Verwaltung 4.0

Zeitgemäßes Verwaltungshandeln muss auf Transparenz, Beteiligung, Zusammenarbeit basieren. Es benötigt intelligente Vernetzung und verantwortungsvolles Management, zügiges Entscheiden und eine IT-Architektur, die maximale technische Möglichkeiten mit optimalen Nutzungschancen vereint.

Vor diesem Hintergrund entstand auch der Begriff der Verwaltung 4.0, der in Veränderungsprozessen von Wirtschaft und Industrie wurzelt und seinen Weg in den öffentlichen Sektor und die öffentliche Verwaltung fand. Die 2015 publizierte Häfler Definition reflektiert das Verständnis des Begriffs in Forschung und Lehre.

An der Universität Regensburg, die ihren Vorlesungsbetrieb im Wintersemester 1967/68 aufnahm, ist es gewissermaßen eine historische Vier-Phasen-Abfolge, die die Entwicklung der Universitätsverwaltung spiegelt: Ihren Aufbau in den Jahren 1965 bis 1980, eine zweite Phase von 1980 bis 2006, die sich mit den Stichworten Konsolidierung und Rezession beschreiben lässt. Letztere war geprägt durch die staatlichen Einsparungsvorgaben insbesondere in der Zeit von 1995 bis 2006. Eine dritte Phase folgte in den Jahren von 2007 bis 2022, die vom Ausbau der Universität ebenso wie der Universitätsverwaltung geprägt war und ist.

Mit Verwaltung 4.0 wollen wir ab 2023 in Phase vier eintreten, in der die Stichworte Konsolidierung und Prosperität die prägenden Elemente bilden. Das Programm wird die Universität Regensburg die nächsten fünf Jahre begleiten.

Arbeitsplatz der Zukunft

Die Anforderungen an Arbeitsumgebungen haben sich in den letzten Jahren und Jahrzehnten – nicht nur aufgrund der Pandemie - sehr verändert. Die IT der Universitätsverwaltung arbeitet an Arbeitsumgebungslösungen wie virtuellen Desktops bzw. anderen virtuellen Anwendungen. Wir werden in einem Pilotprojekt betrachten, welche Arbeitsumgebung Arbeiten in der heutigen, immer mehr digitalisierten Welt, unterstützt (neue Arbeitswelten). Auch mobiles Arbeiten wird zunehmen, und es wird Arbeit unabhängig von Zeit und Ort flexibilisieren.

Digitalisierung

Die Geschwindigkeit, mit der die Digitalisierung voranschreitet, hat sich im Kontext der Corona-Pandemie noch einmal verstärkt. Wer jetzt nicht kontinuierlich dazulernt und sich wandelt, verliert irgendwann den Anschluss. Bei der aktuellen Digitalisierungsgeschwindigkeit wird es immer schwieriger, Versäumtes nachzulernen. Im Gegenzug eröffnet die Digitalisierung viele Chancen, die wir ergreifen sollten. Auch unsere Arbeit ist digital geworden. Wir kommunizieren mittlerweile routiniert über Zoom und Co. Das darf noch mehr werden, und wir werden solche Tools täglich nutzen. Digitale Lotsen in jeder Abteilung der Universitätsverwaltung sollen dabei helfen, die Digitalisierung zu meistern. Das Ziel: ein komplett papierloses Büro.

Prozesse und Tools

Im Rahmen des Projektes Prozessmanagement werden nach und nach Prozesseigner/-innen ihre Prozesse beschreiben und schlank gestalten. Sind die Prozesse (bereits) schlank, wird erwogen, was und wie digitalisiert werden kann. Die so standardisierten und regelbasierten Prozesse werden nach Möglichkeit so umgesetzt, dass sie automatisiert ausgeführt werden. Etwaige Freiräume sollen für verstärkte individuelle Beratung genutzt werden. Weiterhin soll das Intranet erweitert und mit Inhalten gefüllt werden und als Fernziel die Microsoft-Toolumgebung Microsoft 365 eingeführt werden.  

Führungskräfteprogramme

Die Anforderungen an Führungskräfte sind höher denn je: Die Digitalisierung und die damit einhergehende Flexibilisierung der Arbeit sowie die zunehmende Komplexität verlangt ein anderes Führungsverhalten als noch vor fünf bis zehn Jahren. Die zunehmende Spezialisierung führt dazu, dass Führungskräfte nicht mehr in allen Arbeitsgebieten ihrer Mitarbeitenden tief involviert sind. Führungskräfte wandeln sich daher zum Coach ihrer Mitarbeitenden und zum Mittelpunkt ihres Arbeitsbereiches, um den Teamgeist aufrecht zu erhalten.

Umso wichtiger ist es, die Führungskompetenzen kontinuierlich zu trainieren, um Veränderungen meistern zu können und Mitarbeitende sicher durch Veränderungsprojekte führen zu können. Dafür – aber auch für den Austausch der Führungskräfte untereinander – werden zielgerichtete und themenspezifische Angebote etabliert. Die Führungskräfte sind aktiv in die Konzeption und Umsetzung von Programmen eingebunden.

Vision / Mission

Gemeinsam erarbeiteten wir Vision, Mission und Werte.