBE bereitgestellt werden.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

vor mittlerweile über zwei Jahre haben wir uns in Richtung Verwaltung 4.0 aufgemacht. Zu deren Zielen gehört es, unsere wichtigsten und häufigsten Arbeitsabläufe, die Prozesse, systematisch zu dokumentieren, zu analysieren und zu gestalten. Zwischenzeitlich haben wir einen ersten Überblick über all diese Prozesse - 456 an der Zahl.

Von Mapping bis Optimierung waren und sind wir weiterhin alle gefragt, diese Arbeitsabläufe bezüglich Qualität, Zeit, Kosten, Ressourcen und „Kundenzufriedenheit“ (neu) zu gestalten und zu verbessern. Verschlanken, etwa Entscheidungsketten abkürzen, weniger verschwenden, beispielsweise in papierarmen Büros, gehören zu den Zielen des Prozessmanagements.

Ein Team aus Verwaltung und Organisationsentwicklung hat nun einen Leitfaden zum Prozessmanagement zusammengestellt, der Ihnen einen Überblick verschafft und alles, was zu diesem Thema wichtig ist, kompakt zusammenfasst. Bitte lesen Sie ihn.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

das Jahr 2024 beginnt und mit ihm gehen vielleicht auch einige gute Vorsätze einher. Falls nicht – es ist noch nicht zu spät. Vielleicht möchten Sie sich weiterbilden, Neues lernen, körperlich fitter werden?

Dann sollten Sie nicht versäumen, sich die Angebote unserer Personalentwicklung anzusehen, die für die kommenden Wochen wieder ein vielfältiges Programm für Sie zusammengestellt hat. Oder Sie besuchen die Seiten des Hochschulsports und nehmen Angebote im Sportzentrum unserer Universität wahr.

Wofür Sie sich auch entscheiden – bitte nutzen Sie die Angebote, die Ihnen die Universität bereitstellt. Wir möchten, dass Sie gerne an Ihren Arbeitsplatz kommen und körperlich wie mental gesund bleiben.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen alles Gute zum neuen Jahr!

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg