Einblicke

Die fünfte "Stunde der Werte" mit Kanzler Blomeyer blickt auf bisherige Entwicklung und Herausforderungen des dienstlichen Selbstverständnisses in der Universitätsverwaltung

11. August 2023

Wo steht die Universitätsverwaltung hinsichtlich ihrer selbstgewählten Werte, die das Zusammenwirken im dienstlichen Alltag prägen sollen? In einem mehrstufigen Prozess hatten die Mitarbeitenden aus Verwaltung und wissenschaftsstützendem Bereich sich für Serviceorientierung, Kompetenz, Flexibilität, Wertschätzung und Zusammenarbeit als zentrale Säulen ihres Selbstverständnisses entschieden. Am 4. Juli 2023 fand die fünfte „Stunde der Werte“ im Audimax der Universität Regensburg (UR) statt – ein Format mit Kanzler Dr. Christian Blomeyer, 2022 gemeinsam mit Organisations- und Personalentwicklung der UR ins Leben gerufen.  Was hat funktioniert „in Sachen Werte“? Was nicht?

Kanzler Dr. Christian Blomeyer. Fotos: Tanja Wagensohn/UR

Organisationsentwicklerin Martina Fischer, die die Stunde der Werte moderierte, lud zu Beginn, zum Aufwärmen, auf „Kaffee oder Tee“ ein. Farbige Karten, spontane Entscheidungen: „Wie leben wir die Werte in der Verwaltung – unheimlich gut? Oder unheimlich schlecht?“ Sowohl als auch. „Arbeiten Sie lieber zu Hause oder im Büro?“ Die Antwort ist fifty-fifty. „Erleben Sie Serviceorientierung an der UR? Oder nicht?“ Die Mehrheit erlebt sie. „Flexibilität ist für uns ein Must-Have oder ein Never-Ever-Have?“ Hier sind die Dinge klar: Alle Karten sind gelb, ein „Must-Have“. Zum Schluss ein Augenzwinkern: „Im Rahmen unseres Selbstverständnisses gilt es, die Werte zu leben oder zu überleben?“ Und: „Veränderung bitte in Maßen oder massenhaft? Die Mehrheit lebt sie, plädiert aber für Veränderung in Maßen.

Das Leben der Werte gestaltet sich als Herausforderung - Workshop und offene Diskussion

Februar 2023

„Wir haben festgestellt, dass das Leben der Werte eine Herausforderung ist“, sagte Kanzler Dr. Christian Blomeyer: „Oft beansprucht man einen Wert für sich, ohne sich daran zu erinnern, dass man die Dinge auch selbst leben muss.“  Gerade die vielfach eingeforderte Wertschätzung gelte es auch selbst auszudrücken, beispielsweise auch im Verhältnis von Mitarbeitenden gegenüber Führungskräften, die oft unterschiedlichste Probleme lösen müssen. Dies sei für niemanden einfach: „Da müssen wir uns alle ein wenig an der eigenen Nase fassen. Das geht mir auch so. Jeder versucht, seinen Job gut zu machen.“ Und allen, die Feedback geben möchten, gelte es, dieses auch zu ermöglichen: Daher gab es im Frühjahr die zweite Werteumfrage in der Universitätsverwaltung.

„Wir nehmen Ihr Feedback ernst“, betonte Martina Fischer. 176 Personen nahmen teil, antworteten auf einen Fragenkatalog, der um drei Kernthemen kreiste: „Kennen Sie die Werte? Leben Sie sie? Was brauchen Sie, um sie mehr zu leben?“ Zwischenzeitlich flossen in der Umfrage geäußerte Vorschläge in Feedbackrunden mit den Abteilungen. Dort diskutierte man, wie sich die Anregungen der Befragten umsetzen lassen. Nachlesen lässt sich das in der für alle zugänglichen Zusammenfassung der Umfrage.

Martina Fischer (l.), Organisationsentwicklung, moderierte.

Für Kanzler Dr. Blomeyer spiegelt die Umfrage „die gegenwärtige Situation, wie ich sie auch erlebe. Die Umfrage hat gezeigt, woran wir arbeiten müssen, und ich danke Ihnen dafür, dass Sie offen und ehrlich geantwortet haben“. Den Finger in die zu Wunde legen sei „eine gute Grundlage zum Weiterarbeiten“. Eine der Rückmeldungen aus der Umfrage, so Blomeyer, sei gewesen, weniger Stunden der Werte abzuhalten. „Das können wir uns erst leisten, wenn wir die Werte leben“, resümierte der Kanzler, „aber bis dahin wird es Stunden der Werte geben. Es geht ums Umdenken, um ein Sich-Bewusstmachen“.

