ZoomX

Link to the english version

Am 1.4.2023 wird das Zoom Angebot der Universität Regensburg auf ZoomX umgestellt.

ZoomX ist ein Angebot der Telekom mit nochmals verbessertem Datenschutz. Kommunikationsmetadaten werden damit nur noch pseudonymisiert über Verbindungsstellen geleitet. Damit sind zusätzlich zu den Meeting-Inhalten auch die Teilnehmerdaten „verschlüsselt“ und können von Vermittlungsstellen außerhalb der Telekom-Server in Deutschland nicht mehr personenbeziehbar aufgelöst werden.

Was passiert am 1.4.

Während des Umzugs des Zoom-Tenant ist Zoom mit Accounts der UR nicht nutzbar. Sie können selbst keine Meetings hosten und mit Ihrem Account ggF. auch nur eingeschränkt an Meetings die von anderen Einrichtungen gehostet werden teilnehmen.

Am 1.4. ist damit zu rechnen, dass Zoom mehrere Stunden nicht wie gewohnt funktioniert. Weiter unten finden Sie Tipps für Alternativen, auf die Sie am 1.4. zurückgreifen können.

Was ändert sich nach der Umstellung

Die Funktionalitäten von Zoom bleiben für Sie unverändert vorhanden. Alle bestehenden Daten (geplante Meetings, Chat-Daten, Aufzeichnungen etc.) bleiben erhalten.

Einstellungen zu persönlichen Hintergrundbildern müssen ggF. neu gesetzt werden.

Es ändern sich lediglich die Telefonnummern, über die sich Teilnehmer per Telefon zu einem Meeting zuschalten können. Für Meetings, die Sie nach dem 1.4. planen wird automatisch die dann gültige Telefonnummer im Meeting-Link angezeigt.

Worauf müssen Sie achten

Bei Meetings die vor dem 1.4. geplant wurden stimmen die mit der Meeting-Einladung versendeten Telefon-Einwahlnummern nicht mehr. Es kommt allerdings sehr selten (0,11%) vor, dass sich Teilnehmer per Telefon zuschalten. Am wahrscheinlichsten sind telefonische Zuschaltungen bei externen Teilnehmern. Für besonders wichtige Meetings empfehlen wir, sie ggF. nach dem 1.4. neu zu planen und eine aktualisierte Einladung zu verschicken.

Alternativen am 1.4.

Mit Teams steht Ihnen eine umfängliche Alternative für Videokonferenzen zur Verfügung. Mit Ihrem Account und M365 können Sie Teams automatisch nutzen. Mit M365 zusammen ist Teams i.d.R. auf Ihrem Rechner installiert, ansonsten können Sie Teams auch einfach online aufrufen unter https://teams.microsoft.com.

Kurzanleitung:

Wählen Sie „Einem Team beitreten oder erstellen“ und erstellen Sie ein neues Team beliebigen Typs. Sie müssen lediglich einen Namen vergeben. Weitere Einstellungen oder das Hinzufügen von Teilnehmern sind nicht erforderlich.

Im erstellten Team finden Sie direkt eine Möglichkeit zum Planen einer Besprechung.

Geben Sie Titel, Datum, Uhrzeit ein. Fügen Sie hier keine Teilnehmer hinzu.

Bestätigen Sie mit Senden.

Sie sehen die angelegte Besprechung als Beitrag

Klicken Sie die Besprechung

Sie können dann den Meeting-Link oder die volle Meeting-Einladung kopieren und wie gewohnt per E-Mail verschicken oder in einem Grips-Kurs einfügen.

English Version:

On Saturday the 1st of April, the Zoom Account of the University of Regensburg will be switched to ZoomX. ZoomX is an offer from Deutsche Telekom with further improved data protection.

What happens on 1.4.

On the 1st of April there will be a temporary disruption in the usual functions of Zoom for a few hours. During the migration, your UR account will have limited access to Zoom's features.

Teams is a comprehensive alternative for video conferencing. With your account, you can use Teams automatically. A quick guide and further information can be found at: https://go.ur.de/zoomx

What will change after the changeover

The functionalities of Zoom will remain unchanged for you. All existing data (scheduled meetings, chat data, recordings, etc.) will be retained.

Settings for the personal background images may have to be redone.

Only the telephone numbers with which participants can connect to meetings will change.

For meetings that you schedule after the 1st of April, the valid phone number will automatically be displayed in the meeting link.

What to look out for

For meetings scheduled before the 1st of April, the telephone dial-in numbers sent with the meeting invitation are no longer correct. It is very rare (0.11%) for participants to tune in by telephone. Telephone connections are most likely with external subscribers. For particularly important meetings, we recommend to perhaps reschedule after the 1st of April and to send an updated invitation.

Alternatives on 1.4.

Teams is a comprehensive alternative for video conferencing. You can use Teams with your RZ-Account. Teams is usually installed on your computer, otherwise you can easily find Teams online at teams.microsoft.com. Keep in mind to use your account followed by ads.uni-regensburg.de i.e. “abc12345@ads.uni-regensburg.de” to log-in.

Quick guide:

Select "Join or create a team" and create a new team of any type. All you have to do is assign a name. No further settings or adding participants are required.

In the created team, you will immediately find a way to schedule a meeting.

Set title, date and time for your meeting. Do not add paticipants.

Confirm with send.

You see the created meeting as a post

Click  the meeting

You can then copy the meeting link or the full meeting invitation and email it as usual or paste it into a Grips course.