2023

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

in den letzten Tagen des Jahres haben sich die Außenreferate der Fakultäten ihrem Prozessmanagement gewidmet: Sie haben begonnen, ihre Prozesse aufzunehmen. Deutlich wurde, dass die Dinge recht komplex sind und erwartungsgemäß noch einmal ganz andere Herausforderungen bergen als die bisher bearbeiteten Prozesse in der zentralen Verwaltung.

In Sachen Führungsleitbild der Verwaltung hat sich ebenfalls wieder etwas getan: Ein Vierer-Team – Dr. Andreas Becker, Manuel März, Dr. Frederike Seitz, Dr. Marcus Willamowski - hat sich zusammengefunden und die im Worldcafé mit Führungskräften erarbeiteten Führungsleitlinien sprachlich überarbeitet und mit Hashtags versehen. Dazu bald mehr – Sie dürfen gespannt sein!

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

2023 war ein weiteres Jahr mit einer intensiven Arbeitsagenda. Vieles haben wir angestoßen, manches Projekt vorangebracht oder abgeschlossen, einiges auch neu begonnen. Für Ihr Engagement und Ihre Unterstützung bei all dem danke ich Ihnen.

Für die kommenden Festtage wünsche ich Ihnen allen schöne Zusammenkünfte, gute Gespräche, viel Freude, aber auch Erholung sowie Gesundheit.

Auf das Wiedersehen 2024 freue ich mich. Alles Gute!

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

in dieser Woche hat die Universität Regensburg ihre Nachhaltigkeitsstrategie verabschiedet – Grund genug, sich zu freuen, dass wir auf dem Weg zur Verwaltung 4.0 im dienstlichen Verwaltungsalltag bereits vieles nachhaltig umgestaltet haben:

Die Möglichkeit zum Homeoffice reduziert Emissionen im Straßenverkehr; die meisten von uns nutzen in der Verwaltung den Browser Ecosia; wir sind auf recyceltes Papier umgestiegen (auch in den Waschräumen); in allen Abteilungen nutzen wir Büros, Arbeitsmaterialien und technische Geräte gemeinsam bzw. abwechselnd. Insbesondere die Anzahl der Drucker wird systematisch weiter reduziert.

Diese Beispiele mögen nur winzige „grüne“ Mosaiksteine bilden, aber: Wir handeln im Rahmen unserer Möglichkeiten. Zusätzlich können wir uns gegenseitig Impulse geben – indem wir gemeinsame Laufwerke nutzen statt zu drucken und nicht vergessen, den PC auch einmal herunterzufahren, wenn wir ihn, etwa am Wochenende, nicht brauchen.

Ihr Christian Blomeyer
Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

es hat mich gefreut, so viele von Ihnen bei unserer Jahresabschlussveranstaltung in dieser Woche zu sehen, die trotz Wind und Wetter gut besucht war und mit einigen Besonderheiten aufwarten konnte.

Viele von Ihnen haben dazu beigetragen, dass der gemeinsame Rückblick auf 2023 nicht nur aus trockenen Daten und Fakten bestand, sondern mit Verpflegung und Unterhaltung einherging. Mein besonderer Dank geht an den neugegründeten Verwaltungschor unter Leitung von Christine Betzner – vielleicht verstetigt sich dieser ja… Mein Dank gilt auch allen, die Kulinarisches beigetragen haben, den Kolleginnen und Kollegen, die die Kinder beschäftigten, die für Ton und Heizofen sorgten und nicht zuletzt dem Team der Organisationsentwicklung mit und um Martina Fischer und Alexander Vikete.

Übrigens: 2024 wird der Organisationsstaffelstab weitergereicht – in jedem Jahr wird künftig eine andere Abteilung die Zusammenkunft organisieren.  

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

über 100 Interessierte fanden sich am Dienstag zum Kanzlergespräch ein – darüber habe ich mich sehr gefreut. Das zeigt, dass der interne Kommunikationsbedarf weiterhin hoch bleibt und Einblicke „ins Innere“ unserer Universität wichtig und notwendig sind. Unter anderem habe ich bei unserem Gespräch darauf hingewiesen, dass sich die Abteilungen insgesamt ebenso wie die einzelnen Prozesscoaches mit großer Überzeugung ins Prozessmanagement einbringen.

