Einblicke

Marina Auer, Vorzimmer der Abteilung IV Finanzen und Transfer, ist für die UR-Beschäftigten erste Anlaufstelle beim Beantragen einer Bildschirmbrille: Sie hat den Prozess zügig und erfolgreich optimiert.

Marina Auer mag Herausforderungen. Die Verwaltungsfachangestellte führt das Vorzimmer der universitären Haushaltsabteilung mit Thomas Klatt an der Spitze. Kurz nach ihrem Arbeitsbeginn an der Universität Regensburg im letzten Sommer begann Marina Auer damit, einen Prozess zu optimieren, der zu ihrem Aufgabengebiet gehört und den jeden Monat im Durchschnitt etwa 12 Beschäftigte der Universität Regensburg (UR) durchlaufen bzw. in Anspruch nehmen: Sie beantragen und erhalten eine vom Arbeitgeber bezuschusste Bildschirmbrille. Lange Zeit ein nicht unkompliziertes Unterfangen - dank erfolgreichen Prozessmanagements aber nun transparent, verständlich und mit Zeitersparnis.

Wie immer, wenn Steuergelder ausgegeben werden, gilt es klare staatliche Vorgaben einzuhalten und verschiedene Stellen zu konsultieren. Der Klassiker sind dann verschiedene Anlaufstellen und allerlei Formulare. Doch an der UR gehört das nun in diesem Bereich der Vergangenheit an. Denn seit August 2023 ist der Prozess um vieles schlanker geworden. Zwar sind zwingend einige Stellen beteiligt, beispielsweise die Abteilung Finanzen und Transfer der Universitätsverwaltung, der betriebsärztliche Dienst, Augenarzt und externe Optik-Fachgeschäfte. Doch der Ablauf des Prozesses ist nun verbindlich und klar. Er wird gleich zu Beginn Schritt für Schritt in einem Anschreiben an die antragstellenden Personen erläutert. Alles läuft digital bzw. per E-Mail, ohne Papier, nichts muss in die Hauspost. Die finale Erstattung des Zuschusses wurde zu guter Letzt nun ebenfalls digitalisiert und erfolgt über LUCOM.  

Marina Auer hat für die Beschäftigten der Universität Regensburg den in der Universitätsverwaltung angesiedelten Prozess auf Antrag und Erhalt eines Zuschusses zur Bildschirmbrille optimiert. Foto: Tanja Wagensohn / UR

Entscheidend: Klar und verbindlich kommunizieren

Wer eine Bildschirmbrille benötigt, findet auf den Webseiten der Universitätsverwaltung, beispielsweise im „Verwaltungs-ABC“, Marina Auer als zentrale Ansprechpartnerin. Sie hat den Prozess um das Antragsgeschehen kurz nach ihrem Arbeitsbeginn an der Universität Regensburg im Juli/August 2023 eigenständig analysiert und optimiert. Organisationsentwicklerin Martina Fischer unterstützte beim Mapping mit Excel. Bei einer überschaubaren Zahl an Prozessbeteiligten lassen sich Prozesse so auch im kleinen Kreis optimieren. Eigeninitiative ist gefragt! Einen Einstieg für alle, die sich optimierend in überschaubaren Prozessen einbringen wollen, bietet der Leitfaden zum Prozessmanagement auf den Seiten der Organisationsentwicklung.

In Sachen Bildschirmbrille versendet Marina Auer nun alles ausschließlich per E-Mail – und will alles per E-Mail zurückgesandt haben. Ausdrucke sind passé. „Das funktioniert einwandfrei“, freut sich die Verwaltungsfachangestellte, die früher bereits in der Antragssachbearbeitung tätig war und für die Prozessoptimierung viel positives Feedback erhält. Wer sich an sie wendet, erhält per E-Mail ein Anschreiben, das genau auflistet, welche Schritte in welcher Reihenfolge unternommen werden müssen, um die benötigte Sehhilfe und den Zuschuss zu dieser zu bekommen. Das Schreiben enthält alle relevanten Telefonnummern und macht den Ablauf des Prozesses transparent.

Früher gab es nur ein Formular zum Herunterladen, erzählt Marina Auer, an welcher Stelle des Prozesses es aber wo einzusetzen war und was es zusätzlich zu erledigen galt, „erschloss sich für antragstellende Beschäftigte nicht“. Leichter werden die Dinge aber nur, „wenn man sie so transparent wie möglich gestaltet“.

Wer im Vorfeld viel erklärt, spart später viel Zeit

Marina Auer hat eine ausführliche Prozessbeschreibung entworfen und sie auch für sich selbst noch einmal hinterlegt und als Handreichung konzipiert. Für sie selbst und für alle anderen sei eine genaue Beschreibung immens wichtig, findet Auer, „ich schaue immer wieder auch in meine eigenen Notizen“. Ihre Initiative zeigte ihr deutlich: „Je früher man alle Schritte umfassend erklärt, umso weniger Fragen tauchen im Verlauf des Prozesses auf.“ Das spart allen Prozessbeteiligten Zeit. Und vermeidet Frust bei der Antragstellung.

Der größte Mehrwert des nun optimierten Prozesses ist das Sammeln von Erfahrungswerten: Im Vorzimmer der Haushaltsabteilung sind auch die Erstattungsanträge angesiedelt, die demnächst ebenfalls optimiert und digitalisiert werden sollen. Der Brillen-Prozess ist in gewisser Weise ein Probelauf, erklärt Marina Auer. „Die Sache mit den Erstattungsanträgen wird aber ein wesentlich größerer Brocken werden,“ lacht sie. Macht aber nix. Marina Auer mag Herausforderungen.

twa.

Informationen/Kontakt

Marina Auer, Vorzimmer Abteilung IV, Haushalt, Verwaltung der Universität Regensburg, marina.auer@ur.de
Thema Bildschirmbrille im Verwaltungs-ABC

Informationen zum Prozessmapping und zu Verwaltung 4.0 finden sich hier
Bei Fragen: organisationsentwicklung@ur.de

Deutschlandstipendium digital

Referat II/7 digitalisiert derzeit Mittelabruf und -weiterverteilung im Deutschlandstipendien-Verfahren

Das Deutschlandstipendium unterstützt seit 2011 bundesweit Studierende, deren Werdegang herausragende Leistungen in Studium und Beruf erwarten lässt. Das Stipendium kommt zur Hälfte vom Bund, zur anderen Hälfte von privaten Stifterinnen und Stiftern, darunter Unternehmen ebenso wie Einzelpersonen. Deren zivilgesellschaftliches Engagement spiegelt sich auch im Leistungsbegriff, der dem Stipendium zugrunde liegt: Gute Noten und Studienleistungen gehören ebenso dazu wie die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen oder das erfolgreiche Meistern von Hindernissen im eigenen Lebens- und Bildungsweg.

Milena Groitl (l.) und Dr. Angela Weil-Jung, Referat II/7, sind in der zweiten Welle Prozessmanagement aktiv. Foto: twa/UR

Für dieses Stipendienprogramm und alle seine Teilprozesse zeichnet das Referat II/7 der Universitätsverwaltung (Nachwuchsförderung und Personalentwicklung für das wissenschaftliche Personal) verantwortlich. Weite Teile des Stipendienverfahrens, zum Beispiel Bewerbungs- und Auswahlprozess, sind bereits digitalisiert – Referatsleiterin Dr. Angela Weil-Jung mit Ihrem Team hat sich unter anderem um die digitalisierten Bewerbungsformulare in deutscher und englischer Sprache gekümmert. In der aktuellen zweiten Welle Prozessmanagement ist Prozesscoach und Spezialistin für EDV-Anwendungen im Referat Milena Groitl nun gemeinsam mit Prozesseignerin Weil-Jung dabei, einen weiteren analogen Prozessin Sachen Deutschlandstipendien ebenfalls zu digitalisieren: den Mittelabruf beim Ministerium und die Weiterverteilung an die Stipendiat/-innen. Beides läuft noch über Papierformulare.

Digitale Formulare

Künftig will das Referat mit (digitalen) Lukom-Formularen arbeiten. Studierende, die für ein Stipendium ausgewählt sind, sollen sich über ihren universitären Rechenzentrumsaccount identifizieren bzw. ausweisen können und im Formular ihre Bankverbindung auf einem sicheren digitalen Weg übermitteln. Im Oktober 2022 mappte Prozesscoach Groitl den Ist- und den Soll-Prozess gemeinsam mit Prozesseignerin Weil-Jung und weiteren Prozessbeteiligten. An den jeweils eintägigen Workshops nahmen neben den Mitarbeiterinnen des Referates Vertreter*innen der Verwaltungs-EDV und des Haushaltes teil, außerdem eine Trainerin, die die Moderation der Mappings unterstützte und bei dessen Dokumentation half.

Das Referat wird mit der Digitalisierung dieses Teilprozesses das Deutschlandstipendien-Verfahren weitgehend in digitaler Form abwickeln. Aktuell werden im Mapping aufgeworfene Fragen abteilungsübergreifend geklärt – etwa, wie an verschiedenen Stellen mit notwendigen Unterschriften umgegangen werden darf, wo es besondere datenschutzrechtliche Momente zu berücksichtigen gilt, oder wie man bestimmte Nachweise, die bislang handschriftlich einzureichen sind, digital ersetzen kann.

Auf den Normalfall konzentrieren

Entscheidend für ein erfolgreiches Mapping ist aus Sicht von Prozesseignerin Weil-Jung, sich darauf zu konzentrieren, „was man ändern bzw. beeinflussen kann – alles andere gilt es, konsequent auszublenden“. Groitl ergänzt, dass man sich nicht in Ausnahmen verlieren dürfe, sondern sich auf den „Normalfall oder häufigsten Fall“ konzentrieren müsse: „So gewinnen wir am meisten.“ Der positive Nebeneffekt: Auch das Mapping geht dann schneller. Die Verwaltungs-EDV hilft derzeit, die benötigten digitalen Formulare zu realisieren. Einig sind sich Prozesseignerin und Prozesscoach, dass es für die Digitalisierung der Prozesse möglichst fixe EDV-Ansprechpartner*innen im Referat geben sollte, die den jeweiligen Prozess dann auch persönlich begleiten. Anträge müssen den elektronischen Akten beigefügt werden, dafür brauche es spezifische Kenntnisse in Programmiersprachen und Zugriffsrechte. Von Vorteil ist es zudem, wenn die EDV-Profis mit dem Prozess ein wenig vertraut sind bzw. sich damit vertraut machen.

Wenn die mit den Stipendienzahlungen verbundenen Vorgänge demnächst digitalisiert sind, dann sind alle externen Prozesse rund um die Deutschlandstipendien an der UR digital. Dr. Weil-Jung und ihre Mitarbeiterinnen freuen sich sehr darüber, denn aktuell erhalten sie pro Durchgang an die 500 Bewerbungen für die Stipendien im Jahr. Die Digitalisierung des Verfahrens entlastet sie von vielerlei Papierkram – und bringt die Mitarbeitenden wieder ihrer wichtigsten Aufgabe näher – der Betreuung von Stipendiat*innen und der Akquise von fördernden Personen und Unternehmen. Wer für‘s Deutschlandstipendium spenden möchte, kann dies übrigens ebenfalls schon digital tun – über ePayBayern. Dass die Teilnahme an diesem elektronischen Verfahren für Deutschlandstipendiumsspender*innen möglich ist, darüber freut man sich im Referat sehr. Denn wer ohne großen Aufwand spenden kann, ist eher dazu bereit.
twa.

Mehr Infos zum Deutschlandstipendium

Prüfungsrechtlicher Nachteilsausgleich

Referat I/2 optimiert den Prozess – Erfolgreichen Mappings folgen nun Prozesskarten und Kommunikationskonzept

Das Referat I/2 der Universitätsverwaltung kümmert sich unter Leitung von Daniel Schäffner um studienbezogene Rechtsangelegenheiten. Schäffner und Ariane Dörr, Mitarbeiterin im Referat, sind Prozesseigner und Prozesseignerin des Prozesses „Nachteilsausgleich“, der unlängst in der zweiten Runde Prozessmanagement unter die Lupe genommen wurde. Worum es sich bei diesem Prozess handelt, erklärt Ariane Dörr, die auch der Prozesscoach ist: „Es geht um die Bearbeitung von Anträgen auf Nachteilsausgleich von Studierenden mit Behinderung oder chronischer Erkrankung.“ Immer wieder haben die beiden Jurist/-innen beobachtet, dass es in wesentlichen Grundzügen dieses in den Prüfungsordnungen skizzierten Prozesses in der Praxis zu Missverständnissen kommt. Manchmal kennen selbst Prüfer/-innen den Ablauf nicht und bewilligen am für die Entscheidung zuständigen Prüfungsausschuss vorbei einzelne Maßnahmen, die gar nicht angezeigt wären erklärt Dörr. Außerdem dauere der bisherige Prozess häufig sehr lange, je nach Anzahl der zu Beteiligenden. Das Ziel war daher, den bereits bestehenden Prozess umfassend zu optimieren.

 
Daniel Schäffner und Ariane Dörr, Referat I/2, sind in der zweiten Welle Prozessmanagement aktiv. Foto: twa/UR

Wichtig ist Akzeptanz

„Es war uns wichtig, dass wir alle an diesem Prozess Beteiligten einbinden“, sagt Schäffner, „auch aus den Reihen derer, die am Verfahren nur optional beteiligt sind“. Denn zentral für das Aufrollen und „Neu-Eintüten“ eines Prozesses ist Akzeptanz für die Neuerungen, und wie sich in vielen Mappings verschiedener Prozesse bereits zeigte, sind Prozessbeteiligte dann besonders zufrieden, wenn sie auch die Möglichkeit haben, sich direkt und live einzubringen. So nahmen an Ist- und Soll-Mappings zum Thema „Nachteilsausgleich“ jeweils an die 15 Personen teil:

Neben den Daniel Schäffner und Ariane Dörr auch Prozessbeteiligte aus dem International Office, der Zentralen Studienberatung, dem Zentralen Prüfungssekretariat, der Studiengangskoordinationen, der Beratung für Studierende mit chronischer Erkrankung / Behinderung, der Senatsbeauftragte für Studierende mit chronischer Erkrankung / Behinderung, sowie drei Professor/-innen, in ihrer Funktion als Prüfungsausschussvorsitzende. Dafür sprachen die Prozesseigner in den Fakultäten Wissenschaftler-/innen an, die mit der Thematik inhaltlich immer wieder zu tun hatten und mit dem Referat im Kontext Nachteilsausgleich schon häufiger zusammenarbeiteten.

Wichtig war dabei zudem, „dass wir Vertreter von Studiengängen mit belastbaren Teilnehmerzahlen, etwa den Wirtschaftswissenschaften, involvierten“, erklärt Schäffner. Beim Sollprozess-Mapping unterstützte noch eine Mitarbeitende aus dem Referat Verwaltungs-EDV.

Die Vorbereitung des Workshops war aufgrund der vielen Teilnehmer*innen intensiv, berichtet Dörr, „das begann schon mit der Terminfindung, die sich bei uns als kompliziert herausgestellt hat“. Zwei ganze Tage schlagen allein für den Workshop überall zu Buche. Letztlich aber ließen sich sowohl Ist- als auch Soll-Mapping plangemäß an jeweils einem Tag zu Ende bringen. Hilfreich dabei – „ein Tag Pause zwischen den beiden Mapping-Tagen“, empfiehlt Dörr, „damit die Eindrücke und Erkenntnisse sacken können“. Das Mapping war letztlich ein großes Ringen, das nicht zuletzt durch die Unterstützung der Prozessmanagement-Trainerin, die als Moderatorin und „Maklerin“ agierte, zu einem für alle Beteiligten guten Ergebnis kam.

Prozesskarte und Prozesskommunikation

Ende April triff Prozesscoach Ariane Dörr die Mitarbeiterinnen der Organisationsentwicklung, Martina Fischer und Claudia Högen, um die Prozesskarte für das Prozessportal fertigzustellen. Dort können sich dann alle Mitglieder der Universität Regensburg über die einzelnen Prozessschritte informieren. Damit ist die Arbeit aber nicht getan; Schäffner und Dörr gehen davon aus, dass der optimierte Prozess sie noch bis Mitte 2024 mit Meetings und Zusatzaufgaben begleiten wird, bis alle Maßnahmen zur Umsetzung des neuen Prozessablaufs erledigt sind. Unter anderem gilt es nun aufzusetzen, wie der Ablauf für Prüfende und Studierende optimal kommuniziert werden kann, um ein einheitliches Verfahren zu garantieren.

Für Referat I/2 gilt außerdem, was für viele an verschiedenen bzw. mehreren Prozessen parallel Beteiligte gilt: Sie begleiten flankierend auch andere Prozesse. Wenn es um studienbezogene Rechtsangelegenheiten geht, dann sind beispielsweise auch die Anerkennung von im Ausland erbrachten Studien- und Prüfungsleistungen oder das „Transcript of records“ ein Thema –  Prozesse des International Office der ersten Runde Prozessmanagement, bei denen Daniel Schäffner beteiligt war. Dann müssen Dinge auch einfach einmal mit „juristischen Augen“ noch einmal gegengelesen werden. . Oder Interviews in Sachen Projektkommunikation… All das kommt zum Tagesgeschäft hinzu. Dennoch: Von der Prozessoptimierung profitieren alle – betroffene Studierende ebenso wie Prüfende. Dessen sind Dörr und Schäffner sicher.

twa.

Zu Referat I/2

Nachtrag 12. Oktober 2023: Frau Dörr hat die Universität Regensburg verlassen; aktuell ist Herr Schäffner Ansprechpartner in Sachen Prozesskarte/Prozessportal.

