Erkenntnisse

Seit gut zwei Jahren ist die „Verwaltung 4.0“ in Arbeit: Zeit, ein erstes Zwischenfazit zu ziehen.

Von Martina Fischer

#Wertschätzung

Vorweg: Die Verwaltung funktioniert und funktionierte in der Regel einwandfrei - ein wichtiger Punkt, auf den alle Verwaltungsmitarbeitenden stolz sein können.

Dennoch - nicht erst seit Corona lief es hier und da nicht rund „im Getriebe“. Mehr Kommunikation wurde gefordert, mehr Digitalisierung, mehr Homeoffice und vor allem klare und strukturierte Prozesse, die unabhängig von Ort und Zeit ablaufen können. Dafür und noch für Einiges mehr wurde Verwaltung 4.0 ins Leben gerufen.

Die "Halbzeit"-Auswertungen des Weges zur Verwaltung 4.0 laufen zwar noch, aber über folgende Erfolge können sich alle Beteiligten in der Verwaltung gemeinsam mit Kanzler Dr. Christian Blomeyer, den Abteilungsleitenden, der Organisationsentwicklung und dem Sounding Board freuen.

Bei einer Stunde der Werte 2023. Foto: Tanja Wagensohn / Universität Regensburg

Erfolge im Prozessmanagement

Es wurde ein einheitliches Verständnis von Prozessmanagement in der Verwaltung etabliert und damit begonnen, die entsprechenden Prozesse zu digitalisieren. Noch sind die Berechnungen nicht abgeschlossen, aber die bislang 19 gemappten Prozesse und die drauf folgende Digitalisierung von elf dieser Prozesse haben bis dato allein rund 11.000 Tage „Liegezeiten“ z. B. der Briefpost bzw. durch Transport eingespart.

#Serviceorientierung

Gleich, ob es Wartezeiten der Studierenden sind, wie bei der Anerkennung externer Studien- und Prüfungsleistungen durch das International Office (Prozesscoach: Viktoria Schäfer, Prozesseignerin: Marianne Sedlmeier), wo durch die Digitalisierung (durchgeführt mit Chen Zhang, IT) die Verwaltung den Studierenden geschätzt rund 1650 Stunden Warte- und Wegezeiten spart, oder beim prüfungsrechtlichen Nachteilsausgleich, bei dem für die Studierenden nun klar ist, wohin es zuerst mit einem Antrag auf Nachteilsausgleich geht (Prozesscoach: Susanne Schrödinger, Prozesseigner: Daniel Schäffner/ Susanne Schrödinger): Wir sind noch serviceorientierter geworden.

Aber auch innerhalb der Universität sind Einsparpotentiale vorhanden. Im März gehen die Erstattung von Auslagen nachdem der Prozess gemappt wurde, digital. Hier erwartet sich Prozesscoach Christian Wohlgemuth bei den rund 5.000 Anträgen im Jahr schon einmal eine Einsparung von rund zwei Tagen Liegezeit je Vorgang, das sich auf 10.000 Tage im Jahr aufsummiert – eine unglaubliche Summe.

Theoretisch könnte der Prozess, der durch den reinen Transport von Papier oft verlangsamt wurde, nun in 10 Minuten abgewickelt werden. Nebenher wurde durch das Prozess-Mapping auch der Unterschriftenlauf verschlankt, und weitere Stunden können hier eingespart werden. Dies ist Zeit, die in der Abteilung für Finanzen und Transfer bei den ohnehin knappen Ressourcen bitter benötigt wird.

Ein weiterer Erfolg: Der Unterschriftenlauf bei Veranstaltungen im Audimax (Prozesscoach Robert Erndt) wurde durch die Prozess-Mappings erheblich verkürzt – auch hier winken Einsparungen von drei Wochen Liegezeit und reiner Arbeitszeit von insgesamt 40 Stunden im Jahr in verschiedenen Referaten. Das entspricht einer ganzen Arbeitswoche.

Das sind nur einige Beispiele, die nun durch die Prozessverbesserungen mit Hilfe von Prozessmanagement und der Digitalisierung in Zusammenarbeit mit der Verwaltungs-IT (Caren Altmann und Team) angestoßen und realisiert wurden.

Erklärtes Ziel ist es, 65% der angebotenen Verwaltungsprozesse bis 2025 digital anzubieten. Wir bleiben dran!

Grafik: Martina Stelzl / UR

Vision, Mission und Werte

Alle Mitglieder der Kernverwaltung haben mitgearbeitet: Seit 2022 haben wir in der Verwaltung eine klare Vision, eine Mission und eingeführte Werte. Häufig wird über diese Werte diskutiert – es gibt Kritik an zu vielen Maßnahmen, sie zu etablieren. Doch die positiven Stimmen überwiegen. Entscheidend ist, dass wir unsere Werte gemeinsam etabliert haben und uns darauf verlassen können, diese Werte anzutreffen: Wenn ich einen Termin mit jemandem in der Verwaltung habe, den ich noch nicht kenne, kann ich trotzdem drauf vertrauen, dass er diese Werte im dienstlichen Alltag mit mir teilt. Und falls nicht, ich diese einfordern kann.