Wie erfolgreich dies ist, zeigt sich auch in ersten Digitalisierungserfolgen optimierter Prozesse: Ab Januar 2024 werden die Anträge zur Übernahme der Fortbildungsgebühren an der Universität Regensburg digital gestellt werden können. Papierene Antragsformulare wird es für diesen Prozess dann nicht mehr geben.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

häufig fokussieren wir uns im Alltag auf das, was uns trennt, und weniger auf das, was wir gemeinsam haben. Manchmal sind wir uns dieser Dinge gar nicht bewusst, wir haben gesellschaftliche Veränderungen nur oberflächlich wahrgenommen und zu wenig über ihre Folgen nachgedacht.

Die Universität Regensburg hat eine Vielfalt damit verbundener Themen aufgegriffen und Diversität, diversity, reflektiert. Die Ergebnisse sind nun im „Diversitätskonzept 2023 bis 2027“ veröffentlicht. Dieses Dokument lege ich Ihnen ans Herz: Lesen Sie es, setzen Sie sich damit auseinander – schon allein deswegen, weil Wertschätzung, einer der Ihnen allen im dienstlichen Alltag wichtigen Werte – zu den Grundlagen dieses Konzepts gehört.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

demnächst und zum fünften Mal gibt es wieder das Kanzlergespräch, bei dem ich Sie direkt über derzeit für die Universität relevanten Themen unterrichte.

Ein weiteres Format des Kanzlerbüros zielt auf die im dienstlichen Alltag wichtigen persönlichen (Quer-)Verbindungen über Abteilungen hinweg. Sie sind so bedeutsam wie hilfreich – aber man muss sie etablieren, bevor man sie pflegen kann. Daher haben wir das Format „Meet and Eat“ oder „Verwaltungslunch“ ins Leben gerufen.

Ich freue mich, dass sich fast 60 Personen aus dem wissenschaftsstützenden Bereich für die erste Runde angemeldet haben und nun in Kleingruppen Kolleginnen und Kollegen, die sie bisher nicht persönlich kennen, zu einem Austausch beim Mittagessen treffen. Ich wünsche Ihnen anregende Begegnungen!

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

gestern haben wir die neue Webseite „Verwaltungs-ABC“ nun veröffentlicht: Sie hilft, die in der Universitätsverwaltung angesiedelten Aufgaben und Themen transparenter zu machen. Transparenz im Regierungs- und Verwaltungshandeln darf jede Bürgerin, jeder Bürger, erwarten. Oft versäumen wir sie: Nicht in böser Absicht, aber weil uns die Dinge so klar sind und wir uns einfach nicht vorstellen können, dass sie es anderen nicht auch sind.

Ich bitte Sie alle, sich daran zu erinnern, nicht zuletzt bei Fragen von Studierenden, Wissenschaftlern und Forscherinnen: Es ist unsere Aufgabe, diese Transparenz zu schaffen und Fragen um Verwaltungsprozesse zu (er-)klären. Wenn Sie also einmal mehr nach bestimmten Fristen oder Gründen dafür, warum etwas länger dauert, gefragt werden – erklären Sie es. Das können Sie bei vielen Themen auch über Ergänzungen auf Webseiten von Referaten und Abteilungen tun – im Sinne von Flexibilität und Serviceorientierung.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

demnächst wird Ihnen auf unseren Seiten ein neues „Produkt“ begegnen: Das Verwaltungs-Abc. Es gibt Antworten auf Fragen, die Sie, aber auch Wissenschaftler-/innen und Studierende im Verwaltungskontext immer wieder beschäftigen. Von „Archiv“ bis „Zeiterfassung“ geben wir Ihnen damit ein Werkzeug an die Hand, das Ihnen Antragsformulare oder Vertragsunterlagen schneller zugänglich macht und Transparenz in ihren dienstlichen Alltag bringt. So können Sie wichtige Informationen schneller finden, rascher an Anfragende kommunizieren und nicht zuletzt die Anzahl Ihrer Browser-Lesezeichen reduzieren.

Derzeit werfen die Abteilungsleitenden einen letzten Blick auf das Verwaltungs-Abc. Mein Dank geht an alle, die sich hier eingebracht haben und bei diesem weiteren Schritt auf dem Weg zur Verwaltung 4.0 künftig noch beitragen werden.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

die Vorlesungen beginnen, ein weiteres intensives Semester mit hohen Studierendenzahlen erwartet uns. Unsere Anstrengungen in Sachen Verwaltung 4.0, insbesondere die Beschreibung schlanker Prozesse, die in diesem Wintersemester in die dritte Runde geht, aber auch die Digitalisierung möglichst vieler Arbeitsschritte und Prozesse werden uns dabei helfen, den Herausforderungen dieses und kommender Semester flexibel, serviceorientiert und kompetent zu begegnen.