Klare Verfahren und mehr Service

Derzeit werden die Prozesse der zweiten Runde Prozessmanagement gemappt – Aus dem Treffen der Prozesscoaches

Zum vierten Mal trafen sich am 18. Januar die Prozesscoaches der zweiten Runde Prozessmanagment zu einem Austausch mit Organisationsentwicklerin Martina Fischer im Hinblick auf Zeitplan und Status quo der derzeit in Bearbeitung befindlichen Prozesse. Deren Analyse und Optimierung beginnt erneut mit einem Mapping des Ist-Zustandes, das die meisten Prozesseigner/-innen und Prozesscoaches nun im Februar angehen. Bis Mitte des Jahres 2023 sollen auch die Soll-Prozesse gemappt und festgehalten sein. Alle Coaches erhielten zur Vorbereitung auf die Mapping-Workshops im Herbst/Winter 2022 Trainings: Prozessmanagement ist komplex, kostet Zeit – und will gelernt sein.

Grafik: Martina Stelzl

Deutschlandstipendien und Nachteilsausgleich

Prozesscoach Milena Groitl berichtete bereits vom ersten Prozessmapping im Oktober 2022: Das Referat arbeitet daran, das Deutschlandstipendien-Verfahren, das in der Universitätsverwaltung im Referat II/7, Nachwuchsförderung und Personalentwicklung für das wissenschaftliche Personal, angesiedelt ist, vollständig zu digitalisieren. Um dies zu realisieren, müssen nun im Anschluss an das Mapping abteilungsübergreifend verschiedene Fragen abgeklärt werden – etwa, wie an verschiedenen Stellen mit notwendigen Unterschriften umgegangen werden darf, wo es besondere datenschutzrechtliche Momente zu berücksichtigen gilt, wie man bestimmte Nachweise, die bislang handschriftlich einzureichen sind, digital ersetzen kann.

Ariane Dörr, Mitarbeiterin des Referates I/2, Studienbezogene Rechtsangelegenheiten, berichtet von dem von ihr betreuten Prozess: Bearbeitung von Anträgen auf Nachteilsausgleich von Studierenden mit Behinderung oder chronischer Erkrankung. Worum handelt es sich dabei? „Wie immer wieder zu beobachten ist, gibt es bei dem in wesentlichen Grundzügen in den Prüfungsordnungen skizzierten Prozess in der Praxis häufig Missverständnisse“, erklärt Dörr. Außerdem dauere der bisherige Prozess oft sehr lange, je nach Anzahl der zu Beteiligenden. Ziel sei daher, den bereits bestehenden Prozess soweit möglich zu optimieren; überlegt wird auch, ob und wie der Ablauf für Prüfende und Studierende optimal kommuniziert werden kann, um ein einheitliches Verfahren zu garantieren.

Audimax-Vermietung und Störmeldungen

Auch im Hinblick auf den Prozess „Vermietung des Audimax“, den Robert Erndt und Tobias Urban betreuen, ist die digitale Unterschrift ein Thema; zudem soll das Mapping, das Ende Januar stattfindet, Aufschluss darüber geben, ob der Prozess insgesamt verschlankt werden kann. Ein weiterer Prozessmapping-Workshop unter Regie von Prozesscoach Lorenz Güntner findet ebenfalls in Kürze statt: Dann geht es um Störmeldungen, die bei der Technischen Zentrale eingehen. Wer kaputte Türen oder tropfende Wasserhähne melden will, ruft aktuell die 3333 an oder sendet eine Nachricht per E-Mail. Die TZ will den Service aber verbessern und ein digitales Verfahren schaffen, mit dem die Meldenden auch Feedback bekommen, was den zeitlichen Rahmen der Reparatur angeht; intern soll schneller abgeklärt werden können, ob man die Störung selbst beheben kann oder ob es Hilfe einer Firma etc. braucht. Der Prozessmapping-Workshop wird hier einer der größten sein, die aktuell laufen: An die 20 Mitarbeitende unterschiedlichster Bereiche sind einzubeziehen.

Kostenstellen, Abschleppvorgänge, interne Kommunikation

Drei weitere Workshops zur Feststellung des Ist-Zustandes sind ebenfalls für Februar vorbereitet: Bianca Amann betreut den Prozess „Beantragung einer Kostenstelle“; Katharina Pakosch hält die Fäden im Prozess der Einstellung nicht-wissenschaftlicher Mitarbeiter:innen in der Hand und Verena Kumpfmüller betreut ein eher heikles Thema: Abschleppvorgänge auf dem Universitätsgelände.

Carolin Gabler, stellvertretende Leiterin der Studentenkanzlei (Referat I/3) berichtet, dass sie und ihre Kolleg/-innen mittelfristig das Ziel der E-Akte für Studierende realisieren werden. Zu diesem Zweck müssen vorab Prozesse durchleuchtet werden, die im Hintergrund laufen, von denen die Studierenden aber noch gar nichts mitbekommen – es geht um interne technische Kommunikationsprozesse.

twa.

Transcript of Records? Digital IO!

Mit dem Digital IO kommuniziert Christine Betzner den Optimierungsprozess zur Erstellung von englischsprachigen Transcripts für UR-Absolvent:innen

„Es zeichnet sich ab, dass wir uns als Arbeitsgruppe einmal im Semester treffen und evaluieren, wo wir stehen oder wo eventuell Probleme aufgetaucht sind, die wir noch nicht im Blick haben“, sagt Christine Betzner, Mitarbeiterin des International Office der Universität Regensburg. Sie ist Prozesscoach im Rahmen des Projektes Verwaltung 4.0 und kümmert sich seit April 2021 um einen der Pilotprozesse: „Optimierung der Erstellung von englischsprachigen Transcripts für Absolvent:innen der Universität Regensburg“ ist dessen offizieller Titel. Der Kreis der Prozessbeteiligten ist abteilungs- und referatsübergreifend, berichtet Christine Betzner, beispielsweise gehören Vertreter:innen von International Office und Prüfungsamt dazu, mittlerweile auch Kollegen aus dem Qualitätsmanagement und den studienbezogenen Rechtsangelegenheiten.

Vorausschauend handeln

„Wir versuchen vorausschauend zu agieren, was neue Studiengänge angeht, damit wir die Dinge vorab auf den Weg bringen und nicht nachbessern müssen“, sagt Christine Betzner. Denn die Prozesse sind wie das Leben an sich – ständig in Veränderung begriffen, ob das gefällt oder nicht. An einer Universität gehören dazu beispielsweise die Veränderungen in Sachen (neue) Studiengänge. Vorausschauendes Handeln soll den Prozess weiter optimieren. Daher unterstützt Betzner die Prozessbeteiligten nun mit einem „Digital IO“, erreichbar über die universitäre Plattform GRIPS. So schafft sie ein Kommunikationsprojekt, das letztlich für alle, die mit der Erstellung von englischsprachigen Transcripts für UR-Absolvent:innen zu tun haben, interessant ist.
Mit NDS-Kennung auf GRIPS eingeloggt, eingeschrieben, und schon kann es losgehen. Ein Einführungsvideo erklärt, worum es in dem Prozess zur Erstellung der Transcripts geht, wer am Prozess beteiligt ist und welches Ziel am Ende steht: Die automatische Ausgabe des Transcript of Records bzw. dessen Generierung durch eine Datenbank.

Bislang muss das Transcript oft mühsam händisch erstellt werden. Braucht es ein solches Transcripts of Records wirklich? Die Antwort ist ein eindeutiges Ja. Alle mit Transcripts Befassten bekommen daher zunächst einen Überblick über die rechtlichen Grundlagen: Die Universität ist entsprechend Bayerischem Hochschulgesetz und ihrer Internationalisierungsrichtlinie dazu verpflichtet, Absolvent:innen mit der Ausgabe der deutschen Zeugnisdokumente auch eine englische Übersetzung auszuhändigen. Im Anschluss an die rechtlichen Hinweise gibt es mehrere Lerneinheiten im Digital IO, etwa Unterstützung in Sachen adäquater Übersetzungen oder ein Tutorial zu englischen Kurstiteln.

Christine Betzner, International Office der UR. Foto: twa/UR

Wichtig für englischsprachige Kurse

Auch den Hintergrund, warum man sich der Eingabe von englischen Kurstiteln aufmerksam widmen sollte, ist erläutert: Internationale Austauschstudierende kommen nur für ein oder zwei Semester zu einem Studienaufenthalt nach Regensburg. Der Großteil spricht nur wenig oder kein Deutsch und ist daher auf das englischsprachige Kursangebot angewiesen. Damit die Studierenden wissen, welche Kurse für sie an der UR in Frage kommen, brauchen sie einige wichtige Kerndaten zu den Kursen im elektronischen Vorlesungsverzeichnis, da sie erst mit der Ankunft in Regensburg Zugang zu GRIPS haben. Christine Betzner hat daher für die Prozessbeteiligten auch ein Hinweisblatt hinterlegt, welche Informationen bei einem englischsprachigen Kurs unbedingt auf Englisch in EXA eingegeben werden müssen. „Die Sache mit EXA“, sagt sie fröhlich, „die müssen wir auch noch optimieren“.

Insgesamt, dessen ist Christine Betzner sicher, ist das Optimieren von Prozessen eine ihren Arbeitsalltag permanent begleitende Aufgabe. In den Glossaren zeigt sich die Vielfalt der Themen, die mit dem Transcript of Records einhergehen: Student Life Cycle etwa oder „Beschäftigungsverhältnisse“. 

