Schriftgutverwaltung - Universität Regensburg

Glossar

In folgender Auflistung finden Sie die wichtigsten Definitionen zu Records Management:

Akte	Akten werden zu einzelnen Sachthemen gebildet und bilden einen übergeordneten sach- und organisationsbezogenen Rahmen für die Bearbeitung des Schriftguts. Akten beinhalten sämtliche Vorgänge (einschließlich aller Dokumente), die zum Nachweis des Verwaltungshandeln benötigt werden und verstehen sich auch bei elektronischer Speicherung und Verwaltung von Schriftgut als primäres, benutzerunabhängiges und sachsystematisches Ordnungskriterium.
Aktenbildung	Die Aktenbildung beschreibt die Art und Weise der Zusammenfassung von Dokumenten zu Akten und Vorgängen. Sie erfolgt entweder nach inhaltlichen (sachlichen) oder formalen Kriterien.
Aktenmäßigkeit	Das Prinzip der Aktenmäßigkeit besagt u.a., dass alle entscheidungsrelevanten Unterlagen und Bearbeitungsschritte eines Geschäftsvorfalls in der Akte zu führen und für Dritte nachvollziehbar zu dokumentieren sind. Daraus folgt, dass nicht sämtliches anfallendes Schriftgut zu verakten ist, sondern in jedem Einzelfall über die Aktenrelevanz des Schriftguts zu entscheiden ist.
Aktenplan	Der Aktenplan stellt das zentrale Ordnungsmittel für die Schriftgutverwaltung einer Behörde dar und bildet die Grundlage der Vorgangs- und Aktenbildung. Das anfallende Schriftgut wird einfach und nachvollziehbar zu Vorgängen zusammengefasst und einer Betreffseinheit zugeordnet. Der Aktenplan weist keine einzelnen Akten nach, sondern bildet den Ordnungsrahmen zur Ablage von Akten.
Aktenrelevanz	Aktenrelevanz bezeichnet die Eigenschaft von Dokumenten sowie der zugehörigen Bearbeitungsschritte, dem späteren Nachweis der Vollständigkeit sowie der Dokumentation behördlicher Entscheidungsprozesse und der Transparenz des Verwaltungshandelns zu dienen und aus diesen Gründen einer Akte bzw. einem Vorgang zugeordnet und darin aufbewahrt zu werden.
Aktenvermerk	Der Aktenvermerk ist die schriftliche (papiergebundene oder elektronische) Zusammenfassung von Informationen über Ereignisse, Gespräche oder über den Stand einer Sache, soweit sie für den weiteren Verlauf einer Entscheidungsfindung wichtig sein können. Der Aktenvermerk wird über das Aktenzeichen auf die bearbeitete Sache bezogen und dauerhaft mit ihr verknüpft. Er hat den Zweck der Ergänzung der Kenntnisse über eine Sache.
Aktenverzeichnis	In einem Aktenverzeichnis werden alle angelegten Akten einer Behörde nachgewiesen.
Archivierung	Dauerhafte Aufbewahrung / Langzeitspeicherung der archivwürdigen Akten durch das Universitätsarchiv.
Archivwürdigkeit	Unter Archivwürdigkeit versteht man den bleibenden Wert für die Erforschung oder das Verständnis der Geschichte. Sie dient zudem der Sicherung der Belange der Bürger und der Informationsbereitstellung für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtssprechung. Die Entscheidung über die Archivwürdigkeit obliegt ausschließlich dem Universitätsarchiv.
Audit Trail	Protokollierung und Dokumentation der Interaktion mit Aufzeichnungen (Records). Audit Trails dienen auch dazu, unerlaubten Zugriff, Änderungen und Löschungen an Records nachvollziehen zu können.
Aufbewahrungsfrist	Die Aufbewahrungsfrist beschreibt den Zeitraum, in der Schriftgut noch für einen Bearbeitungsrückgriff bereitzuhalten ist. Sie beginnt i.d.R., wenn eine Akte geschlossen worden ist. Das Universitätsarchiv aktualisiert zur Hilfestellung jährlich einen eigenen Fristenkatalog.
Aussonderung	Akten, die im laufenden Dienstbetrieb nicht mehr benötigt werden, sind dem Universitätsarchiv spätestens nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen in Folge der Aussonderung anzubieten.
Beiakte	Beiakten, auch Nebenakten genannt, werden gebildet, wenn zu einem Vorgang umfangreiche Materialsammlungen entstehen, die die Hauptakte unübersichtlich machen würden, z.B. Kopien von Gesetzen, Angebotskataloge, Werbematerial. Sie können allerdings auch aus großformatigen, sperrigen Gegenständen bestehen. Die Stelle, an der Beiakten verwahrt werden, ist in der zugehörigen Hauptakte zu dokumentieren.
Bewertung	Die von der schriftgutbildenden Stelle ausgesonderten und angebotenen Akten werden durch das Universitätsarchiv hinsichtlich ihrer Archivwürdigkeit bewertet.