Erinnern will ich uns alle dabei an das Gemeinwohl, dem wir als Beschäftigte der öffentlichen Verwaltung verpflichtet sind, das uns aber auch anspornen soll und kann. Unsere Tätigkeit dient nicht nur eigenen Interessen und dem persönlichen Auskommen, sondern ist uneigennützig und dient den Interessen aller. Denn als universitäre Verwaltung, als wissenschaftsstützende Beschäftigte, nehmen wir auch gesellschaftlich und sozial Einfluss. Damit tragen wir alle jeden Tag ein wenig zu den globalen Nachhaltigkeitszielen bei.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

mit dem Beginn des Wintersemesters füllt sich der Campus; neue Projekte starten, bereits begonnene werden wieder intensiviert. Demnächst startet auch die „Visionskofferreise“ der Organisationsentwicklung, die an das Selbstverständnis in der Universitätsverwaltung erinnert und zu seiner Etablierung beitragen will. Vieles hat sich bereits verbessert, vieles müssen wir noch voranbringen. Dieser weitere, referatsinterne Termin unterstützt Sie dabei.

Dazu dienen auch die Angebote der Personalentwicklung. Es gilt, auf sich selbst und Kolleginnen und Kollegen gleichermaßen zu achten, sich selbst einschätzen zu lernen und beizutragen: zu Wertschätzung und Serviceorientierung, zu einem Mehr an Flexibilität, Kompetenz und Zusammenarbeit. Wir werden nicht müde werden, den Weg zur Verwaltung 4.0 zu ebnen.

Einen guten Semesterstart wünscht Ihnen

Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

August/September sind vielerorts, so auch an der UR, die Haupt-Urlaubsmonate. Wer aktuell noch im Dienst ist oder in naher Zukunft wieder an den Arbeitsplatz zurückkehrt, trifft auf weniger Publikumsverkehr, einen leereren Campus, weniger E-Mails. Vielleicht finden Sie in diesen Tagen ein wenig Zeit, sich mit unserem neu gewählten Selbstverständnis auseinanderzusetzen, vielleicht gerade dann, wenn Sie keine Zeit für die letzte Stunde der Werte hatten.

Ausnahmsweise einmal geht es nicht ums „Abarbeiten“. Es geht ums Umdenken: Wenn wir unseren dienstlichen Alltag in Zukunft im freundlichen Miteinander und den Erfordernissen der Zeit entsprechend gestalten wollen, ist es notwendig, sich wertebasiert (neu) zu orientieren. Halten Sie doch einfach für einen Moment ein, erinnern Sie sich, was Wertschätzung, Serviceorientierung, Flexibilität, Kompetenz und Zusammenarbeit bedeuten und wie Sie dies im dienstlichen Alltag künftig umsetzen möchten.

Ich wünsche Ihnen einen schönen und hoffentlich erholsamen Sommer.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

der Juli war (und ist) in diesem Jahr voll mit Terminen – nicht nur gefühlt. Neben den Lehrveranstaltungen ist nun auch „alles andere“ zurück auf dem Campus und findet mit gutem Zuspruch wieder in Präsenz statt: Tage und Festakte der Fakultäten, Absolvent/-innen-Feiern, Weiterbildungsmaßnahmen, Sport-Events, Konzerte, Theateraufführungen der universitären Schauspielgruppen und nicht zuletzt das Sommerfest der Universität und unsere Klausurtagung für Führungskräfte der Verwaltung in Beilngries.

Allen aus Verwaltung und wissenschaftsstützendem Bereich, die in zahlreichen Teams zum Gelingen dieser Veranstaltungen, Programme und Events beigetragen haben, ein herzliches Dankeschön zum Ende der Vorlesungszeit. Ohne Ihre Zusammenarbeit und Flexibilität wären die Mitglieder der Universität um viele bereichernde Angebote ärmer.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

unser fünfter gewählter Wert ist Kompetenz. Auch diesen haben wir im Worldcafé mit Führungskräften der Universitätsverwaltung diskutiert und seine Inhalte für unser neues Führungsleitbild zusammengefasst.

Was bedeutet kompetente Führung?