Wer sich für das Digital IO interessiert oder Inspirationen holen will, wie sich der eigene (Pilot-)Prozess an die Prozessbeteiligten vermitteln lässt, kann sich hier einloggen. Das Passwort erhalten Interessierte jederzeit von IO-Mitarbeiterin Christine Betzner. E-Mail-Adresse: christine.betzner@ur.de

Zum Prozessportal

Im Prozessportal können alle Prozesscoaches ihre Prozesskarten ausfüllen. Bald können alle Interessierten sie dann dort auch einsehen. Bei Fragen zu den Prozesskarten hilft OE-Mitarbeiterin Claudia Högen, E-Mail-Adresse: claudia.hoegen@ur.de

twa.

Nun entstehen Prozesskarten

Im Teilprojekt Prozessmanagement geht es in eine weitere Runde
Die Pilotprozesse sind gemappt. Und was kommt jetzt? Prozessbeteiligte und Prozesscoaches haben im vergangenen Jahr den Ist-Zustand verschiedenster Prozesse analysiert, Verbesserungen durchdiskutiert und einen Soll-Zustand skizziert. „Nun  setzen die Prozesscoaches mit ihren Teams ihre auf diesem Weg analysierten Prozesse von der Theorie in die Praxis um, damit die Prozesse künftig in optimierter Weise laufen“, freut sich Martina Fischer, Referentin für Organisationsentwicklung.

Was sind Prozesskarten?

Damit alle Prozessbeteiligten und auch die Prozessanwender:innen Einblick in die Ergebnisse nehmen und sie auch nutzen können, gibt es sogenannte Prozesskarten. Alle, die an einem Prozess in welcher Form auch immer teilhaben, benötigen die damit verbundenen Informationen auf einen Blick. Und das immer wieder. Die sogenannten Prozesskarten helfen und geben diesen Überblick. Jeden Prozess dokumentiert eine spezifische Karte. 2022 werden die ersten Prozesskarten der Pilotprozesse veröffentlicht. Die Prozesskarten zeigen die wichtigsten Prozessschritte auf, geben Hinweise zu Prozessverantwortlichen und Ansprechpersonen, verlinken zu den benötigten Dokumenten. Darüber hinaus bekommen alle Beteiligten mit den Prozesskarten hilfreiche Links zum Prozess, etwa Handreichungen, Trainings oder Schulungsvideos“, so Martina Fischer.

Digital und aktuell

Claudia Högen, Mitarbeiterin der Organisationsentwicklung, hat die (digitalen) Prozesskarten für das Prozessmanagement in der UR-Verwaltung entwickelt. Sie hilft auch dabei, die Prozesskarten in einem universitätsinternen Prozessportal zu erstellen und sie zu veröffentlichen. Beraten wird sie dabei von Miriam Stumpner, Mitglied des Projektteams Prozessmanagement: „Die Karte aktuell zu halten, so dass jeder Anwender immer die gültigen Informationen zum Prozess hat – das wird die große Herausforderung“, erläutert Stumpner, die im Bereich des Prozessmanagements über breite Erfahrung verfügt und zum Qualitätsmanagement-Team der Universität Regensburg gehört: „Man muss immer im Hinterkopf behalten, dass man die Prozesskarte ständig anpassen muss.“ Claudia Högen fügt hinzu: „Das gilt auch für die in der Prozesskarte zwangsläufig immer mithinterlegten Rahmenbedingungen der Prozesse.“

Erstellung von Tutorials

Die jeweiligen Prozessverantwortlichen sind verantwortlich für Erstellung und Aktualisierung des Inhaltes der Prozesskarte. Claudia Högen kümmert sich mit der Zuhilfenahme digitaler Tools darum, dass die verantwortlichen Prozesseigner:innen in diesem wichtigen Schritt auf dem Weg zur Verwaltung 4.0 nicht alleine bleiben. Sie hilft dabei, die Inhalte der Prozesskarte darzustellen, ist Ansprechpartnerin für technischen Fragen und unterstützt bei der Erarbeitung von Tutorials für den Roll-out der Prozesse. Hinterlegt werden die Prozesskarten in einem Prozessportal, dessen Link demnächst auf den Webseiten der Organisationsentwicklung und der jeweiligen Abteilungen zu finden sein werden, die für den Prozess verantwortlich sind.

17. Dezember 2021

Pilotprozess in der Personalabteilung

Prozessmanagement im Bereich Fortbildungs- und Weiterbildungsmanagement

Von Kreativitätstechniken bis Konfliktmanagement: Der Bereich Personalentwicklung für wissenschaftsstützendes Personal des Kanzlerbüros konzipiert und organisiert eine Vielzahl von Trainings und Seminaren für Beschäftigte der Unterstützungsstrukturen an der Universität Regensburg. Die Optimierung des Managements dieser Weiterbildungs- und Fortbildungsveranstaltungen ist Referentin Manuela Zachmayer und ihrer Mitarbeiterin Mareike Artmann ein stetes Anliegen. So analysierten sie diesen Bereich ihrer Tätigkeit auch im Rahmen des Teilprojektes „Prozessmanagement“ auf dem Weg zur Verwaltung 4.0.

Optimierungsimpulse für die Fortbildungen 2022: Prozesscoach Manuela Zachmayer, Referentin für Personalentwicklung, ist mit den Verlauf der Mapping-Workshops zufrieden. Foto: Wagensohn/UR

Austausch in Arbeitsgruppe

„28 Punkte waren zum Ende des Mappings abzuarbeiten,“ berichtet Manuela Zachmayer, „mit fünf sind wir schon fertig“. Als besonders bereichernd empfand sie als Prozesscoach des Pilotprozesses „Management von Weiterbildungs- und Fortbildungsveranstaltungen“ den Austausch innerhalb der Arbeitsgruppe, die sich im Rahmen der Mapping-Workshops traf: Zu dieser gehörten Sonja Lemberger und Sylvia Kirchner-Luft, beide Beschäftigte des Rechenzentrums und dort unter anderem für die IT-Schulung im Einsatz, sowie Senta Betz vom Institut für Sportwissenschaft. Weitere Mitglieder der Arbeitsgruppe waren Christina Decker, Referentin der Universitätsfrauenbeauftragten und Referentin für Chancengleichheit, Dr. Sabine Fütterer-Aliki, Koordinatorin der BayWISS-Verbundkollegs Gesundheit und Ökonomie, und Dr. Angela Weill-Jung, Leiterin des Referates II/7, Nachwuchsförderung und Personalentwicklung für das wissenschaftliche Personal. Warum gerade diese Teilnehmerinnen? „Es ging uns darum, Kolleginnen an Bord zu haben, die ebenfalls Veranstaltungen an der UR anbieten und ähnliche Prozesse durchlaufen, vielleicht sogar dieselben Tools für ihr Veranstaltungsmanagement nutzen“, erläutert Manuela Zachmayer. In dieser Zusammensetzung auf den Prozess in seiner Gesamtheit zu schauen, empfand auch Mareike Artmann insgesamt als sehr hilfreich. „Wir konnten so Bereiche erkennen, in denen wir auch ohne den Wechsel der Anwendung Handlungsmöglichkeiten haben: Beim Vorbereiten automatisierter E-Mails beispielsweise.“

Tools und Technik

So diskutierten die an den Workshops Beteiligten die Optimierung der Prozesse und tauschten sich auch intensiv über Tools, etwa GRIPS aus, die bei den unterschiedlichen Arbeitsaufgaben zum Einsatz kommen. Zwangsläufig gebe es viele Wünsche, berichtet Manuela Zachmayer, besonders hinsichtlich des digitalen Instrumentariums. Ein ganz praktisches Beispiel sei das Ausstellen und Verteilen von Teilnahmezertifikaten auf digitalem Weg – aktuell ein „Zeitfresser“: Dank des Prozessmappings fand sich nun eine zeitsparende Lösung.Aktuell eruieren Zachmayer und Artmann mit den Kolleg:innen im Rechenzentrum, was es an digitalen Möglichkeiten in bestehenden Tools gibt, die sich nicht „auf den ersten Blick“ auftun. Bei anderen digitalen Wünschen musste für den Moment aber auch offenbleiben, ob eine technische Umsetzung in naher Zukunft praktikabel ist. Mareike Artmann wünscht sich dass die angemeldeten Teilnehmer:innen einen Kalendereintrag automatisch nach der Anmeldung erhalten. Offen bleibt auch der Wunsch der Personalentwicklung, eine automatische Benachrichtigung zu bekommen, wenn ein Kurs voll ist oder sich jemand abmeldet. „Hier gibt es technisch aktuell keine Lösung. Es wird weiterhin so bleiben, dass wir in GRIPS nachsehen müssen.“ Über den ganz praktischen Mehrwert der Mapping-Workshops freut sich die Referentin für Personalentwicklung bereits jetzt: „Wir haben uns in den Workshops als Team verstanden und festgestellt: Wir können voneinander lernen.“

Pilotprozess Kunstkammer

Mappings des Ausleihprozesses abgeschlossen – Umsetzung steht noch aus

Die Universität Regensburg (UR) besitzt etwa 1100 Kunstwerke, die seit den 1970er Jahren angekauft wurden, häufig von regionalen Künstler:innen. Unter diesen finden sich bekannte Namen wie Otto Baumann oder Kurt von Unruh. Die Werke – darunter Gemälde, Skulpturen oder auch Fotografien von der Kunst am Bau - schmücken Büros, Flure und Sitzungssäle der UR. Den Überblick über den Bestand der universitären Kunstkammer und den campusweiten Verleih der Werke behält Dr. Andreas Becker, Leiter des Universitätsarchivs. Ein anspruchsvolles Unterfangen, welches ein möglichst zügiger und reibungsfreier Ausleihprozess maximal unterstützen kann – und damit geradezu prädestiniert als Pilotprozess im Teilprojekt „Prozessmanagement“.

