Zoom

Seit dem 01.04.2023 ist an der Universität Regensburg auf ZoomX umgestellt. ZoomX ist ein Angebot der Telekom Deutschland GmbH mit nochmals verbessertem Datenschutz.

Kommunikationsmetadaten werden damit nur noch pseudonymisiert über Verbindungsstellen geleitet. Damit sind zusätzlich zu den Meeting-Inhalten auch die Teilnehmerdaten „verschlüsselt“ und können von Vermittlungsstellen außerhalb der Telekom-Server in Deutschland nicht mehr personenbeziehbar aufgelöst werden.

Meetings bis zu 300 Teilnehmenden können in beliebiger Anzahl durchgeführt werden. Für größere Veranstaltungen bis 500 Teilnehmenden steht eine limitierte aber ausreichende Anzahl von Zugängen bereit. Anfragen hinsichtlich größerer Veranstaltungstypen (Webinare) richten Sie bitte an unseren Servicedesk.

• Anbieter: Telekom Deutschland GmbH
• Zugang: https://uni-regensburg.zoom.us/ (VPN-Verbindung hierfür nicht notwendig) und ein für die Universität vorkonfigurierter Client

ZoomX bietet viele verschiedene Möglichkeiten, Kurse bzw. Lernmaterialien zu erstellen und zu vermitteln. Neben Live-Webinaren können Sie mit ZoomX auch Videos oder Podcasts erstellen und beispielsweise über die Mediathek bereitstellen. 

Zusammen mit dem ZHW erarbeiten wir konkrete Empfehlungen, wie Sie ZoomX für die Lehre einsetzen können und welche Möglichkeiten zur Lernmaterialerstellung und Bereitstellung damit zur Hand stehen, v.a. auch in Kombination mit anderen Systemen, wie z.B. GRIPS. Erste Ratschläge finden Sie auch unter "Wissenswertes/Hinweise".

Live-Streaming (synchrone Variante)

ZoomX eignet sich vor allem zur Durchführung von Live-Streams (z.B. Vorlesungen) oder Live-Chats (z.B. Gruppenarbeiten oder Sprechstunden). Eine gute Internetverbindung für alle Teilnehmenden und eine gute Serverinfrastruktur sind für die Verwendung des Werkzeugs obligatorisch.

Bedenken Sie bei der Planung Ihrer Lehrveranstaltung, dass es aufgrund der momentan hohen Nachfrage nach diesen Diensten zu Überlastungen kommen kann. Nutzen Sie dieses Werkzeug nur dann, wenn zeitgleicher Austausch nötig ist.

Aufzeichnen (asynchrone Variante)

Sie können ZoomX auch zum Aufzeichnen Ihres Vortrags verwenden und das Video anschließend über die Mediathek den Teilnehmenden Ihrer Veranstaltung bereitstellen. Dadurch sind diese nicht an feste Kurszeiten gebunden – können aber auch kein direktes Feedback geben.

• Einrichten kleinerer Konferenzen: ca. 5 Minuten.
• Planung größerer Aufnahmen (inhaltliche Strukturierung und Mediennutzung bei der Aufnahme): ungefähr doppelte Abspielzeit, nach oben offen.

• Eine erste grobe Übersicht finden Sie unter https://support.zoom.us/hc/de.
• eine praktische Anleitung um Sicherheit und Privatsphäre bei Zoom zu erhöhen, liefert das Dokument "Best Practices for Securing Your Zoom Meetings"

Stellungnahme der IT-Sicherheitsbeauftragten und der Datenschutzbeauftragten

Unter https://www.uni-regensburg.de/assets/informationssicherheit/IT-Sicherheit/Handreichung_zu_Zoom_Version_2.pdf finden Sie die Stellungnahme und Handreichung zu ZoomX bzgl. IT-Sicherheit/Datenschutz.

Datenschutzerklärung zu Zoom

Verantwortung und Ansprechpartner

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist der Präsident der Universität Regensburg:

Universität Regensburg
93040 Regensburg
kontakt@ur.de

Ihr Ansprechpartner ist der Behördliche Datenschutzbeauftragte der Universität Regensburg:

Universität Regensburg
Der Datenschutzbeauftragte
93040 Regensburg
datenschutzbeauftragter@ur.de
https://www.uni-regensburg.de/informationssicherheit/datenschutz/ansprechpartner

Inhalt und Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung präzisiert und ergänzt die allgemeine Datenschutzerklärung der Universität Regensburg um Ihnen die Spezifika bei der Nutzung des Zoom-Systems für Video-Konferenzen und Webinare darzustellen.

Allgemeine Informationen zu Betroffenenrechten und Widerspruchsmöglichkeiten entnehmen Sie bitte der allgemeinen Datenschutzerklärung.

Die vorliegende Erklärung stellt den rechtlichen Rahmen dar und informiert zur Datenerhebung und -verwendung nach DSGVO.

Beachten Sie bei der Nutzung der ZoomX Webseite und Webdienste zusätzlich die Datenschutzerklärung von ZoomX unter https://zoom.us/de-de/privacy.html

Allgemeine Hinweise zur datensparsamen Nutzung einzelner Funktionen finden sie im Folgenden Reiter "Datensparsame Nutzung von ZoomX".

Ausschluss der Leistungs- und Verhaltenskontrolle

Es findet keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle auf Basis Ihrer Nutzung von ZoomX statt. Die Nutzung von ZoomX zur Erstellung von personenbezogenen Statistiken ist nicht zulässig. Funktionen zur Auswertung wurden soweit möglich deaktiviert.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Zwecke

Bezug und Nutzung der Video-Konferenz- und Webinar-Lösung mit Video-Aufzeichnungsfunktionen als Hilfsmittel für die Lehre, Forschung und Verwaltung einschließlich statischer Auswertung.

