Prozessmanagement

Prozessmanagement ist die Identifikation, die Gestaltung, die Dokumentation, die Implementierung, die Steuerung und die Optimierung von Prozessen, also von Arbeitsabläufen und Verfahren.

Wir schauen uns bestehende Prozesse in der Verwaltung an und prüfen, was wir eventuell. verbessern können. Außerdem haben wir uns vorgenommen, die Prozesse schlank zu gestalten und zu digitalisieren.

Gründe für Prozessmanagement gibt es viele – das sind unsere "Top 5":

• Wir gewinnen Transparenz hinsichtlich unserer Prozesse und können diese auch gegenüber Studierenden sowie wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Beschäftigten der Fakultäten nachvollziehbar darstellen.
• Wir verringern Durchlaufzeiten und sparen Zeit für andere wichtige Aufgaben.
• Wir haben klare Strukturen und Zuständigkeiten: Ansprechpersonen können klar benannt werden.
• Digitale Prozesse machen unsere Arbeitsleistung unabhängig von Ort und Zeit.

• Wir bewahren Wissen in unseren definierten Prozessen: Wissen bleibt im Prozess erhalten.

Wird die ganze Verwaltung beteiligt sein?  Zu Beginn noch nicht.

Die Vorgehensweise:

Die Abteilungsleitenden legten innerhalb ihrer Abteilungen bereits Pilotprozesse fest, die 2021 bearbeitet wurden. Aktuell entstehen Prozesskarten dieser Prozesse.

Im Herbst 2022 werden die Prozesscoaches der "zweiten Prozesswelle" geschult. Danach erarbeiten sie gemeinsam mit allen Prozessbeteiligten Ist- und Soll-Beschreibungen der Prozesse, kümmern sich um Dokumentation und Schulungen.

Anschließend werden diese Prozesse - soweit möglich - digitalisiert. Dafür wurde eine Arbeitsgruppe mit Ansprechpersonen aus verschiedenen Bereichen der UR eingerichtet.

2023 und 2024 werden weitere Prozesse bearbeitet.

Meilensteine

Die Pilotprozesse und die Prozesse der "zweiten Welle" wurden intensiv bearbeitet. Im Sommer 2024 folgten die nächsten Prozesse bzw. Prozess-Mappings.

Darüber hinaus sind zwischenzeitlich in der Verwaltung alle Prozesse, die in den Referaten vorhanden sind, aufgenommen. Auch diese Prozesse werden von den Referaten in einer gewissen Zeitspanne beschrieben werden.

Grafik: Alexander Vikete / Universität Regensburg

Die Story zum Projekt

In diesem Video (14 min.) erfahren Sie mehr über das Teilprojekt Prozessmanagement im Rahmen unserer Entwicklung zur Verwaltung 4.0.