Der Ausleihprozess aus der Kunstkammer ist für Organisationsentwicklerin Martina Fischer „eine erste Erfolgsgeschichte“ auf dem Weg zur Verwaltung 4.0. „Die Workshops sind abgeschlossen und super gelaufen“, sagt Prozesscoach Dr. Andreas Becker. Er moderierte mit Unterstützung der externen Trainerin Sandra Reitbauer Ende September die Workshops, die Ist- und Soll-Prozesse mappten. Da die Ausleihe aus der Kunstkammer ein abteilungsübergreifender Prozess zwischen den Abteilungen II, IV und V ist, nahmen neben dem Prozesscoach selbst auch seine Kolleg:innen aus dem Universitätsarchiv, Michael Meier und Dana Weber, teil, außerdem Julia Weitzer, die sich an der UR um die Bestandsverwaltung kümmert, sowie Ludwig Ziegler von der Technischen Zentrale – er leitet dort die Fachgruppe Logistik.

                                                                                                    Foto: Julia Dragan

Wie leiht man nun ein Kunstwerk aus der Kunstkammer aus? So das Werk denn (noch) auszuleihen ist, gilt folgendes Prozedere, das ein sogenannter Laufzettel festhält: Der/die entleihende Beschäftigte zeigt bei der Kunstkammer seine universitäre Funktion und Dienstadresse an, gegebenenfalls mit Kenntnisnahme des/der jeweiligen Vorgesetzten über den Ausleihprozess. Im zweiten Schritt halten die Mitarbeiter:innen der Kunstkammer den Namen des Werks, seine Inventarnummer, den Ausleihwert sowie den künftigen Standort fest, darüber hinaus, ob Schäden am Objekt vorliegen, ob eventuell eine Registrierung notwendig ist und wann der Transport erfolgen soll. Ist der Transport dann erfolgt, bestätigt der/die Entleihende die ordnungsgemäße Auslieferung. Im Referat Haushaltssteuerung werden die Daten zum Kunstwerk dann aktualisiert, die Entleihenden erhalten diese Information zur Kenntnis. Anschließend wird eine Wiedervorlage für Inventur bzw. Prüfung eingerichtet. Der so mit allen Infos gespickte „Laufzettel“ geht dann zum Verbleib zurück an die Kunstkammer.

Dieser gesamte Ausleihprozess soll künftig mit und in einem digitalen Formular über die Bühne gehen, das alle Prozessbeteiligten einsehen, bearbeiten und letztlich nur „weiterklicken“ müssen. Ausgangspunkt: der persönliche RZ-Account. Eine schlanke, rein elektronische Angelegenheit mit Entlastung von bürokratischen Prozessen. Dr. Andreas Becker ist zufrieden mit „seinem“ Prozess. Es ließe sich am 1. Januar 2022 theoretisch mit einem optimierten digitalen Ausleihprozess starten. In der Praxis wird es aber wohl einige Monate länger dauern, denn „die Umsetzung stellt uns vor personelle und finanzielle Schwierigkeiten“, sagt Dr. Andreas Becker. Nach Abschluss der Mappings der Pilotprozesse muss daher priorisiert werden, welcher Prozess wann umgesetzt werden kann. Die Kunstkammer wird leider noch ein wenig warten müssen…

"Bleiben wir im Gespräch!"

Neue Perspektiven - Ein Blick von Dr. Anja Berger

Nachdem in bisherigen Einblicken vor allem der Zweck und die Ziele des Prozessmanagements im Vordergrund standen, legt Dr. Anja Berger, Leiterin der Abteilung I der Universitätsverwaltung, in ihrem Beitrag zum Prozessmanagement den Fokus auf den Prozess selbst.

Foto: Julia Dragan

„Wer Prozesse dokumentiert, kann neue Kolleg:innen wesentlich besser einarbeiten“ – diese Aussage würde vermutlich jeder, der sich selbst gerade beruflich verändert hat und mitten in der Einarbeitungsphase steckt, sofort unterschreiben. „Prozessmanagement verringert Durchlaufzeiten, vermeidet Verschwendung, Wartezeit und Mehrfacharbeit.“ Auch das, unbestreitbare Vorteile eines erfolgreichen Prozessmanagements.

All diesen positiven Zuschreibungen gemein ist, dass sie Prozessmanagement vom Ergebnis her betrachten; sie sehen es als ein Instrument zur Optimierung von Prozessen, „um am Ende einen Zuwachs an Effizienz und Effektivität zu haben.“ Das ist sicher richtig, eine solche zielorientierte Sichtweise darf aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass Prozessmanagement mehr ist als nur „Mittel zum Zweck“.

Der Prozess lohnt sich – in vielerlei Hinsicht

Sicher bedeutet die Einführung von Prozessmanagement zuerst einmal einen zusätzlichen Arbeitsaufwand. Dies gilt im Besonderen für das Mapping eines Prozesses: Schritt für Schritt einen Vorgang in seiner Gänze überhaupt erst einmal zu überblicken, zu dokumentieren und sich damit auseinander zu setzen, um diesen anschließend in einen optimierten „Soll-Zustand“ zu überführen, ist arbeitsintensiv und kostet Zeit, vor allem wenn die Methode zum ersten Mal angewendet wird und Erfahrung im Umgang fehlt.

Aber auch hier gilt: Jede Medaille hat zwei Seiten. So ist auch das Prozessmapping nicht nur aufwendig, sondern zahlt sich aus, aber nicht nur in Form eines „Benefits nach dem Input“, der „Einsatz lohnt sich nicht nur am Ende“, vielmehr ist bereits der Weg hin zu mehr Effizienz gewinnbringend:

Für das Mapping werden Arbeitsgruppen mit Ansprechpersonen aus verschiedenen Bereichen der Universität eingerichtet. Das Projekt bringt also verschiedenste Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Organisationseinheiten der Universität in Workshops zusammen und vor allem miteinander ins Gespräch: Verfahrensbeteiligte werden identifiziert, Abläufe besprochen, Verbesserungsvorschläge diskutiert und vieles mehr.

Auf diese Weise fördert Prozessmanagement, gewissermaßen beiläufig, die abteilungsübergreifende Kommunikation in der Universität. Ganz nach dem Motto „Der Weg ist das Ziel“ kann die Arbeitsphase so von ebenso großer Bedeutung sein wie das Ergebnis am Ende des Prozesses, denn es ist heute kein Geheimnis mehr, dass gute Kommunikation das Teamgefühl stärkt und damit die Basis für ein erfolgreiches Unternehmen bildet.

Kommunikation ist unser halbes Leben

Im hektischen Berufsalltag erschöpft sich die Kommunikation mit den Kolleginnen und Kollegen nicht selten in einem schnellen Telefonat oder in einer knappen E-mail und findet meist nur auf der Sachebene statt. Zoom, Microsoft Teams und andere Softwareprogramme, die in Folge der Corona-Pandemie auch Einzug in die innerbehördliche Kommunikation erhalten haben, ermöglichen immerhin ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht. Auch hier steht aber meist der schnelle Informationsaustausch im Vordergrund, das nächste Meeting steht schließlich schon an. Das soziale Miteinander bleibt so schnell auf der Strecke, insbesondere in Zeiten von Homeoffice und Remote-Work.

Ganz anders im privaten Bereich: Hier kommunizieren wir gefühlt 24 Stunden, 7 Tage die Woche, auf den unterschiedlichsten Kanälen und auf verschiedenste Art und Weise. So werden Fotos auf Facebook, Instagram oder anderen Sozialen Medien gepostet und Erlebnisse mit Freunden und der Familie über Facetime, Skype oder vergleichbare Bildtelefonie-Dienste geteilt.

Prozessmapping als interaktives Gesprächsformat

Methoden moderner Organisationsentwicklung, wie das Mapping eines Prozesses, bieten Gelegenheit, aus dem gewohnten Arbeitsalltag auszubrechen und mit Kolleginnen und Kollegen einmal in einem anderen Format und in einem anderen Kontext in Kontakt zu treten. Es ermöglicht, Abläufe miteinander zu besprechen, im gegenseitigen Austausch neue Erkenntnisse zu gewinnen sowie neue Optionen auszuloten und dabei die Dinge auch einmal aus der Perspektive der Kollegin oder des Kollegen zu betrachten.