Gemeinsame Ziele des Teams "Vision, Mission, Werte" (Manuela Zachmayer, Martina Fischer, Martina Stelzl) und den Abteilungsbotschafterinnen und -botschaftern (Mareike Artmann, Carolin Gabler, Daniela Hodapp, Eric Klein, Alexandra Franke-Nanic, Michaela Schöfmann, Josef Guggenberger, Patricia Amann, Markus Hartl, Ann-Kathrin Roßner) waren im Einzelnen:

• Entwicklung einer gemeinsamen Vision, Mission und von Werten für die Universitätsverwaltung – dies ist 2022 gelungen, als wir mit Hilfe unserer Abteilungsbotschafter:innen und dem Steuerungskreis (Kanzler Dr. Blomeyer und Abteilungsleitende) sowie allen Verwaltungsmitarbeitenden die Vision, Mission und die Werte erarbeiteten. In den „Stunden der Werte“ wurde die Realisierung der Werte diskutiert, mit allen, die sich am Dialog beteiligen wollten. 
• Implementierung einer gemeinsamen Vision, Mission und von Werten für die Universitätsverwaltung: Wir haben eine Vielzahl von Maßnahmen initiiert und durchgeführt, etwa ein Wertevideo erstellt, eine Umfrage durchgeführt , Wertehäppchen versendet, die Teambildungsmaßnahme „Visionskofferreise“ umgesetzt, das Format „Führung im Dialog“ initiert, die Entwicklung von Führungsleitlinien abgeschlossen und das Format „Stunden der Werte“ ins Leben gerufen.
• Um das Wir-Gefühl zu stärken und das dienstliche Selbstverständnis und dem „Sinn“-Gedanken Rechnung zu tragen, haben wir gemeinsame Aktionen durchgeführt, unter anderem „Meet & Eat - Verwaltungs-Lunch“ oder die Jahresabschlussfeier.

Messbares zeigt sich in der Werte-Umfrage 2023.

Arbeitsplatz der Zukunft

Die IT der Universitätsverwaltung arbeitet an Arbeitsumgebungslösungen wie virtuellen Desktops bzw. anderen virtuellen Anwendungen.

Seit 2021 haben wir an der Universität Regensburg eine großzügige Regelung, angestoßen durch den Kanzler, die, wenn es die Aufgabe zulässt, für die Mitarbeitenden bis zu 60 % der Arbeitszeit im Homeoffice vorsieht. Dadurch flexibilisieren wir Arbeit unabhängig von Ort und Zeit. Rund 700 Mitarbeitende der Universität Regensburg  (Stand Februar 2024) nutzen die Möglichkeit des Homeoffice.

Ein weiteres Projekt hinsichtlich der Gestaltung der Büros und neuen Arbeitsumgebungen ist in Planung; der Zeitpunkt steht jedoch noch nicht fest.

Digitalisierung

Elf von 19 Prozessen aus der Pilot- und Roll-Out-Phase des Teilprojekts Prozessmanagement wurden bereits digitalisiert. Rund 50 % (qualifiziert geschätzt) der Prozesse in der Verwaltung können heute schon unabhängig von Ort und Zeit durchgeführt werden. Alle Teams in der Verwaltung arbeiten u. a. im Rahmen des Prozessmanagements daran, dass sich dieser Anteil noch weiter erhöht. 2025 sollen es schon 65 % der Prozesse sein, die unabhängig von Ort und Zeit, also komplett online, abgewickelt werden können.

Prozesse und Tools

Bei der Verwendbarkeit der Microsoft-Toolumgebung Microsoft 365 für die Verwaltung gibt es noch Datenschutzvorbehalte, die einer Realisierung im Wege stehen.

Führungskräfteprogramme

Die Anforderungen an Führungskräfte sind höher denn je: Die Digitalisierung und die damit einhergehende Flexibilisierung der Arbeit sowie die zunehmende Komplexität verlangt ein anderes Führungsverhalten als noch vor fünf bis zehn Jahren. Die zunehmende Spezialisierung führt dazu, dass Führungskräfte nicht mehr in allen Arbeitsgebieten ihrer Mitarbeitenden tief involviert sind. Führungskräfte wandeln sich daher zum Coach ihrer Mitarbeitenden und zum Mittelpunkt ihres Arbeitsbereiches, um den Teamgeist aufrecht zu erhalten. Gemeinsam mit allen Führungskräften und der Personal- und Organisationsentwicklung hat der Kanzler 2023 ein gemeinsames Führungsleitbild erarbeitet und verbindlich gemacht.