Dies umfasst die Nutzung der lizenzierten Produkte und Services, Bereitstellung von Updates, Gewährleistung der Informationssicherheit sowie technischen und kundenbezogenen Support.

Rechtsgrundlagen

Für die Statistik

• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG

Für die Lehre

• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m Art. 4 BayDSG (Art. 55 Abs. 2 BayHSchG)

Für Beschäftigte und Bedienstete:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (§ 106 Gewerbeordnung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (Art. 33 Abs. 5 GG)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 3a Abs. 1 ArbStättV

Kategorien der personenbezogenen Daten

Kategorien der betroffenen Personen

Kategorien der Empfänger

Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

ZoomX hat einen großen Funktionsumfang. Viele Funktionen werden nicht ständig benötigt und sind in verschiedenen Szenarien verzicht- und abschaltbar. Hier finden Sie verschiedne Tipps für einen datensparsamen Umgang und empfohlene Einstellungen:

• eine praktische Anleitung um Sicherheit und Privatsphäre bei ZoomX zu erhöhen, liefert David Nield in "How to Keep Your Zoom Chats Private and Secure"
• Hintergrund im Video ausblenden (hardwareabhängig)
• Kamerapositionierung und Erfassungsbereich: achten Sie stets darauf, wie Ihre Kamera ausgerichtet ist und was alles zu sehen und erkennen ist (Fotos an der Wand, Dokumente am Tisch etc.)
• Deaktivieren Sie Mikrofon und Kamera stets, wenn Sie sie nicht benötigen
• Empfehlungen zur Absicherung virtueller Klassenräume: https://blog.zoom.us/wordpress/2020/03/27/best-practices-for-securing-your-virtual-classroom/

Installation des Clients

Anmeldung am Client

Ad-hoc-Meeting starten

(Wiederkehrende) Meetings planen

Einstellungen während des Meetings

Teilnehmerverwaltung während des Meetings

Aufgenommene Videos für die Mediathek anpassen

Breakout-Räume und Co-Moderatoren

Die Umfragefunktion nutzen

Sicherheitseinstellungen vor dem Meeting

Sicherheitsoptionen während des Meetings

• Machen Sie sich mit ZoomX gedanklich und praktisch in Grundzügen
  vertraut. Testen Sie die Funktionen vorab mit wenigen Kolleginnen oder Kollegen in einer eigenen Sitzung – am besten am gleichen Ort, mit den gleichen Geräten.
• Überlegen Sie, ob Sie eine Notkommunikation anbieten wollen, sodass sich Studierende, die sich nicht einwählen können, bemerkbar machen können.
• Geben Sie den Studierenden den Hinweis, ihre Geräte möglichst über Netzwerkkabel zu verbinden (anstatt das WLAN zu nutzen) und nach Möglichkeit Alternativgeräte (z.B. Smartphone) bereit zu halten, sollte es zu Verbindungsproblemen kommen; manchmal läuft das Smartphone mit 4G besser als das Laptop mit Eduroam (Kosten im Blick behalten)
• Nutzen Sie, wenn möglich, zusätzlich die Aufnahmefunktion, um (insbesondere bei Störungen) den Studierenden im Nachgang eine Aufzeichnung zur Verfügung stellen zu können (ACHTUNG: die Studierenden müssen damit einverstanden sein)
• Verwenden Sie ein Headset oder ein (Lavalier-)Mikrofon, um die Sprachqualität zu erhöhen und Rückkopplungen zu vermeiden.
• Eine Hilfskraft, die sich für Sie um die Technik kümmert (und eventuell den Chat im Blick behält), kann Ihnen helfen, sich ganz auf die Inhalte und Ihr Gegenüber zu konzentrieren.
• Überlegen Sie sich, wie Sie eine Online-Session sinnvoll starten und moderieren.
• Sprechen Sie zu Beginn kurz die Etikette in Ihrem digitalen Raum an. Machen Sie z.B. mit Ihren Studierenden „Handzeichen“ zur Beteiligung aus (Frage/Meldung/Zustimmung), geben Sie Ihren Studierenden den Hinweis, Chatfunktionen sparsam zu nutzen, da diese ein großes Ablenkungspotential haben, vereinbaren Sie mit Ihren Studierenden, die Mikrofone stumm zu schalten und nur bei Redebeiträgen zu aktivieren, um Störgeräusche (z.B. Tastatur, Rückkopplungen) zu vermeiden.
• Nehmen Sie Rücksicht auf die Zeitverzögerung. Sprechen Sie langsamer als gewöhnlich. Machen Sie mehr Pausen als gewöhnlich. Warten Sie bei Fragen länger als gewöhnlich auf eine Reaktion oder Antwort.
• Beim Einsatz von ZoomX über den Webbrowser werden weniger Daten zu verwendeten Geräten und Konfigurationen übertragen als bei Verwendung des Clients (der Client bietet dagegen stabilere und flüssigere Meetings).
• Verwenden Sie virtuelle Hintergründe, wenn Sie Personen oder Gegenstände im Hintergrund verbergen wollen.
• Machen Sie von der Möglichkeit gebrauch, den Beitritt zu Meetings durch Passwörter zu schützen.
• Erlauben Sie nur authentifizierte Teilnehmer (angemeldet über SSO – also im Uni-Kontext nachvollziehbar).

Es gibt noch weitere Lösungen. Datensparsamkeit bei der Realisierung Ihrer Lehrformate ist in allen Fällen zu empfehlen:

DFNconf – Der Konferenzdienst im Deutschen Forschungsnetz