So kann Prozessmanagement einen wertvollen Beitrag zu einer kommunikationsfreudigen, modernen und offenen Unternehmenskultur im Bereich der Verwaltung leisten. „Kann“, denn das Potential, das in einem solchen interaktiven Projekt steckt, kann sich nur dann vollumfänglich entfalten, wenn sich jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter angesprochen fühlt und aktiv einbringt. Angesichts der vielen Chancen, die das Prozessmanagement bietet, kann ich nur dazu ermutigen, diese zu ergreifen! Bleiben wir also im Gespräch!

Kunstkammer, ZiWeb, IT-Arbeitsplatz

Inge-Börge Ilg & Dr. Sandra Mühlbauer über die Pilotprozesse in Abteilung II

Drei Pilotprozesse bearbeitet aktuell Abteilung II – Allgemeine Rechts- und Stabsangelegenheiten – der Universitätsverwaltung. Prozesscoaches sind Dr. Andreas Becker, Leiter des Universitätsarchivs, bei dem der Ausleihprozess aus der Kunstkammer verortet ist; außerdem zwei Kolleg:innen der Verwaltungs-EDV, Fritz Pielmaier, der den Pilotprozess „Einrichtung des ZiWeb“ betreut und Karin Bemmerl-Wittmann, die Prozesscoach im Pilotprozess „Einrichtung eines IT-Arbeitsplatzes für neue Mitarbeiter:innen“ ist.

Inge-Börge Ilg und Dr. Sandra Mühlbauer leiten Abteilung II und begleiten die Pilotprozesse und die Prozesscoaches. Sie haben in den vergangenen Wochen mit vielen Personen dazu ausführlich telefoniert und sich über den aktuellen Stand der Prozesse sowie Probleme berichten lassen. "Ausleihe aus der Kunstkammer" ist ein abteilungsübergreifender Prozess zwischen den Abteilungen II, IV und V, der sich ein wenig verzögerte, da eine zentrale Stellenbesetzung für diesen Pilotprozess fehlte. Der Workshop für das Mapping des Ist-Prozesses ist nun mit allen Prozessbeteiligten für den 21./22. September angesetzt.

Foto: Julia Dragan/UR

Mapping-Workshops im Herbst

Der zweite Pilotprozess, der sich mit dem Zeiterfassungssystems ZiWEB befasst, liegt aktuell noch auf Eis: Entsprechend rechtlicher Vorgaben und Hinweisen des Obersten Rechnungshofs wird die Universität Regensburg auf ein anderes System umstellen. Der definitive Zeitpunkt der Umstellung, sei laut Abteilung III noch unklar, erklärt Inge-Börge Ilg: „Ob und inwieweit sich aus dem neuen System ein vergleichbarer Pilotprozess entwickelt, kann erst abschließend beurteilt werden, wenn die Funktionalitäten des neuen Programms bekannt sind und das neue Programm bei uns sicher und im vollen Umfang läuft.“

Der dritte Pilotprozess – Einrichtung eines IT-Arbeitsplatzes für neue Mitarbeiter:innen – schreite sehr gut voran. Prozesscoach Karin Bemmerl-Wittmann konnte Expert:innen aus allen Abteilungen gewinnen, so dass für den Workshop  am 8. und 9. September alles startklar ist. Gemeinsam werden die Teilnehmer:innen im Rahmen dieses Workshops den Prozess erarbeiten und mappen. Es ist zunächst die Aufnahme des Ist-Zustandes geplant, den Karin Bemmerl-Wittmann auch intensiv und weitgehend vorbereitet habe, freut sich Inge-Börge Ilg: „Dann folgt die gemeinsame Erarbeitung des zukünftigen Sollprozesses, bei dem sich alle in die Fortentwicklung und Optimierung des Prozesses einbringen können.“

Kritische Reflexion

Für die Abteilungsleitenden, sagt Inge-Börge Ilg, sei es allerdings generell nicht einfach, für die verschiedenen laufenden Pilotprozesse und den Vison-/Missionsprozess genügend Mitarbeiter:innen zu finden, die ihre Erfahrungen einbringen. Oft seien „unzählige Telefonate und Beschwörungen“ nötig, um die erforderlichen Mitarbeiter:innen zur freiwilligen Teilnahme zu motivieren und ihre Freigabe bei den jeweiligen Vorgesetzten zu erwirken, da die Aufgaben zusätzlich zum normalen Arbeitsalltag kämen „und die dienstlichen Kernaufgaben darunter natürlich nicht leiden sollen". 

Wie komplex ist es für Abteilungsleitende, sich ins Prozessmanagement einzudenken? Bei den aktuellen Pilotprozessen sei das kein Problem, meint Inge-Börge Ilg, denn sie erforderten „keine besonders vertieften Fach- oder EDV-Kenntnisse“. Anders verhalte es sich vielleicht mit eventuell komplexeren Prozessen: „Sonst könnten wir Abteilungsleitende ja ad hoc jeden beliebigen Arbeitsplatz in unserer Abteilung übernehmen“.

Wenn Prozesse verändert werden, bereitet das immer auch Schmerzen. Darauf verweist Organisationsentwicklerin Martina Fischer regelmäßig. Einen „starken Leidensdruck“ hat auch Inge-Börge Ilg festgestellt – als erkannt worden sei, dass die Pilotprozesse „unrund laufen und verbesserungswürdig sind“. Gemeinsam mit den Prozessbeteiligten nun eine Verbesserung, „im besten Fall eine Optimierung“ zu erzielen sei das „erklärte Ziel“. Was Abteilung II besonders schmerze, seien die fehlenden personellen Ressourcen: „Die Mitarbeitenden – wie auch wir als Abteilungsleiterinnen – steigen neben unserem ganz normalen Arbeitswahnsinn in das Prozessmanagement ein. Das bereitet Probleme, alles unter einen Hut zu bringen.“

Auch Führungskräfte müssen manches im gewachsenen Verwaltungsalltag erst verstehen lernen, wollen sie sich der Veränderung öffnen. „Dem Prinzip der Arbeitsteilung entsprechend“ sei sie nicht mit dem Arbeitsalltag der Kolleg:innen im Detail so vertraut, dass sie komplexere Prozesse sofort und ohne Hilfe nachvollziehen könne. „Man wird sehen, inwieweit man sich in den jeweiligen Ablauf im Detail einarbeiten muss, um ihn komplett zu erfassen.“

Inge-Börge Ilg will daher zunächst auf die Sachkunde und Erfahrung ihrer Kolleg:innen zugreifen, die aktuell in die Pilotprozesse involviert sind. Sehr oft kämen von dieser Seite ja schon „die Ansätze zur Verbesserung, die man nur nicht angeht, weil man den Aufwand scheut.“ Daher sei das Projekt Prozessmanagement an der Universitätsverwaltung jetzt ein guter Anlass, die Dinge anzupacken. Eine kritische Reflexion möglicher Veränderungen mit allen Beteiligten unter Berücksichtigung aller Vor- und Nachteile sei „vor einer Änderung von Abläufen natürlich nochmals geboten“.

Updates und Feedback

Prozesscoaches der Pilotprozesse treffen sich monatlich zum Austausch

Prozessmanagement@VerwaltungUR: Die ersten Prozessmapping-Workshops der Pilotprozesse sind angelaufen. Nach dem Mapping der Prozesse „Gefahrstoffmanagement“ und „Stellenplanmanagement“ durchleuchteten Mitarbeiter:innen der Universitätsverwaltung Mitte  Juni den Prozess des Anerkennungsverfahrens für Studienleistungen aus dem Ausland. Demnächst stehen die Pilotprozesse „Schlüsselmanagement“ und „Digitalisierung von Fortbildungsanträgen“ an. Im Juli werden zwei weitere Prozessmapping-Workshops folgen: Dann geht es um die Vergabe von Lehraufträgen und den Prozess der Erstellung englischsprachiger Transkripts für UR-Absolvent:innen.

Hilfreich für alle ist, dass die Prozesscoaches sich monatlich gegenseitig über den aktuellen Stand der Dinge im jeweiligen Prozess informieren, sich austauschen und die Kolleg:innen damit aus und mit der eigenen Perspektive unterstützen. Neben dem praktischen Mehrwert hat das regelmäßige Treffen eine wichtige Feedback-Funktion für die Projektleitung. So lässt sich sehen, wo eventuell in einem „Train-the-Trainers“ nachjustiert werden könnte, wo offene Fragen sind und wo Ungeahntes sich auftut.
Am 11. Juni gaben Mitarbeiterinnen des International Office Hinweise und Einblicke in ihren zweitägigen Prozessmapping-Workshop zum „Anerkennungsverfahren für Studienleistungen aus dem Ausland (Austausch)“, der am  9. und 10. Juni stattfand.

Dieses Pilotprojekt nimmt die Anerkennung von Studien- und Prüfungsleistungen in den Blick, die während eines studienbezogenen Auslandsaufenthalts erbracht werden. Laut DAAD (Deutscher Akademischer Austauschdienst) ist die „umfassende Anerkennung von im Ausland erworbenen Studien- und Prüfungsleistungen […] die wichtigste Voraussetzung“ dafür, dass Studierende ohne Verzögerung und zusätzlichen Kostenaufwand einen Teil ihres Studiums im Ausland absolvieren können. Vor diesem Hintergrund ist die Gestaltung eines über alle Fachbereiche hinweg möglichst einheitlichen, strukturierten und transparenten Anerkennungsverfahrens das Ziel dieses Pilotprozesses.