Wer kompetent führen will, muss Wissen teilen: Zielgerichtet, empfängerorientiert und nachvollziehbar. Nur, wer seine Aufgaben und deren Hintergründe und Rahmenbedingungen kennt, kann optimale Leistung erbringen. Mitarbeitende müssen wissen, in welchen Kontexten und mit welcher Zielsetzung sie arbeiten und wie sie sich einbringen (können). Kompetent zu führen, bedeutet auch, die fachlichen und persönlichen Fähigkeiten von Mitgliedern eines Teams zu fördern und sie bei deren Weiterentwicklung zu unterstützen. Dies gilt nicht zuletzt auch hinsichtlich eines sich wandelnden Arbeitsumfelds.

Das letzte Zauberwort an dieser Stelle: Motivieren! Wir motivieren unsere Mitarbeitenden, indem wir ihnen entsprechend ihrer Kompetenz Verantwortung in ihrem Arbeitsbereich übertragen. Nur so lassen sich Potenziale erkennen und fördern, Freiräume für eigene Ideen und Impulse schaffen und eine offene Fehlerkultur leben. Denn Fehler machen wir alle. In der Regel kann man sie aber auch wieder aus der Welt schaffen. Impulse für eine positive Fehlerkultur finden Sie hier.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

Wert vier unseres im Worldcafé mit Führungskräften der Universitätsverwaltung verabschiedeten Führungsleitbildes ist Flexibilität.

Wie führen wir flexibel?

Indem wir interne Arbeitsabläufe regelmäßig gemeinsam hinterfragen. Zudem müssen wir aufzeigen, wo Prioritäten und Schwerpunkte gesetzt werden: Diese verändern sich, sehen heute anders aus als vor zehn Jahren oder in der letzten Woche. Vielleicht ist morgen alles anders als heute: Die Corona-Pandemie hat uns das schmerzhaft erfahren lassen. Offenheit für Veränderungen ist also unabdingbar.

Auch Abläufe lassen sich verändern – das Argument „das haben wir aber immer schon so gemacht“, greift nicht. Denn unser Umfeld verändert sich und die Rahmenbedingungen unseres Handelns verändern sich. Wir sind in den 20er Jahren des 21. Jahrhunderts. Was 1980 eingeführt wurde, muss nicht zwangsläufig besser sein als etwas, das die Möglichkeiten von 2023 nutzt. Wir müssen Veränderungen zulassen und uns selbst ebenso wie unseren Teams auch zeitliche und inhaltliche Freiräume schaffen, die Dinge anders anzugehen. Oft hilft schon ein wenig Unterstützung, dienstliche und persönliche Belange in Einklang zu bringen: Unsere Flexitage sind nur ein Beispiel für die Umsetzung solcher Unterstützung. Wer optimale Leistung fordert, muss ein Umfeld schaffen, in dem sich alle Kolleginnen und Kollegen frei und sicher entfalten können.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

der dritte Wert, den unser Ende Mai im Worldcafé verabschiedetes Führungsleitbild braucht, ist Zusammenarbeit.

Wie arbeiten wir optimal zusammen? Wie fördern wir als Führungskräfte Zusammenarbeit?

Indem wir unseren Kolleginnen und Kollegen vertrauen und ein Klima schaffen, indem sich alle gegenseitig unterstützen und Aufgaben gemeinsam lösen. Dazu braucht es eine offene und wertfreie Kommunikation. Die Basis dafür: Informationsaustausch und -weitergabe. Diese müssen wir fördern und zugleich auch ermöglichen.

Basis aber auch und nicht zuletzt: das vielgerühmte positive Betriebsklima. Wo es fehlt, gilt es dieses zu schaffen. Tauschen Sie sich aus, hören Sie hin, reden Sie miteinander und sprechen sie Konflikte frühzeitig an. Und wenn Sie wieder einmal ein langwieriges Projekt abgeschlossen, einen mühsamen Antrag endlich eingereicht oder erfolgreich eine Veranstaltung organisiert haben: Feiern Sie den gemeinsamen Erfolg. Das geht auch in der Mittagspause. Mit einem kleinen Picknick im Botanischen Garten oder Frisbee-Spielen unter Campus-Bäumen. Die Studierenden machen es uns vor.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

Station zwei unserer Worldcafé-Diskussionen zum neuen Führungsleitbild war dem Wert Serviceorientierung gewidmet.

Wie muss serviceorientierte Führung aussehen?

Wer Führungskraft ist, ist auch Vorbild und muss die Dinge vorleben sowie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darin bestärken, ein offenes Ohr für Probleme und Fragen zu haben, Unterstützung in allen an sie herangetragenen Fragen bieten und mit den Kolleginnen und Kollegen eine gemeinsame Lösung erarbeiten.