Es hat sich viel getan in Richtung Verwaltung 4.0. Und es gibt es auch noch gemeinsam viel zu tun, bis wir unsere Vision „Verwaltung@UR - United Responsible for the future. Menschlich. Digital.Transparent" Wirklichkeit wird.

Ich freue mich schon darauf!

Foto: Julia Dragan / Universität Regensburg

Prozessmanagement braucht Zeit, Training, Erfahrung

Erste Erkenntnisse aus ener Umfrage bei Beteiligten der Universitätsverwaltung

Auf dem Weg zur Verwaltung 4.0 fragte die Organisationsentwicklung im Januar 2022 in einer kleinen Umfrage bei den Prozesscoaches der Pilotprozesse, ihren jeweiligen Referatsleitenden sowie den Abteilungsleitenden nach, wie es ihnen im ersten Jahr des Teilprojektes Prozessmanagement erging. Die Umfrage enthielt unter anderem Fragen zum Projekt allgemein, zu den bereitgestellten Trainings, zur Betreuung durch den Steuerungskreis und das Projektteam und zur Methode des sog. Prozessmappings sowie zur Projektkommunikation.Für die Organisationsentwicklung gab es umfangreiches und konstruktives Feedback in Sachen Prozessmanagement. Deutlich wurde, dass eine ständig wiederkehrende Herausforderung für alle Befragten der Faktor Zeit ist. Außerdem: Prozesscoaches brauchen und schätzen Training und Beratung.

Die Auswertung der Fragebögen ergab: Über 70 Prozent der Prozesscoaches kamen mit ihrer Rolle „gut“ bis „sehr gut“ zurecht, ebenso viele fanden die Betreuung durch Steuerungskreis und Projektteam hilfreich. Die Trainings bewertete die Mehrheit der Teilnehmenden als geeignet, wenngleich nicht ständig anwendbar. Die Methode des Prozessmappings – die Analyse von Ist- und Soll-Zustand durch die Beteiligten der jeweiligen Pilotprozesse – empfanden alle als „gut“ bis „sehr gut“ geeignet. Explizit hervorgehoben an mehreren Stellen war das Moment der mit dem Mapping in Angriff genommenen Prozessoptimierung: Die Möglichkeit, alle Prozessbeteiligten innerhalb der Verwaltung gemeinsam mit Kolleg:innen aus Rechenzentrum oder Fakultätsverwaltungen an einen Tisch zu bekommen und die Probleme diskutieren zu können, empfanden mehrere Befragte als sehr motivierend. Beharrlichkeit, Veränderungsbereitschaft, Transparenz, Teamarbeit tauchten als Erfolgsfaktoren für das Gelingen des Projektes auf. Als riskant bewertete man u. a. die Komplexität des Gesamtprojektes, fehlende IT-Ressourcen, Erwartungsdruck im Hinblick auf das Ergebnis oder die Veränderung von Aufgabenbereichen einzelner. Kritik gab es an zu wenig Kommunikation des Kick-offs und in der Startphase des Projektes, etwa dazu, was von einem Prozesscoach so alles erfordert und erwartet wird.

Die große Herausforderung für alle Befragten und zentrales wiederkehrendes Thema: Der Faktor Zeit. Nicht nur die eigenen, sondern auch die zeitlichen Ressourcen der Prozessbeteiligten, die es ins Boot zu holen galt. Mehr als 71 Prozent der Befragten schätzten ihren Aufwand für die Workshop-Vorbereitungen auf elf bis 20 Stunden; bei der Nachbereitung war der Aufwand sogar noch höher. In der Konsequenz fielen damit für viele der Coaches Überstunden an – denn die „normale“ Arbeit musste eben weiterlaufen. Man benötige mehr Ressourcen fürs Prozessmanagement, so viele Stimmen. Lob gab es auch: Für das „offene Ohr“ der Organisationsentwicklung sowie die Trainings und die umfangreichen Feedback-Möglichkeiten, die offene Rückmeldung zu Erfahrungen und Problemen im „Neuland“ Prozessmanagement möglich machten.

Was passiert nun mit diesem wertvollen Feedback? Organisationsentwicklerin Martina Fischer will sich die Evaluation und ihre Ergebnisse gemeinsam mit weiteren Mitgliedern des Projektteams genau anschauen und danach Vorschläge für den Steuerungskreis erarbeiten, der sich aus Kanzler und Abteilungsleitenden zusammensetzt. Der Steuerungskreis entscheidet danach, wie das Prozessmanagement an der Universitätsverwaltung weiter „ausgerollt“ wird.

twa.