Foto © UR

Beteiligt waren bei diesem Pilotprozess bzw. dessen Mapping fünf Referate aus zwei Abteilungen der Verwaltung. Vertreter:innen des International Office, des Zentralen Prüfungssekretariats bzw. der Prüfungsämter, des Qualitätsmanagements, der Verwaltungs-EDV und die Studiengangskoordinatorin für die Studiengänge in der Chemie – insgesamt elf Prozessbeteiligte trafen sich zum Mapping ihres Prozesses am ersten Tag; 13 Prozessbeteiligte waren es dann am zweiten Tag, an dem zwei Kollegen der Referate für studienbezogene Rechtsangelegenheiten und der Verwaltungs-EDV hinzukamen. Das Fazit: „Alle haben das Mapping mitgetragen und sich super eingebracht. Wir haben ein gemeinsames Ziel vor Augen.“ Den anderen Prozesscoaches empfiehlt die Kollegin eine Co-Moderation, die bei der Arbeit am Whiteboard oder beim Screen-Sharing hilfreich unterstützen kann.

Interessant für die Teilnehmenden dieses Pilotprozesses im Allgemeinen, für die Prozesseigner:innen des International Office aber im Besonderen, waren die  unterschiedlichen Verfahrensweisen in den Prüfungsämtern. Dabei wurde am ersten Tag beim Mapping des Ist-Prozesses deutlich: In den einzelnen Prüfungsämtern/Fachbereichen existieren teils recht große Unterschiede im Prozessablauf. Deutlich wurde auch: Der Anerkennungsprozess beginnt schon vor Ausreise der Studierenden, trägt also einen vorgelagerten Prozess in sich. Das will berücksichtigt sein und wäre ohne das intensive zweitägige Mapping wohl nicht in dieser Klarheit zu Tage getreten.

Für den Soll-Prozess haben die Prozessbeteiligten nun einen zweiten Workshop-Termin angesetzt. Ein Hinweis, den die anderen Prozesscoaches mit Interesse hörten: Die meisten von ihnen sind aktuell noch in der Vorbereitung ihrer ersten Mapping-Workshops. Einige planen digital, andere in Präsenz; ein Coach weist darauf hin, dass er im Vorfeld Einzelgespräche mit allen Prozessbeteiligten führte, um optimal vorbereitet zu sein. Termine für die Mappings sind weitgehend vereinbart, einige eruieren aktuell, wer alles zum Workshop eingeladen werden soll. Die Prozessbeteiligten des ersten Pilotprozesses - Gefahrstoffmanagement - haben bereits zu einem regelmäßigen Modus an Treffen gefunden.

Beweglichkeit und Out-of-the-box-Denken

Prozessmapping als Chance zur Gestaltung begreifen:

Im Gespräch mit Alexander Handler und Klas Kullmann zum Pilotprojekt Gefahrstoffmanagement

Pilotprojekt der Pilotprojekte: Gefahrstoffmanagement. Nicht, weil sich am 27. April die UR-Mitglieder daran erinnerten, dass für die Forschung an der Fakultät für Chemie allerlei Explosives benötigt wird, sondern weil die gesetzlichen Vorschriften im Gefahrstoffmanagement (GSM) sich geändert haben, weil das Management und die Logistik gefährlicher Güter einen komplexen Prozess darstellt: Bestellung, Lieferung, Lagerung, Ausgabe, Transport und Entsorgung sind Schritte dieses Prozesses, an dem viele Stakeholder beteiligt sind: Unter ihnen sind die bestellenden Lehrstühle oder Arbeitsgruppen, die Mitarbeiter:innen des Einkaufs, die Gefahrstoffbeauftragten, die Mitarbeiter:innen von Warenannahme und Chemikalienausgabe, die Referate, die für Arbeitsschutz oder Entsorgung zuständig sind. In der Verwaltung der Universität arbeiten damit zwei Abteilungen beim Gefahrstoffmanagement eng zusammen: Abteilung IV (Haushalt - Wirtschaft - Einkauf) und Abteilung V, die Technische Zentrale. Ihre jeweiligen Leiter sind Klas Kullmann und Alexander Handler, die den GSM-Prozess gemeinsam mit ihren Teams und insbesondere den direkt am GSM-Prozess Beteiligten im Rahmen des Projektes „Prozessmanagement an der Universitätsverwaltung“ nun in ersten Workshops im April und Mai unter die Lupe genommen haben.

Foto: Julia Dragan

Mit welchen Zielen? Den realen Status quo analysieren und in einen ideal(er)en Prozess der Zukunft zu überführen; Schnittstellen und Verantwortlichkeiten aufzeigen; vorhandene und benötigte Ressourcen abzugleichen. Denn: Chemikalien müssen systematisch gemanagt werden, können zu keinem Zeitpunkt dem Zufall überlassen bleiben. Auf dem Weg zu einem idealeren Management hält Alexander Handler das Prozessmapping für „wunderbar geeignet, eine strukturierte Plattform zu generieren, um Schwierigkeiten in der täglichen Kommunikation zu beheben“. Denn: Oft würden Schnittstellen und Verantwortlichkeiten nicht bewusst wahrgenommen, manchmal seien sie auch unbekannt. Es gelte, sich daran zu erinnern, dass es mit dem Ausführen der eigenen Arbeit nicht getan sei. Man müsse sich daran erinnern, „jemand anderer muss an der Stelle weiterarbeiten“. Diese Prozesse darzustellen und sie offen zu diskutieren, etwa, wo es informationstechnisch „schwarze Stellen“ gebe, wo Informationsübergaben an bestimmten Schritten nicht funktionierten – all das könne in Workshops aufgegriffen werden. Alexander Handler hat ingenieurwissenschaftlichen Background und kommt aus der Wirtschaft, kennt viele Knackpunkte aus früherem Umfeld, baut auf den Aha-Effekt: Manchmal sei da der „Blitz“ und mache klar, dass es an bestimmten Stellen ein dringend zu lösendes Problem gebe. Der große Vorteil: „Auf diesen Erkenntnissen basierend lassen sich strukturiere Vorgehensweisen entwickeln“.

Eingefahrene Wege verlassen

Das Prozessmapping hilft aufzuzeigen, wie alles läuft, wie die Dinge vollzogen werden. An dieser Stelle müssen für die Zieldefinition die Soll-Prozesse formuliert werden, sagt Klas Kullmann: „Wir müssen weg vom ‚Es war schon immer so‘ und ‚Es ist so gewachsen‘. Wir müssen fragen: ‚Wie soll es sein?‘“ Das GSM-Prozessmapping habe nicht zuletzt die immense Komplexität des Themas aufgezeigt. Bereiche, die man anfangs nicht auf dem Schirm hatte, seien „aufgeploppt“ und machten den weiteren Austausch in Unterarbeitsgruppen notwendig. An dieser Stelle sind die Pilotprojektleitenden gefragt: „Nachfragen – woran hat es gehakt?“ empfiehlt Alexander Handler: „Es gilt alle zu motivieren sich zu äußern, alle aus der Komfortecke herauszuholen.“ Aber wie? Es lasse sich damit locken, die Chance zu haben, out of the box zu denken, eingefahrene Wege zu verlassen, mal etwas anderes zu versuchen. Ein Prozesscoach sollte auch langjährige Mitarbeiter:innen animieren, sich einzubringen, neue Herangehensweisen und Sichtweisen zulassen. Wertschätzung, auch hier sind sich die beiden Abteilungsleiter einig, sei grundsätzlich, aber auch im Prozessmapping ein ausschlaggebendes Moment. Dynamik in den Arbeitsprozessen sei neu zu beleben, zeitliche Verzögerung dann an manchen anderen Stellen auch in Kauf zu nehmen. Aber Veränderungsbereitschaft, zu leben und zu ermöglichen, betrachten beide als große Chance: zu implementieren, konsequenterweise aber auch einzufordern.