Austausch: Mitarbeitende der Universitätsverwaltung bei der Stunde der Werte.

Dies zeigte auch die offene Diskussion. Es gebe bei den Kollegen und Kolleginnen unheimlich viel Kompetenz, ist aus dem Auditorium zu hören: „Ich erlebe Flexibilität, Serviceorientierung. Zugleich ist es das, woran wir am dringendsten arbeiten müssen. Weil wir immer flexibler werden müssen, weil wir Wertschätzung noch deutlicher zum Vorschein bringen müssen. Wir brauchen dafür Vorbilder und Gelegenheiten, sie zu zeigen. Das sind die Dinge, an denen wir uns messen lassen müssen.“

Eine Veranstaltungsteilnehmerin gab zu bedenken, „dass wir Werte bereits leben, aber das Niveau könnte höher sein. Wir sollten es uns auf dem aktuellen Stand nicht zu gemütlich machen“, man brauche weiterhin immer wieder kleine Erinnerungen. Für entsprechende kontinuierliche Veranstaltungen plädierte auch eine weitere Mitarbeiterin – „die Dinge dürfen nicht nach einmal Workshop versanden“. Eine andere Stimme verwies darauf, dass aus ihrer Wahrnehmung Wertschätzung zugenommen habe: „Ich bin mit vielen Abteilungen in Kontakt und ich bekomme schnelle und umfassende Infos, wenn ich Fragen habe – es ist vieles gewachsen, und es herrscht unterstützender, wohlwollender Umgang.“

Wie lassen sich alle mitnehmen?

Einmal mehr kommt auch ein Thema zur Sprache, das sich schwer lösen lässt und in jeder der bisherigen „Stunden der Werte“ auftauchte: „Ganz viele Menschen leben die Werte ganz toll. Das Problem sind aber wie bei allen Sachen die Menschen, die nicht hier sind und zur gleichen Zeit alles abschätzig bewerten“, klagte eine Teilnehmerin: „Auch als geduldigster Mensch hat man vielleicht irgendwann keine Lust mehr, wenn man wertschätzend und serviceorientiert agiert und immer auf jemanden trifft, der es nicht ist.“ Schwierig sei es da, nicht die Geduld zu verlieren. Zustimmendes Nicken an vielen Stellen. Da ist guter Rat teuer… Ideen, wie man die, die nicht mitmachen wollen, „kriegen könnte“, seien der Organisationsentwicklung immer willkommen, antwortet Martina Fischer.

Es fehle die Zeit im Arbeitsalltag, die Werte im Alltag umfassend zu leben, ist im weiteren Austausch zu hören, „es sind so viele Änderungen im Moment“. Man brauche Zeit, sich beispielsweise mit dem neuen Hochschulinnovationsgesetz auseinanderzusetzen. Der Kontext, in dem man die Werte lebe, sei kompliziert, berge Herausforderungen, man müsse auch schon das Bemühen um die Werte wahrnehmen, meint eine andere Mitarbeiterin. Hinsichtlich der zeitlichen Grenzen für die Einzelnen weist Kanzler Blomeyer auf eine unlängst umgesetzte weitere Maßnahme hin, die alle Mitarbeitenden unterstützen wird: „Wir haben uns mit den Führungskräften zusammengesetzt und Führungsleitlinien geschaffen.“

Im Anschluss an den Austausch im Plenum nutzten die Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre ganz persönlichen Antworten auf zwei zentrale Fragen zu notieren: „Wie habe ich im letzten Jahr die fünf Werte – Wertschätzung, Serviceorientierung, Kompetenz, Flexibilität, Zusammenarbeit - erfahren – oder gelebt?“ und „Habe ich mein Verhalten in Bezug auf die Werte im letzten Jahr verändert?“ Die Notizzettel mit den Antworten der einzelnen gingen an den „Wertebaum“ auf den Whiteboards. Anschließend gab es die Möglichkeit zum direkten Austausch dazu bei Getränken und Glückskeksen.

twa.

Die Erfahrungen und Meinungen, die während dieser Veranstaltung gesammelt wurden, finden Sie digitalisiert hier:

Erste Stunde der Werte. Werteboard.
Zweite Stunde der Werte. Veränderung des Verhaltens.

Vision, Mission und Werte: Informationsveranstaltung zum neuen Selbstverständnis der Beschäftigten der Universitätsverwaltung

13. Juli 2022

UR-Beschäftigte am 13. Juli im Audimax. Foto: Katharina Herkommer/UR

Über 400 Beschäftigte aus Universitätsverwaltung und wissenschaftsstützendem Bereich informierten der Kanzler der Universität Regensburg, Dr. Christian Blomeyer, und Martina Fischer, Referentin für Organisationsentwicklung, am 13. Juli 2022 im Audimax der Universität über die in einem mehr als einjährigen Prozess erarbeiteten Linien, denen künftig die Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung und gegenüber Dritten verbindlich folgen will. Die Veranstaltung war entspannt, kurzweilig, interaktiv – und bekam im „Imperatorenfeedback“ mehrheitlich ein „Daumen hoch“.