Denn serviceorientiert führen bedeutet auch, eine positive Grundstimmung zu fördern, sich der Belange anderer anzunehmen und aktiv pragmatische Lösungen zu ermöglichen. Dazu sind wir erreichbar, antworten zeitnah und helfen weiter. Wir fördern serviceorientiertes Arbeiten, indem wir hinsichtlich aller an uns herangetragenen Anliegen beraten und unterstützen.

Deswegen gilt es, sich nicht zuletzt mit den Mitgliedern des eigenen Verantwortungsbereichs regelmäßig auszutauschen – mindestens jedoch einmal wöchentlich. Das muss nicht immer lang oder gar langweilig sein – man kann sich auch kurz besprechen. Hier ein paar Anregungen....

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

nach und nach will ich Sie an dieser Stelle mit den in unserem Worldcafé Ende Mai verabschiedeten künftigen verbindlichen Führungsleitlinien für die Universitätsverwaltung bekannt machen. Eine Station der Diskussion war dem Wert „Wertschätzung“ gewidmet.

Was verlangt wertschätzende Führung?

Eine respektvolle und empathische Vertrauenskultur zu leben und auf eine offene und ehrliche Kommunikation zu achten. Zudem hielten die Teilnehmenden fest, dass wertschätzende Führung bedeutet, dass alle auf Augenhöhe zusammenarbeiten und Entscheidungsprozesse transparent und partizipativ gestalten. Ein weiterer Punkt: Wir führen wertschätzend, indem wir die soziale Interaktion im Team fördern sowie Raum und Zeit für regelmäßige Begegnungen und Austausch schaffen.

Vielleicht ergibt sich ja ein wertschätzender und produktiver Austausch in Ihrem Team, wie wir es in den Mittagspausen von „Führung im Dialog“ - gewissermaßen als Pilotprojekt - ausprobiert haben?

Ihr Christian Blomeyer
Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

vergangene Woche haben die Führungskräfte der Universitätsverwaltung in einem Worldcafé die künftig verbindlichen Führungsleitlinien abschließend formuliert. Basis dieses nun in seiner Endfassung verbindlichen Dokuments, das wir demnächst allen noch einmal zur Verfügung stellen, waren die Ergebnisse unserer Mittagsdiskussionen auf dem Campus zu unseren Werten: Serviceorientierung, Wertschätzung, Kompetenz, Flexibilität, Zusammenarbeit.

Stichworte, die Ihnen in den neuen Führungsleitlinen begegnen werden, sind Vertrauen, Respekt, Empathie und Augenhöhe. Aber auch Beratung, Unterstützung, das Erkennen und Fördern von Potenzial oder die Weitergabe von Informationen und das Hinterfragen interner Abläufe sind festgehalten. Mit diesen Leitlinien sind wir auf dem Weg zur Verwaltung 4.0 wieder einen Schritt weiter. Mein Dank gilt allen, die daran mitgearbeitet haben.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

in der kommenden Wochen hat die Organisationsentwicklung eine „Visions-Kofferreise“ für uns geplant. Das Ziel ist es, sich mit unserem in Vision, Mission und Werten festgeschriebenen Selbstverständnis auseinanderzusetzen. Nur, wenn wir die Themen immer wieder aufgreifen und unseren persönlichen Bezug dazu finden, können wir die von uns selbst ermittelten Grundsätze, die uns wichtig sind, im dienstlichen Alltag etablieren.

Meine Bitte an Sie: Lassen Sie sich in den kommenden Wochen auf diese besondere Dienstreise ein, sehen Sie sich an, was man für Sie geplant hat und bringen Sie die Themen in Ihren Referaten zur Sprache. Warum? Weil wir gute Zusammenarbeit, gegenseitige Wertschätzung, umfassende Flexibilität, unterstützende Kompetenz und freundliche Serviceorientierung zur Selbstverständlichkeit werden lassen wollen.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

häufig ist von „agiler Verwaltung“ die Rede. Das bedeutet unter anderem, dass wir uns als Verwaltung immer wieder selbst erschaffen müssen, in Zeiten von Unsicherheit und wachsender Komplexität. Wir müssen für uns klären, was uns wichtig ist, wohin wir uns inhaltlich und persönlich weiter entwickeln wollen. Wir benötigen dafür Beweglichkeit und die Bereitschaft, Prozesse zu verändern, uns selbst zu verändern und eigenverantwortlich zu handeln. Das kann niemand installieren oder in eine Richtlinie packen – das liegt bei uns allen, jedem/jeder Einzelnen.