Dokument	Dokumente sind einzelne Schriftstücke, die im Zuge der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls entstehen. Sie dienen der Nachvollziehbarkeit und belegen den Geschäftsprozess. Dokumente bilden die Grundeinheit zur Speicherung von Primärinformationen und sind die kleinste logische Einheit eines Vorgangs. Beispiele: Brief, Vertrag, E-Mail, Excel-Tabelle, Bild-Datei, etc.
Eingang	Bezeichnet ein von "außen" erhaltenes Schreiben, egal ob als Brief, als Fax, als E-Mail oder als (ausgefüllter) Vordruck.
Entwurf	Ein Entwurf enthält den vollständigen Text des ausgehenden Schreibens, eine Verfügungsleiste und ggf. weitere Vermerke, z.B. wann und mit welchen Anlagen dieses Schreiben das Haus verlassen hat. Ein Entwurfsschreiben ist entsprechend zu kennzeichnen.
Fallakte	Fallakten sind im Unterschied zur Sachakte verfahrensgleiche, einheitlich aufgebaute Akten, die sich häufig nur an einem formalen Merkmal unterschieden, beispielsweise den Anfangsbuchstaben des Familiennamens der Antragsteller. Sie sind typisch für strukturierte Massenverfahren, z.B. Immatrikulationen und Bewerbungen.
Geschäftsgang	Bestimmten Vorschriften und Regelungen unterliegender Ablauf der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen innerhalb der Verwaltung. Ziel eines einheitlich geregelten Geschäftsgangs ist die Nachvollziehbarkeit von Stand und Entwicklung der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen. Zu seinem Verlauf gehören in der Regel Eingang, Registrierung, Vergabe eines Aktenzeichens, Bearbeitung, Ausgang und Ablage.
Geschäftsprozess	Inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Folge von Aktivitäten, die zur Bearbeitung einer Aufgabe notwendig sind. Es wird hierbei zwischen teilstrukturierten Prozessen und strukturierten Prozessen unterschieden.
Handakte	Handakten sind keine Akten im Sinne des Aktenplans und dienen als Arbeitshilfe zum persönlichen Gebrauch der Sachbearbeitenden. Alle Originaldokumente müssen Eingang in die offizielle Akte finden, da die Handakte ausschließlich Kopien enthalten darf. Handakten sind als solche kenntlich zu machen und dürfen nicht vom Arbeitsplatz entfernt werden.
Hauptakte	Hauptakten dienen der Bearbeitung von Vorgängen und bilden Entscheidungsprozesse ab. Sie bilden die Basisakte, aus der die anderen Sachaktenarten gebildet werden können und dokumentieren in der Regel und im Gegensatz zu Einzelfallakten Vorgänge von allgemeiner und grundsätzlicher Bedeutung.
Prozessmanagement	Prozessmanagement dient der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Steuerung, Implementierung und Optimierung von Arbeitsabläufen und ist daher im Arbeitsalltag unverzichtbar.
Records	Unter Records sind alle geschäftsrelevanten Informationen, welche bei der Erfüllung von Aufgaben erstellt oder empfangen werden, zu verstehen. Dies gilt unabhängig vom Informationsträger. Zu einem Record gehören auch alle weiteren Daten, z.B. Eingangsdatum oder Historisierungsdaten, die für das Verständnis der Informationen und deren Nutzung notwendig sind.
Sachakte	Eine Sachakte ist eine Akte, die nach sachlichen oder inhaltlichen Kriterien aufgebaut ist und im Unterschied zur Fallakte alle Vorgänge sowie Dokumente nach einem sachlichen Merkmal gliedert, beispielsweise eine Akte zu einem Bauprojekt. Die Sachakte ist typisch für teilstrukturierte Prozesse.
Schreiben, externes	Bezeichnet ein nach außen gehendes Schreiben, dessen Original der Empfänger in Händen halten wird und dessen Entwurf bei den Akten der Dienststelle verbleibt.
Schreiben, internes	Ein internes Schreiben ist ein Schreiben zwischen Organisationseinheiten der Universität Regensburg.
Verfügung	Dienen als Weisung primär der Steuerung des Prozesses und halten Bewegungsverläufe schriftlich fest, z.B. „Wvl.” (Wiedervorlage), „z.A.” (zum Akt).
Vermerk	Dokumentieren Geschehenes und spiegeln den Status einer Sache wieder, z.B. „z.K.” (zur Kenntnis), „Erl.” (Erledigt).
Vorgang	Ein Vorgang ist eine Zusammenstellung von Dokumenten, die bis zum Abschluss eines Geschäftsprozess anfallen. So gehören beispielsweise die verschiedenen Aufzeichnungen, die im Zusammenhang einer Stellenausschreibung erstellt werden, zusammen zu einem Vorgang. Ein Vorgang wird mit sachlich vergleichbaren Vorgängen zu einer Akte zusammengeführt.