Der Kanzler der Universität blickte kurz auf die zeitliche Entwicklung - vom Kick-Off im Juni 2021 bis zum Finale im Januar 2022 hatten alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich zu Vision und Mission ihrer künftigen Tätigkeit über ihre jeweiligen Abteilungsbotschafter:innen einzubringen und in zahlreichen Workshops und Diskussionsrunden Antworten auf die Fragen zu erarbeiten, „wie wir arbeiten werden, wie wir unsere Rolle sehen, welche Erwartungen es gibt und wie wir unsere universitäre Arbeitskultur gestalten wollen“, sagte Dr. Christian Blomeyer. Mit der Formulierung von Vision, Mission und Werten sei ein weiterer Meilenstein auf dem Weg zur Verwaltung 4.0 geschafft.

Kanzler Dr. Christian Blomeyer. Foto: Katharina Herkommer/UR

Martina Fischer fasste im Anschluss zusammen, wie man „die beste Version von uns selbst“ suchte und fand, erinnerte an zeitliche Meilensteine des Prozesses. Der Dank der Referentin und des Kanzlers ging an die Abteilungsbotschafter:innen , die eine zentrale Rolle in diesem Kontext spielten, Stimmen einholten und zusammenführten.

Martina Fischer, Organisationsentwicklung. Foto: Katharina Herkommer/UR

Die Vision

Das Gefühl von Verantwortlichkeit, die Idee der Verantwortung und des Übernehmens von Verantwortung spiegeln sich in der Version, die englische Formulierung des „Responsible for the future“ sei Teil der Internationalität der Universität und ihrer zunehmenden Internationalisierung, sagte Dr. Christian Blomeyer.

Grafik: Martina Stelzl/UR

Mit „Menschlich. Digital. Transparent“ habe man zusammengefasst, wie man sich konkret sehe und verstehe. Die Vision in ihrer Gesamtheit spiegle einen Wandel in die richtige Richtung.

Die Mission

Die Formulierung der Vision ging mit der der Mission einher: "Gemeinsam machen wir Fortschritt möglich!" lautet die übergeordnete Botschaft, „und dem haben wir uns nun verschrieben“, sagte der Kanzler.

Grafik: Martina Stelzl/UR

Die Werte

Im Anschluss skizzierte Dr. Blomeyer noch einmal die Diskussionen um inhaltliche Momente der fünf gemeinsam ausgewählten Werte: Flexibilität, Serviceorientierung, Kompetenz, Zusammenarbeit und Wertschätzung.

Diese sei „mehr als Lob“, sagte der Kanzler, es bedeute auch Respekt auf allen Ebenen im täglichen Umgang miteinander. Wenn man einem Anliegen nicht entsprechen könne, weil es vielleicht gerade stressig sei, könne man das einfach ohne mürrische Kommentare erklären und zumindest das Feedback geben, dass man sich der Sache so zügig wie möglich widmen werde. Dieser Respekt sei allen gegenüber angebracht: Kolleg:innen, Studierenden, Wissenschaftler:innen.

Zum Stichwort Flexibilität sagte der Kanzler, er unterstütze den Mut der Beschäftigten zu entscheiden: „Es ist immer besser, eine Entscheidung zu treffen, als eine Person im Regen stehen zu lassen.“ Und wenn man mit einem Anliegen konfrontiert werde, für das eigentlich andere Mitarbeitende zuständig seien, dann möge man künftig anbieten, etwas entgegenzunehmen und weiterzuleiten und darauf verzichten, auf die Zuständigkeit anderer zu verweisen und das Anliegen abzuweisen. „Geben Sie Hilfestellung, egal, welcher Vorgang an Sie herangetragen wird“, ermunterte Dr. Blomeyer das Publikum.

Zum Stichwort Zusammenarbeit nannte der Kanzler einige Aspekte, die er aus der dazugehörigen Stunde der Werte zum Thema mitgenommen habe:  

„Kommunizieren Sie, geben Sie Informationen weiter, verzichten Sie auf das Generieren von Herrschaftswissen und zeigen Sie Professionalität!“

Das Weitergeben und Teilen von Wissen war den Teilnehmer:innen der für alle Beschäftigten offenen „Stunden der Werte“ auch beim Wert Kompetenz ein großes Anliegen.  Wissen müsse zwischen Kolleg:innen weitergegeben werden, auf der gleichen Zeitebene ebenso wie von einer Generation Beschäftigter zur nächsten. „Das ist Ihnen wichtig, und in der Konsequenz arbeiten wir daran künftig auch viel intensiver mit.“ Maßnahmen des sogenannten Onboarding, einer umfassenden Einarbeitung neuer Beschäftiger, werden intensiviert. Nur so lasse sich Kontinuität in den Arbeitsprozessen sichern.

Abschließend empfahl der Kanzler zum Wert Serviceorientierung, sich den Personen, die an einen herantreten, aufmerksam zu widmen, „legen Sie den Stift mal beiseite, hören Sie zu. Im Zweifelsfall ergeben sich daraus auch wieder Anregungen für Sie persönlich und für Ihre eigene Arbeit“. Eine Empfehlung, die er aus der Stunde der Werte zur Serviceorientierung mitgenommen habe, sei die des „Überraschens“ durch das Übertreffen von Erwartungen. „Wenn Sie wissen, dass Sie zur Bearbeitung eines Vorgangs noch Vertrag xy benötigen, dann sagen Sie nicht nur, dass etwas fehlt, sondern stellen Sie Ihren Klientinnen und Klienten an den Fakultäten bereit, was fehlt – in diesem Beispiel könnten Sie einen Mustervertrag mitgeben oder zusenden.“

Nächste Schritte

Viele Daumen gingen dann auch hoch, als Martina Fischer im Anschluss das Publikum um eine spontane Bewertung der Ausführungen bat, ein wenig Unsicherheit gab es auch, Daumen nach unten waren kaum zusehen. Dazu bei trugen Erfolge der Umgestaltung der jüngeren Vergangenheit: Eine großzügig und moderne Homeoffice-/Telearbeits-Regelung, die Abschaffung der Urlaubskarte, der Ausbau von Maßnahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements und das sich ständig weiterentwickelnde Fortbildungsprogramm der Personalentwicklung. Derzeit werden nun die Handlungsfelder identifiziert, die sich aus der Werte-Definition ergeben haben; bei der Führungskräfteklausur der Verwaltung gab es dazu erste Workshops.
Diverse Kommunikationsmaßnahmen werden folgen – „mit dem Ziel, unser gelebtes Selbstverständnis zu etablieren“, sagte Martina Fischer, die eine erste Sommerchallenge zu #Wertschätzung ausrief -zu dem Wert, der in einer kurzen Slido-Umfrage im Rahmen der Veranstaltung als wichtigster Wert identifiziert wurde.

Screenshot via www.slido.com

Sommerchallenge #Wertschätzung

Wie funktioniert’s? „Drei Wochen lang mindestens ein wöchentliches Visions-Post-It für die Kolleg:innen Ihrer Wahl unter dem Stichwort Wertschätzung! Warum schätzen Sie ihn/sie? Wofür? Und dann einfach ein Foto davon an organisationsentwicklung@ur.de senden!“ Denn: „Es kommt auf uns alle an“, fasste Martina Fischer die klare Botschaft der Veranstaltung zusammen. Die Aufforderung dazu: „Überlegen Sie, was Sie in Sachen Werte ohnehin schon beitragen, was und wie Sie noch beitragen können!“

Kanzler Dr. Christian Blomeyer geht davon aus, dass die Werte in den kommenden ein bis zwei Jahren verinnerlicht werden und daraus ein Kulturwandel entstehe ,der überall an der Universität spürbar sein werde. „Wir müssen alle an uns arbeiten, und es wird letztlich uns allen zugutekommen“, sagte der Kanzler. „Selbstverständlich können Sie die Werte auch von mir einfordern. Und Sie können sicher sein, dass ich Ihre Arbeit, die täglich in vielen Unterlagen über meinen Schreibtisch geht, wertschätze. Als Zeichen dieser Wertschätzung und im Zuge von Serviceorientierung bearbeite ich alles, was mich erreicht, so schnell es geht. Wann immer möglich, noch am gleichen Tag.“

Im Anschluss an die knapp einstündige Veranstaltung wanderte erste Post-Its in den Abteilungen; Themen der die Veranstaltung begleitenden Präsentation 
wurden besprochen, die Diskussionen der „Stunden der Werte“ noch einmal reflektiert.

Viel Zustimmung gab es im Nachgang zur Veranstaltung in verschiedenen Gruppengesprächen insbesondere für des Kanzlers Abschieds-Appell: „Erleichtern Sie andern das Leben – wir sind doch alle dafür dankbar. Vieles ist schwer genug.“

twa.