Im letzten Kanzlergespräch habe ich darauf hingewiesen, dass mir im Hinblick auf die Schaffung eines neuen Selbstverständnisses als Verwaltung und als deren Beschäftigte wichtig ist, dass wir über die Vision/Mission/Werte-Diskussionen wieder ins Gespräch gekommen sind. Denn Schweigen und Frust bringt uns nicht weiter. Mein Appell: Lassen Sie uns im täglichen Miteinander mit respektvollem Dialog begegnen. Wenn Sie diesen manchmal vermissen, gehen Sie mit gutem Beispiel voran.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

131 Beschäftigte der UR fanden sich zum heutigen Kanzlergespräch ein: Ein Zeichen dafür, dass der Informationsbedarf zu vielen Themen hoch ist – nicht nur zum Thema Verwaltung 4.0. In der kommenden Woche stellen wir Ihnen wie gewohnt einen kleinen Bericht zu den Inhalten der Veranstaltung auf den Seiten der Personalentwicklung bereit.

Was sich bereits an dieser Stelle in Sachen Prozessmanagement zusammenfassen lässt: Zehn Prozesse der ersten „Welle“ Prozessmanagement sind gemappt, vier davon im Prozessportal skizziert: der Ausleihprozess aus der Kunstkammer, die Anerkennungsverfahren für Studien- und Prüfungsleistungen aus dem Ausland (Austausch), Schließverwaltung (Ausgabe, Rückgabe, "Bestand") für Intern/Extern und das Stellenplanmanagement. Aus der zweiten Welle sind die Themen bzw. Prozesse zu Deutschlandstipendium und prüfungsrechtlichem Nachteilsausgleich ebenfalls weit gediehen. 

Derzeit sichten alle Abteilungen ihre Prozesse, damit wir uns einen besseren Überblick darüber verschaffen, wo am meisten Entwicklungs- und Optimierungsbedarf besteht und wo wir Prozesse verschlanken können.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

im Anschluss an ihre Mappings erarbeiten die Prozesscoaches aktuell ihre Prozesskarten. Dabei taucht immer wieder das Argument auf, man könne die Karte, die den Prozess beschreibt, noch nicht veröffentlichen, denn das Stadium des „optimalen Prozesses“ sei noch nicht erreicht. Das ist kein Grund, die Prozesskarte nicht zu veröffentlichen: Optimierung ist ebenfalls ein Prozess, der stets andauert. Natürlich – und hoffentlich – sieht jeder Prozess in fünf oder sieben Jahren noch einmal viel besser aus, ist komplett digitalisiert und maximal optimiert. Aber auch bis dahin müssen die Prozessbeteiligten informiert werden und die Möglichkeiten haben, Prozessschritte im Prozessportal nachzuvollziehen oder nachzuschlagen.

Wir kommen an der Optimierung und Digitalisierung unserer Prozesse nicht vorbei: Das klingt zwischenzeitlich ein wenig nach Leierkasten, entspricht aber den Tatsachen. Ich freue mich, dass wir mit unserem neuen Leiter der Abteilung für Personalangelegenheiten, Herrn Dr. Marcus Willamowski, einen Kollegen gewinnen konnten, der unser Vorhaben einer prozessoptimierten und digitalisierten Verwaltung tatkräftig unterstützen wird.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

vor den Feiertagen will ich allen, die in den vergangenen Wochen die zweite Runde Prozesse gemappt und an der Optimierung von Prozessen gearbeitet haben einmal mehr Danke sagen: Nach wie vor ist vieles, was mit Verwaltung 4.0 zusammenhängt, Arbeit „on top“ zu den täglichen dienstlichen Tätigkeiten. Das Investment, das Prozessbeteiligte, von Eigner-/innen bis Beratenden, gemeinsam jetzt dafür leisten, wird uns mittelfristig in schlankeren und digital optimierten Prozessen zugutekommen – dessen dürfen wir sicher sein.

Danke auch allen, die an unserem Mittagsformat „Führung im Dialog“ teilgenommen und damit an unserem neuen Führungsleitbild mitwirkten. Die in den Gesprächsrunden erarbeiteten Ergebnisse werden am 25. Mai 2023 allen Führungskräften der Verwaltung noch einmal vorgestellt und dienen als Basis der Verabschiedung unserer neuen, verbindlichen Führungsleitlinien.

