Verwaltungsinterne Benutzung des Universitätsarchivs

Bitte auch immer die Kanzlerrundschreiben zu den Verwaltungsabläufen beachten!

Aufgaben des Archivs

Aufgabe des Archivs ist es, die bei der Verwaltung für den laufenden Dienstbetrieb entbehrlichen, jedoch archivwürdigen Unterlagen zu archivieren.

Nach § 3 der Archivordnung vom 8. Juli 2004 haben alle Einrichtungen der Universität die Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen. Es besteht also eine Abgabepflicht.

Anzubieten sind auch personenbezogene Daten und Unterlagen, die unter besonderem gesetzlichen Geheimnisschutz stehen. Aktenabgaben an das Universitätsarchiv sind regelmäßig durchzuführen.

Da das Universitätsarchiv ein strukturiertes Gedächtnis der Universität Regensburg bildet und keine Altablage für nicht mehr benötigte Unterlagen darstellt, werden die Aktenabgaben bewertet. Dabei entscheidet das Universitätsarchiv auf Basis des bayerischen Archivgesetzes und des Bundesarchivgesetzes u.a. über den historischen Wert der Unterlagen. Dabei wird ein hoher Prozentsatz der Unterlagen ausgesondert und vernichtet (Kassation).

Abgabe an das Universitätsarchiv

Wenn die Unterlagen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen überschritten haben, wenden Sie sich bitte schriftlich an den Leiter des Universitätsarchivs. Bitte erstellen Sie eine Abgabeliste, gerne in elektronischer Form, etwa als Excel- oder Worddatei. Ohne Abgabeliste behält sich das Archiv vor, eine Abgabe zu verweigern.

Die Abgabeliste sollte enthalten: Abgebende Stelle, Umfang der Abgabe, Laufzeit der Unterlagen.

Im Falle von Prüfungsunterlagen (z.B. Promotionen, Habilitationen, Diplom, Magister, Master/Bachelor) geben Sie bitte zusätzlich alle Einzelfälle an: Name, Vorname, Geburtsdatum, Abschlussdatum, Abschlussart. Analoges gilt für Personalakten.

Bitte erheben Sie hierzu den Umfang der abzugebenden Unterlagen (z.B. Anzahl der Ordner).

Einsichtnahme in Unterlagen

Jede abgebende Stelle kann in die von ihr abgebenen Unterlagen jederzeit während des Dienstzeiten einsehen. Dies geschieht im Regelfall im Lesesaal des Archivs.

Alle übrigen, also nicht selbst abgegebenen Bestände können erst nach Ablauf der Schutzfristen des Archivgesetzes oder durch einen Antrag auf Schutzfristenverkürzung eingesehen werden.