Hardware-Einkauf

Bayernweites Projekt zur Harmonisierung der IT-Beschaffungen an Hochschulen

Seit Januar 2021 nimmt die Universität Regensburg am bayernweiten "Projekt zur Harmonisierung der IT-Beschaffungen an Hochschulen" teil. Durch den Zusammenschluss der bayerischen Hochschulen ergibt sich eine Vervielfachung des Beschaffungsvolumens und damit einhergehend eine deutliche Verbesserung der Konditionen.

Die aktuellen Rahmenverträge betreffen Notebooks, PCs, (mobile) Workstations, Monitore, Drucker und Server und schreiben Lieferfristen für ein umfangreiches Standardportfolio vor. So werden langfristig Lieferzeiten von 5 Werktagen bei PCs und Notebooks möglich. Monitore und Drucker wurden auf mehrere Hersteller gestreut, um hier eine bessere Absicherung gegen Lieferengpässe einzelner Produkte einzubauen.

Eine einheitliche Rechnerlandschaft auf dem Campus hat übrigens den Vorteil, dass unser Support Team einen zuverlässigen und schnellen Service anbieten kann.

Auch wenn die Beschaffung, insbesondere unter den Bedingungen der Pandemie mit allen Nachwirkungen, nicht immer reibungslos läuft, so profitiert die Universität Regensburg doch in vielerlei Hinsicht von den Vorteilen der einzelnen Rahmenverträge:

Lieferzeiten

Festkonfigurationen: 5 Werktage / Individuell konfigurierte Geräte bzw. Geräte, die nicht zur Standard Liste gehören: 20 Werktage

Bitte beachten Sie: Seit vielen Monaten ist der Hardware Sektor von anhaltenden Verfügbarkeits-Herausforderungen durch Chip- und Materialknappheit, Einschränkungen in der Produktion und den weltweiten Logistikketten betroffen. Es ist daher mit einer deutlich längeren Lieferzeit zu rechnen, deren Größenordnung wir aktuell leider nicht immer quantifizieren können.

5 Jahre Garantie und "Next Business Day" Service

Für Notebooks und Desktop PCs sowie Drucker sieht der Rahmenvertrag im Reparaturfall einen sogenannten "Next Business Day" Service vor. Sollte Ihr Notebook innerhalb der Garantie einen Defekt aufweisen, kommt spätestens am Folgetag ein Techniker und sieht sich das Problem an. Wenn die Reparatur nicht vor Ort durchgeführt werden kann, stellt uns der RV Partner übrigens ein Leihgerät (Leihnotebook) zur Verfügung.

"Keep your Harddrive"

Falls bei einem Notebook ein Garantiefall auftreten sollte, können Sie die Festplatte (nichtflüchtige Speicher in den Geräten) des entsprechenden Gerätes zurückbehalten. D.h. Ihre Daten können keinesfalls in die falschen Hände geraten und die Festplatte kann auch in ein Ersatzgerät eingebaut werden, so dass Sie in Ihrer Arbeit nicht unterbrochen werden.

Diese Option gilt für alle Lenovo Notebooks und Dell PCs. Bei Surface und Apple Produkten gilt diese Option nicht, hier muss das Gerät im Ganzen eingeschickt werden. 

Zubehör

Zubehör sowie Sonderaustattungen (z.B. Kameras, Videokonferenzsysteme) sind vom Rahmenvertrag ausgeschlossen und werden in der Regel über andere Bezugswege eingekauft.

Wann kommt meine Bestellung?

Senden Sie eine kurze Anfrage mit der Bestellnummer und der Artikelbezeichnung an: it.einkauf@ur.de

Bitte beachten Sie:

• Bestellungen benötigen i.d.R. mindestens ein bis zwei Wochen
• Bestimmte Artikel (Surface, Apple, speziell konfigurierte Notebooks) haben i.d.R. eine längere Lieferzeit
• Lagerware ist sofort verfügbar (1-2 Tage)
• Lagerware kann ggf. unmittelbar ausgegeben werden. Bitte rufen Sie vorher den Servicedesk (5555) an, Sie erhalten per Email das entsprechende Formular, mit dem Sie unter korrekter Angabe der Kostenstelle und der Unterschrift des Kostenstelleninhabers nach Abholterminvereinbarung Ihre Ware bekommen.

Bekomme ich ein Leihgerät bei verzögerter Lieferung?

• Bei akut dringenden und begründeten Fällen stellen wir Leihgeräte für Mitarbeiter zur Verfügung: https://www.uni-regensburg.de/rechenzentrum/hardware-ausleihe/index.html
• Bitte beachten Sie, dass dies nur ein Standardgerät sein kann und wir nur die Geräte ausgeben können, die in der Geräte-Ausleihe verfügbar sind.
• Das Leihgerät ist i.d.R. ein 15,6‘‘ Notebook mit 8GB RAM und einer 256 SSD Festplatte ausgestattet.
• Wenn Sie neben der Standardinstallation (Windows Installation incl. Office, Groupwise und OES-Client etc.) auf dem Leihgerät weitere Software benötigen, muss im Einzelfall abgeklärt werden, ob dies möglich ist.

Die gewünschte Ware befindet sich nicht im Webshop

Eine andere Konfiguration als im Webshop verfügbar wird benötigt

Prinzipiell ist jede Konfiguration, wie sie der Hersteller angibt, möglich. Bitte wenden Sie sich mit Ihren Anforderungen direkt an den IT Einkauf (siehe Kontaktdaten im Webshop)

Bestellung eines anderen Herstellers/Gerätes als im Shop verfügbar

Bei Rahmenvertragsgeräten ist dies nicht möglich:

• Notebooks (Lenovo)
• Monitore (Philips, AOC, Eizo, Lenovo)
• Drucker (Laser: Lexmark, Tinte: Brother)
• Desktops und Workstations (Dell)
• Server (Dell)
• Microsoft Surface Geräte
• Apple Geräte

Ist es möglich, Geräte selbst zu beschaffen und sich diese erstatten zu lassen?

In Ausnahmefällen können Sie Geräte auch selbst beschaffen. Bitte setzen Sie sich unbedingt vor dem Kauf eines Gerätes mit dem Rechenzentrum in Verbindung. Wir klären, ob der Kauf befürwortet werden kann.

Die Beschaffung von Geräten, die auch über den Rahmenvertrag (siehe Auflistung oben) beschafft werden können, wird grundsätzlich abgelehnt. Zubehör kann ebenso zu günstigen Konditionen aus Rahmenverträgen beschafft werden.

Nach §7 BayHO und den Beschaffungsrichtlinien der UR sind Beschaffungen nach wirtschaftlichen Kriterien abzuwägen.

Ist es möglich, Geräte an die private Adresse / ins Homeoffice liefern zu lassen?

Sie können jemanden beauftragen, das Gerät von uns abzuholen. Diese Person muss den Lieferschein unterschreiben und kann dann über die zentrale Warenannahme den Artikel an Sie versenden. Das Rechenzentrum übernimmt keine Haftung/ Verantwortung/...