Frohe Ostertage

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

oft erreichen mich Klagen von Mitarbeitenden, die sich immer wieder über die gleichen Fehler ärgern, wenn Anträge bei ihnen eingereicht werden. Es fehlt immer ein bestimmtes Formular, eine Unterschrift an versteckter Stelle, ein Dokument, das unabdingbar ist, man hätte die Unterlagen auch alle auf einmal einreichen können und nicht einzeln…

Das lässt sich einigermaßen leicht vermeiden. Denn das sind Dinge, die Sie selbst optimieren können: Sehen Sie sich an, was auf Ihren Webseiten zur Antragstellung steht und optimieren Sie einen entsprechenden Webseiten-Eintrag. Sinn macht sicherlich immer eine Checkliste, auf die Sie Antragstellende verweisen können. Entwerfen Sie sie, geben Sie die Checkliste einer Kollegin, die mit dem derzeitigen Prozess vertraut ist, ob ihr noch etwas auffällt, und stellen Sie sie bereit. Das ist ein einmaliger Aufwand, der sich nicht nur im Hinblick auf Serviceorientierung, sondern auch hinsichtlich Ihres Arbeitsaufkommens langfristig lohnt.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

gemeinsam entwickeln wir in der Verwaltung der UR digitale, agile, selbstbestimmte und flexible Arbeit: Alle unsere Initiativen in Sachen Prozessmanagement und Gestaltung unseres Selbstverständnisses, die erste abgeschlossene Runde unseres Führungskräftedialogs zu den von uns gewählten Werten zeugen davon. An manchen Stellen wird das noch schmerzen – an einigen tut es dies schon. Daran vorbei werden wir trotzdem nicht kommen: Alle Kolleginnen und Kollegen, alle Führungskräfte – die alle Referatsleitungen einschließen – müssen in diesen Monaten Veränderungen anerkennen, den Wandel akzeptieren und die Bereitschaft sowie Motivation aufbringen, ihn zu gestalten.

Auf historisch gewachsenen Strukturen zu beharren ist keine Option. Wir entwickeln zur Gestaltung unseres Arbeitsplatzes, der Organisationskultur, dem Umgang miteinander und hinsichtlich rechtlicher Rahmenbedingungen unsere individuelle Strategie und leiten daraus (weitere) Handlungsfelder ab. In vielem können wir die notwendige Transformation selbst bewältigen, an anderen Stellen wird es sicherlich auch notwendig werden, den Wandel durch externe Expertise moderieren oder unterstützen zu lassen.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

gestern habe ich einige unserer Führungskräfte bei einem lebendigen mittäglichen Austausch zum Thema Flexibilität getroffen. Einige Teilnehmende warfen nachahmenswerte Vorschläge in die Runde. Einer davon war, den Mitarbeitenden des verantworteten Bereichs Freiräume zu schaffen: Das kann bei der Erledigung bestimmter Aufgaben sein oder wenn es darum geht, Herangehensweisen an die Erledigung dieser Aufgaben sinnvoll umzustrukturieren. Im Hinblick auf die Zuständigkeiten innerhalb des Bereichs zu rotieren, damit allen ein wenig frischer Wind im Alltagstrott um die Nase weht, war ein anderer Impuls.

An welchen Stellen dies möglich ist, muss eine Führungskraft eruieren: Es gehört zu deren ureigensten Aufgaben, zu entscheiden, anzuleiten und ihre Mitarbeitenden kontinuierlich umfassend über Zielsetzungen, Inhalte und Kontexte zu informieren, aber auch konstruktive Rückmeldung einzufordern. Niemand anderer übernimmt diese Aufgabe.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

der gestrige Führungskräftedialog zum Thema Kompetenz war bereichernd: Zeigte er doch einmal mehr, dass Verantwortung und Eigenverantwortung Themen sind, die wir kontinuierlich aufgreifen müssen. Verantwortung für das eigene Handeln ist ebenso notwendig wie Verantwortung im Umgang mit anderen: Wer kompetent führen will, muss zum Zuhören bereit sein, auch öfter einmal nachfragen – selbst, wenn das zu Hörende gelegentlich unangenehm ist.