Außenperspektiven einholen

Was empfehlen Alexander Handler und Klas Kullmann ihren Kolleg:innen, die gerade ihre ersten Workshops vorbereiten? Geistige Beweglichkeit, die sie auch bei ihren jeweiligen Führungskräften erwarten dürfen. Was ist eine Überlegung wert, wenn Pilotprojektleitende zum ersten Workshop zusammentrommeln? Man sollte als Prozesscoach den Ist-Zustand des Prozesses gut kennen. Klas Kullmann rät, bei sich und anderen nachzufragen, „was einem im Prozess Schmerzen bereitet“. Oft sei zudem eine Außenperspektive hilfreich. Alexander Handler rät, sich zu überlegen, ob man vielleicht auch Prozessfremde „hereinholt, die mir den Prozess von außen spiegeln. Ich muss mir überlegen, wer ist Nutzer:in des Prozesses?“ Vielleicht lässt sich eine Wissenschaftlerin, ein Forscher dazu laden, der die Perspektive der Kund:in einnimmt. Vielleicht macht es auch Sinn, im einen oder anderen Workshop eine externe inhaltlich völlig unbeteiligte Person zu hören, die Querfragen stellt. Solche Möglichkeiten müssen nicht beim ersten Workshop ausgeschöpft werden, können auch später realisiert werden. Beim GSM-Prozess hat man nämlich auch festgestellt: Manches kann sich erst im Gespräch ergeben, eben auch, welche zusätzlichen Perspektiven man noch braucht. Plötzlich tauchen dann auch Fragen auf – etwa, wer überhaupt alles explosive oder gar sprengstoffgeeignete Chemikalien nutze. Nicht immer hat man als Prozesscoach von Anfang an einen Überblick über alle Prozessbeteiligten.Foto: Julia Dragan

Wertschätzung

Ganz wichtig sei, an allen Stellen zu hinterfragen, sich auseinanderzusetzen mit dem, was die Einzelnen tun, den jeweiligen Wert erkennen. Das Prozessmapping helfe, Fehlerquellen recht schnell abzuschalten. Klas Kullmann ist sicher: „Wir haben ein Benefit nach dem ganzen Input, den wir liefern müssen, wir nehmen uns die Zeit, kämpfen uns durch, um am Ende einen Zuwachs an Effizienz und Effektivität zu haben und wirtschaftliche Vorteile zu generieren.“ Transparenz zu schaffen, nach außen zu kommunizieren, das schaffe auch ein besseres Gesamtbild der Verwaltung nach außen. Zudem sind beide Abteilungsleiter einig: Wer Prozesse dokumentiert habe, könne neue Kolleg:innen wesentlich besser einarbeiten. Wer im Workshop zuhört und partizipieren lässt, wer auf den „Erfolgsfaktor Mensch“ setzt, wie Kullmann es nennt, bekommt auch Antworten auf die Fragen, wo der Prozess startet, wo er endet, wer beteiligt ist, und nicht zuletzt, wie man die eigenen Ziele definieren und formulieren muss, um sie SMART zu machen: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.

Und wenn es im Workshop mal harzt, wenn die Dinge ins Stocken geraten? Der Rat von Alexander Handler und Klas Kullmann ist: Sich selbst und alle daran erinnern, dass man aufhören muss, ständig von Risiken zu sprechen und immer wieder „den alten Stiefel zu machen“: Es gibt Platz für Gestaltung, nicht nur für Abteilungsleitende, auch für Sachbearbeiter:innen. Tatsächlich für alle, die gestalten wollen.

Mehr Transparenz, mehr Effizienz

Prozessmanagement an der UR im Projekt Verwaltung 4.0

Arbeitswelt und Arbeitsalltag haben sich im Kontext der Digitalisierung in den vergangenen Jahren verändert. Seit März 2020 zeigt COVID-19 auf, wo nicht zuletzt im Bildungsbereich Aufholbedarf besteht. Dies gilt für Lehre und Studium ebenso wie für alle Bereiche, die die Wissenschaft möglichst nachhaltig stützen sollen, etwa die Verwaltung. „Um Prozesse möglichst schnell und unabhängig von Ort und Zeit erledigen zu können, benötigen wir gut laufende, schnelle, digitale Prozesse“, sagt Dr. Christian Blomeyer. Dabei verweist der Kanzler der Universität Regensburg auf den im letzten Wintersemester verabschiedeten Universitätsentwicklungsplan 2025, der zwei zentrale Momente vorgibt: Die Etablierung eines Prozessmanagements mit nachvollziehbaren und transparenten Prozessbeschreibungen zum einen, die Erhöhung des Angebots an zeit- und ortsunabhängigen Dienstleistungen für alle Angehörigen der Universität, insbesondere ihre wissenschaftlichen Mitglieder und Studierende ebenso wie wissenschaftsstützende Beschäftigte, in allen Bereichen. Das Projekt „Verwaltung 4.0“ setzt hier an.

Foto: Julia Dragan

„Wir selbst haben neue Erwartungen an unsere Arbeitsbedingungen. Prozessmanagement und die Digitalisierung beschleunigen Prozesse, indem sie diese unter anderem vereinfachen, standardisieren und automatisieren“, sagt Christian Blomeyer. Bleiben soll den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im wissenschaftsstützenden Bereich damit mehr Zeit für Beratung und konzeptionelle Arbeit. Spannend dabei - digital ablaufende Prozesse eröffnen neue Möglichkeiten hinsichtlich des Arbeitsortes. Es muss nicht immer nur der Büro-Schreibtisch sein. Tatsächlich haben viele UR-Beschäftigte mobiles Arbeiten seit einem Jahr sehr zu schätzen gelernt, gewissermaßen als positiven Nebeneffekt der Kontaktbeschränkungen am Arbeitsplatz. Aber die Arbeit im oftmals improvisierten Homeoffice mit Kind und Kegel haben den einzelnen ebenso wie Unternehmen und Organisationen auch aufgezeigt, wo digitale Prozesse angepasst oder überarbeitet werden müssen, um Arbeitsleistung unabhängig von Zeit und Ort zu machen, oder wo sie ihre Grenzen haben.

Neue Arbeitswelten

„Verwaltung 4.0“ blickt auf die neuen Arbeitswelten und will unter anderem die Möglichkeit mobilen Arbeitens verstetigen. Aber die Optimierung von Geschäftsprozessen bietet noch viel mehr: „Wir bewahren Wissen in definierten Prozessen“, sagt Martina Fischer, UR-Referentin für Organisationsentwicklung, „das Wissen bleibt im Prozess erhalten, auch wenn wertvolle Mitarbeitende in den Ruhestand gehen.“ Neben Wissensbewahrung und Wissensdokumentation bietet Prozessmanagement weitere Vorteile: Es verringert Durchlaufzeiten, vermeidet Verschwendung, Wartezeit und Mehrfacharbeit, potenzielle Engpässe sind eher zu sehen. Schließlich: „Wir schaffen mehr Transparenz und gemeinsames Verständnis“, ist Martina Fischer sicher.

Seit Oktober hat die Organisationentwicklerin in vielen Gesprächen die für Prozessmanagement unerlässlichen Antworten auf die W-Fragen eruiert: „Wer macht was, wann, wie und womit?“ Im Verlauf der kommenden Monate geht es in medias res: Alle Führungskräfte der zentralen Universitätsverwaltung werden geschult, noch im April werden sogenannte Projektcoaches für ca. 10 Pilotprozesse ausgebildet. „Anschließend werden wir in Workshops die Pilotprozesse bearbeiten, um sie zu verbessern. Die Workshops laufen bis in den Oktober. Gleichzeitig wird eine Arbeitsgruppe ins Leben gerufen, die Vorschläge für die Digitalisierung der Pilotprozesse macht.“

Rollout zum Jahreswechsel

Dr. Christian Blomeyer geht davon aus, dass das Prozessmanagement auf alle Bereiche der Universitätsverwaltung im Winter 2021/22 „ausgerollt“ werden kann. Dann sind alle Mitarbeitenden der Verwaltung involviert. Er will für die einzelnen „weniger Arbeitsbelastung, mehr Wissensmanagement und eindeutige Verantwortlichkeiten“ erzielen: „Das verschafft uns Freiräume bei der Einteilung unserer Arbeit.“ Bis dahin allerdings, sagt der Kanzler, sei ihm bewusst, „dass die Einführung von Prozessmanagement erst einmal zusätzlichen Arbeitseinsatz von allen erfordert, zusätzlich zum normalen Arbeitspensum.“ Dass sich dieser Einsatz am Ende für alle lohnen wird, dessen ist er sicher: „Wir wollen alle, die an der UR studieren, forschen und arbeiten, optimal und effizient unterstützen.“

Das auf Wunsch der Beschäftigten zunehmend aktive betriebliche Gesundheitsmanagement unterstützt bei der Realisierung des Vorhabens umfassend; die Fäden laufen hier bei der Leiterin der Personalentwicklung, Manuela Zachmayer, zusammen. Individuelles Coaching, Workshops zu Feedback oder Konfliktmanagement, digitale Fitnessangebote sind nur einige der zwischenzeitlich mit großem Erfolg und viel Zuspruch eingeführten Möglichkeiten, die wissenschaftsstützende Beschäftigte nutzen können.

Im Sinne der Transparenz der anstehenden Veränderungen setzt das Team des Kanzlerbüros auf verschiedene Medien: Neben dem Newsletter der Personalentwicklung und für alle an der Universität Beschäftigten zugänglichen Webseiten zum neuen Prozessmanagement und zur Organisationsentwicklung in der Universitätsverwaltung wird demnächst ein regelmäßiger Podcast mit Protagonist:innen und Beteiligten des Projektes „Prozessmanagement“ online gehen: Der Prozesscast!

ANSPRECHPARTNER:IN FÜR MEDIEN

Dr. Christian Blomeyer
Kanzler der Universität Regensburg
Telefon: +49 941 943-2309
E-Mail: christian.blomeyer@ur.de

Martina Fischer
Referentin für Organisationsentwicklung
Universität Regensburg
Telefon: +49 941 943-7414
E-Mail: martina.fischer@ur.de