Wer weiß, wie es um sein Team und die „Kundschaft“ steht, kann viel präziser einschätzen, was für verantwortliches Handeln am Arbeitsplatz vonnöten ist, an welchen Stellschrauben man drehen muss. Wenn Sie also planen, im Nachtrag zu Fasching und Karneval ein wenig zurückzuschalten, dann üben Sie sich doch auch im aktiven Zuhören. Die Kolleg/-innen werden das ebenso zu schätzen wissen wie unsere „Klient/-innen“, die Studierenden, Forschenden und Lehrenden.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

gestern fand unser erster Führungskräftedialog zum Thema Wertschätzung statt. Eingeladen waren acht Führungskräfte, ausgewählt wurde nach Zufallsprinzip. Eine Stunde sprachen wir in einer gemeinsamen Mittagspause darüber, was man tun muss, um wertschätzend zu führen – und auch darüber, welches Verhalten nicht geeignet ist, diesen Wert zu leben, sondern im dienstlichen Alltag Frust zu erzeugen. Darüber sprachen wir an ungewohntem Ort – im Sportzentrum, mit Perspektivwechsel auf den Campus.

Weitere vier Termin werden folgen – zu Serviceorientierung, Kompetenz, Flexibilität und Zusammenarbeit. Auch dann werde ich wieder jeweils acht Führungskräfte darum bitten, die Einbettung dieser Werte in den jeweiligen Verantwortungsbereichen mit mir und den Kolleginnen aus Personal- und Organisationsentwicklung in einer gemeinsamen Mittagspause zu diskutieren. Erneut werden wir zufällig wählen, wer dabei ist.

Ich freue mich auf den weiteren Austausch!

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

nächste Woche starten wir eine zweite Umfrage zum Thema Mission-Vision-Werte. Bereits vor einem Jahr haben wir unser Selbstverständnis als Verwaltung auf diesem Weg in den Blick genommen, nun folgt die zweite Runde. Die Organisationsentwicklung will damit unter anderem einen ersten Zwischenstand dazu ermitteln, wie wir unsere gemeinsamen Werte Zusammenarbeit, Kompetenz, Flexibilität, Serviceorientierung und Wertschätzung im täglichen Miteinander leben. Zugleich werden wir damit auch herausfinden, an welchen Stellen wir noch intensiver ansetzen müssen.

Ein weiteres Projekt, das Ihnen allen im Verlauf der nächsten Monate begegnen wird, ist eine Visions-Kofferreise. Dann sind Ihre Erfahrungen in besonderer Weise gefragt. Der Dialog innerhalb der Referate im Hinblick auf unseren in Vision und Mission formulierten Anspruch und die entsprechende Umsetzung wird dadurch einen neuen Schwung bekommen.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

der Februar steht im Zeichen verschiedener Veranstaltungen zu Verwaltung 4.0: Die meisten Prozesscoaches der zweiten Runde berufen dann Workshops ein, um den Ist-Zustand der von ihnen betreuten Prozesse zu analysieren. Diesem Mapping wird ein weiteres folgen – zum Soll-Zustand. Nach den Pilotprozessen gehen wir damit an die Arbeit, eine ganze Reihe weiterer Prozesse zu optimieren und umzugestalten. Einblick in die Inhalte geben wir Ihnen hier. Den Prozesscoaches herzlicher Dank!

Ein weiteres Format, das ich ab Februar ins Leben rufe, sind Mittagsgespräche, „runde Esstische“ gewissermaßen, mit den Führungskräften der Universitätsverwaltung. In diesen Treffen werden wir unser neues, wertebasiertes Führungsleitbild erarbeiten.

Ich freue mich darauf.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

in der vergangenen Woche haben die Führungskräfte der Universitätsverwaltung beim Neujahrsempfang das Jahr 2022 noch einmal Revue passieren lassen und auf 2023 angestoßen. In diesem Jahr sollen die Werte, die wir alle gemeinsam gewählt haben, zunehmend gelebt werden: Serviceorientierung, Flexibilität, Kompetenz, Wertschätzung und Zusammenarbeit haben vielfältige Inhalte, die wir künftig konsequent im dienstlichen Alltag leben wollen, um unserem Anspruch, den wir in Vision und Mission formuliert haben, gerecht zu werden: Innerhalb unserer Teams, abteilungsübergreifend, universitätsweit. Wertschätzende Zusammenarbeit soll nicht zuletzt die Workshops und Arbeitsgruppen im Prozessmanagement begleiten. Auch 2023 steht im Zeichen der Verwaltung 4.0.

Ihnen allen einen guten und gesunden Start ins neue Jahr!

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg